ملفاتك، مستنداتك، خادمك. يمنح Nextcloud plus OnlyOffice مكتبًا صغيرًا تجربة Google Workspace أو Microsoft 365 - تخزين الملفات ومشاركتها وتحرير المستندات المباشرة - المستضافة على الأجهزة التي تمتلكها، بدون فاتورة شهرية لكل مستخدم.
تدفع معظم المكاتب الصغيرة لكل شخص، كل شهر، وإلى الأبد، فقط لتخزين الملفات وتحرير المستندات معًا. هناك طريقة أخرى: خادم واحد في مكتبك (أو خادم VPS مستأجر) يقوم بتشغيل منتجين مجانيين — Nextcloud للملفات والمشاركة، وOnlyOffice Docs للتحرير. هذا الدليل هو الصورة على مستوى المكتب: ما يفعله النظام، والقرارات التي يجب اتخاذها في اليوم الأول، وما هي تكلفة تشغيله بأمانة في الوقت المناسب، وأين حدوده. إذا لم تقم بتثبيت أي شيء بعد، فستحتوي القناة على مقاطع فيديو تثبيت منفصلة — تبدأ هذه الصفحة حيث ينتهي التثبيت.
النظام المكتبي بأكمله في صورة واحدة. هناك منتجان مجانيان يقومان بالعمل، بينما يقوم جهازك بالاستضافة.
يمنح تسجيل الدخول الواحد لكل موظف منطقة ملفات خاصة، ومجلدات قسم مشتركة، ومحرر مكتب مناسب يفتح ويحفظ ملفات docx، وxlsx، وpptx الحقيقية. يمكن لشخصين أو ثلاثة أشخاص تحرير نفس المستند في نفس الوقت ورؤية بعضهم البعض يعملون. تتم مزامنة الملفات مع أجهزة الكمبيوتر المكتبية من خلال تطبيق سطح المكتب، وتأتي الصور وعمليات المسح الضوئي من تطبيق الهاتف، ويمكن مشاركة أي شيء خارجًا باستخدام رابط يحتوي على كلمة مرور وتاريخ انتهاء الصلاحية. يتم تضمين التقويم وجهات الاتصال ومزامنتها مع الهواتف. بالنسبة للمكتب النموذجي - الرسائل والاقتباسات وجداول البيانات والمستندات الممسوحة ضوئيًا - يغطي هذا العمل اليومي بالكامل.
هناك منتجان، وليس منتج واحد، ويتم تحديثهما وفقًا لجداولهما الخاصة. Nextcloud هو القاعدة الرئيسية: فهو يخزن الملفات ويدير المستخدمين والأذونات ويتولى المشاركة. OnlyOffice Docs هو خادم مستندات منفصل يستدعيه Nextcloud عندما يفتح شخص ما ملفًا لتحريره. كلاهما مجاني ومفتوح المصدر لهذا الاستخدام. النتيجة الصادقة: من يدير هذا النظام يقوم بجزء صغير مما يفعله مهندسو Google أو Microsoft لسحاباتهم - تطبيق التحديثات، ومراقبة مساحة القرص، والاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية. بالنسبة لمكتب صغير يعمل بضع ساعات في الشهر، فهو ليس وظيفة بدوام كامل، لكنه ليس صفرًا، ولن يدعي هذا الدليل خلاف ذلك.
إن خيارات الإعداد التي تضر المكاتب ليست تقنية على الإطلاق، بل هي تنظيمية. حدد هذه الأمور قبل أن يبدأ الموظفون في التحميل، لأن تغييرها لاحقًا يعني نقل ملفات الجميع.
شهر واقعي لمكتب مكون من 10 إلى 30 شخصًا: قم بتطبيق Nextcloud وتحديثات النظام مرة واحدة، وإلقاء نظرة سريعة على تقرير النسخ الاحتياطي، وإضافة أو إزالة مستخدم أو اثنين، والإجابة على السؤال العرضي "لقد حذفت ملفًا" - والذي عادةً ما يتم حل سجل الإصدارات في دقيقة واحدة. قم بتخصيص ما يقرب من ساعتين إلى أربع ساعات شهريًا من وقت الشخص المختص بمجرد استقرار النظام. تتعمق الأدلة المصاحبة على هذه القناة في عمليات النسخ الاحتياطي والتحجيم ومخاطر المشرف الواحد؛ الملخص الصادق هو أن العمل صغير ولكنه لا يختفي تمامًا أبدًا، والأسبوع الذي يتم تخطيه فيه عادةً هو الأسبوع الذي ينقطع فيه شيء ما.
يحل هذا النظام محل تخزين Google Drive / OneDrive والمشاركة بأسلوب Dropbox وجزء تحرير المستندات في Google Workspace أو Microsoft 365. إنه لا يحل محل استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك — Nextcloud ليس خادم بريد، وتطبيق البريد الخاص به هو مجرد عارض لصناديق البريد المستضافة في مكان آخر. فهو لا يحل محل برنامج المحاسبة أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك أو موقع الويب المناسب. المكاتب التي تنقل الملفات والمستندات إلى الخادم الخاص بها وتحتفظ بالبريد الإلكتروني حيث هو بالفعل تحصل على المدخرات دون عناء. المكاتب التي تحاول استضافة كل شيء بنفسها في وقت واحد عادة ما تندم على ذلك.
الاختبار القصير: لديك ما بين 5 إلى 50 شخصًا تقريبًا، ويتم معظم العمل في مستندات من النوع المكتبي، ويكون هناك شخص فني متاح وراغب في ذلك، وتفضل امتلاك بياناتك بدلاً من استئجار الوصول إليها. إذا كان هذا يبدو مثل مكتبك، فإن بقية سلسلة الأدلة هذه تتناول بالتفصيل قواعد الحجم والمشاركة والترحيل والتكاليف. إذا كان فريقك بعيدًا تمامًا عبر العديد من المدن، أو لا يمكن لأحد أن يكون مسؤولاً عن الخادم، فإن الخدمة المُدارة هي الإجابة الصادقة - الاستضافة الذاتية هي أداة، وليست دينًا.
يظهر الإعداد الكامل — Nextcloud مع تشغيل OnlyOffice كنظام مكتبي واحد — في الفيديو أعلاه. شاهده قبل أن تخطط للنشر الخاص بك.
Watch Full Videoنعم. يعتبر كل من Nextcloud وإصدار المجتمع من OnlyOffice Docs مجانيين ومفتوحي المصدر لهذا الاستخدام. أنت تدفع مقابل أجهزة الخادم أو VPS، والمجال الخاص بك، ووقت الإدارة - وليس لكل مستخدم، شهريًا. تتوفر خطط الدعم المدفوعة إذا كنت تريدها في أي وقت، ولكنها اختيارية.
بالنسبة للملفات والمشاركة وتحرير المستندات، نعم، هذا هو بالضبط ما يفعله. بالنسبة للبريد الإلكتروني، لا - احتفظ بصناديق البريد الخاصة بك على Google أو Microsoft أو أي مضيف بريد آخر واستخدم Nextcloud فقط للملفات والمستندات. تعمل معظم المكاتب الصغيرة بهذا التقسيم تمامًا وتعمل بشكل جيد.
يخدم الخادم الحديث المتواضع (4 مراكز، وذاكرة الوصول العشوائي (RAM) سعة 8 جيجابايت، وتخزين SSD) بشكل مريح مكتبًا نموذجيًا يضم من 10 إلى 30 شخصًا يقومون بأعمال المستندات العادية. إن التحرير المتزامن المكثف الذي يقوم به عشرات الأشخاص هو ما يدفعك إلى جهاز أكبر. يوضح دليل المقاسات الموجود في هذه السلسلة الأرقام بالتفصيل.