Ihre Dateien, Ihre Dokumente, Ihr Server. Nextcloud plus OnlyOffice bietet einem kleinen Büro das Google Workspace- oder Microsoft 365-Erlebnis – Dateispeicherung, Freigabe und Live-Bearbeitung von Dokumenten – gehostet auf Ihrer eigenen Hardware, ohne monatliche Rechnung pro Benutzer.
Die meisten kleinen Büros zahlen pro Person, jeden Monat und für immer, nur um gemeinsam Dateien zu speichern und Dokumente zu bearbeiten. Es gibt auch einen anderen Weg: ein Server in Ihrem eigenen Büro (oder ein gemieteter VPS), auf dem zwei kostenlose Produkte laufen – Nextcloud für Dateien und Freigabe, OnlyOffice Docs für die Bearbeitung. Dieser Leitfaden vermittelt ein Bild auf Büroebene: Was das System tut, welche Entscheidungen am ersten Tag getroffen werden müssen, was der Betrieb ehrlich gesagt zeitlich kostet und wo seine Grenzen liegen. Wenn Sie noch nichts installiert haben, bietet der Kanal separate Installationsvideos – diese Seite beginnt dort, wo die Installation endet.
Das gesamte Bürosystem auf einem Bild. Zwei kostenlose Produkte erledigen die Arbeit, Ihre Hardware übernimmt das Hosting.
Mit nur einem Login erhält jeder Mitarbeiter einen privaten Dateibereich, freigegebene Abteilungsordner und einen richtigen Office-Editor, der echte docx-, xlsx- und pptx-Dateien öffnet und speichert. Zwei oder drei Personen können gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten und sich gegenseitig bei der Arbeit beobachten. Dateien werden über die Desktop-App mit Büro-PCs synchronisiert, Fotos und Scans kommen über die Telefon-App herein und alles kann mit einem Link, der ein Passwort und ein Ablaufdatum hat, draußen geteilt werden. Kalender und Kontakte sind integriert und werden mit Telefonen synchronisiert. Für ein typisches Büro – Briefe, Angebote, Tabellenkalkulationen, gescannte Dokumente – deckt dies die tägliche Arbeit vollständig ab.
Es gibt zwei Produkte, nicht eines, und sie werden nach ihren eigenen Zeitplänen aktualisiert. Nextcloud ist die Heimatbasis: Es speichert die Dateien, verwaltet Benutzer und Berechtigungen und kümmert sich um die Freigabe. OnlyOffice Docs ist ein separater Dokumentenserver, den Nextcloud aufruft, wenn jemand eine Datei zum Bearbeiten öffnet. Beide sind für diese Verwendung kostenlos und Open Source. Die ehrliche Konsequenz: Wer auch immer dieses System betreibt, erledigt einen kleinen Teil dessen, was die Ingenieure von Google oder Microsoft für ihre Clouds tun – Updates anwenden, Speicherplatz überwachen, Backups erstellen. Für ein kleines Büro sind das ein paar Stunden pro Monat, kein Vollzeitjob, aber es ist nicht Null, und dieser Leitfaden will nichts anderes vorgeben.
Die Einrichtungsentscheidungen, die Büros schaden, sind niemals technischer Natur – sie sind organisatorischer Natur. Legen Sie diese fest, bevor die Mitarbeiter mit dem Hochladen beginnen, denn wenn Sie sie später ändern, müssen Sie alle Dateien verschieben.
Ein realistischer Monat für ein Büro mit 10 bis 30 Mitarbeitern: Wenden Sie Nextcloud und Systemaktualisierungen einmal an, werfen Sie einen Blick auf den Sicherungsbericht, fügen Sie einen oder zwei Benutzer hinzu oder entfernen Sie sie und antworten Sie gelegentlich auf die Frage „Ich habe eine Datei gelöscht“ – der Versionsverlauf löst sich normalerweise in einer Minute auf. Planen Sie ungefähr zwei bis vier Stunden pro Monat für die Zeit einer kompetenten Person ein, sobald sich das System eingependelt hat. Die begleitenden Leitfäden auf diesem Kanal gehen tiefer auf Backups, Dimensionierung und das Ein-Administrator-Risiko ein; Die ehrliche Zusammenfassung ist, dass die Arbeit klein ist, aber nie ganz verschwindet, und die Woche, in der sie übersprungen wird, ist normalerweise die Woche, in der etwas kaputt geht.
Dieses System ersetzt tatsächlich Google Drive-/OneDrive-Speicher, die Freigabe im Dropbox-Stil und den Dokumentbearbeitungsteil von Google Workspace oder Microsoft 365. Es ersetzt nicht Ihr E-Mail-Hosting – Nextcloud ist kein Mailserver und seine Mail-App ist nur ein Viewer für Postfächer, die woanders gehostet werden. Es ersetzt keine Buchhaltungssoftware, Ihr CRM oder eine richtige Website. Büros, die Dateien und Dokumente auf ihren eigenen Server verschieben und E-Mails dort aufbewahren, wo sie sich bereits befinden, profitieren von den Einsparungen ohne den Aufwand. Büros, die versuchen, alles auf einmal selbst zu hosten, bereuen es normalerweise.
Der kurze Test: Sie haben zwischen etwa 5 und 50 Personen, die meiste Arbeit findet in büroähnlichen Dokumenten statt, jemand mit technischem Hintergrund ist verfügbar und willens, und Sie möchten lieber Eigentümer Ihrer Daten sein, als Zugriff darauf zu mieten. Wenn das nach Ihrem Büro klingt, geht der Rest dieser Leitfadenreihe ausführlich auf Größenbestimmung, Freigaberegeln, Migration und Kosten ein. Wenn Ihr Team über viele Städte hinweg vollständig verteilt ist oder niemand für den Server verantwortlich sein kann, ist ein Managed Service die ehrliche Antwort – Selbsthosting ist ein Werkzeug, keine Religion.
Das komplette Setup – Nextcloud mit OnlyOffice als ein Bürosystem – wird im Video oben gezeigt. Sehen Sie es sich an, bevor Sie Ihre eigene Bereitstellung planen.
Watch Full VideoJa. Sowohl Nextcloud als auch die Community-Edition von OnlyOffice Docs sind für diese Verwendung kostenlos und Open Source. Sie zahlen für die Serverhardware oder VPS, Ihre Domain und die Administrationszeit – nicht pro Benutzer, pro Monat. Es gibt kostenpflichtige Supportpläne, falls Sie diese jemals wünschen, diese sind jedoch optional.
Für Dateien, Freigabe und Dokumentbearbeitung ist es genau das, was es tut. Für E-Mails nein – behalten Sie Ihre Postfächer bei Google, Microsoft oder einem anderen E-Mail-Host und verwenden Sie Nextcloud nur für Dateien und Dokumente. Die meisten kleinen Büros verfügen über genau diese Aufteilung, und sie funktioniert gut.
Ein bescheidener moderner Server (4 Kerne, 8 GB RAM, SSD-Speicher) bedient problemlos ein typisches Büro mit 10 bis 30 Personen, die normale Dokumentenarbeit erledigen. Die umfangreiche gleichzeitige Bearbeitung durch Dutzende von Personen ist der Grund, warum Sie auf eine größere Maschine umsteigen müssen. Der Größenleitfaden in dieser Serie ermittelt die Zahlen im Detail.