Tus archivos, tus documentos, tu servidor. Nextcloud plus OnlyOffice ofrece a una oficina pequeña la experiencia de Google Workspace o Microsoft 365 (almacenamiento de archivos, uso compartido y edición de documentos en vivo) alojado en el hardware de su propiedad, sin factura mensual por usuario.
La mayoría de las oficinas pequeñas pagan por persona, todos los meses, para siempre, sólo para almacenar archivos y editar documentos juntos. Hay otra manera: un servidor en su propia oficina (o un VPS alquilado) ejecutando dos productos gratuitos: Nextcloud para archivos y uso compartido, OnlyOffice Docs para editar. Esta guía es una imagen a nivel de oficina: qué hace el sistema, las decisiones que debe tomar el primer día, cuánto cuesta honestamente ejecutarlo en el tiempo y dónde están sus límites. Si aún no has instalado nada, el canal tiene vídeos de instalación separados: esta página comienza donde termina la instalación.
Todo el sistema de oficina en una sola imagen. Dos productos gratuitos hacen el trabajo, su hardware hace el alojamiento.
Un inicio de sesión le brinda a cada miembro del personal un área de archivos privada, carpetas de departamento compartidas y un editor de oficina adecuado que abre y guarda archivos docx, xlsx y pptx reales. Dos o tres personas pueden editar el mismo documento al mismo tiempo y verse trabajando. Los archivos se sincronizan con las PC de la oficina a través de la aplicación de escritorio, las fotos y los escaneos ingresan desde la aplicación del teléfono y cualquier cosa se puede compartir afuera con un enlace que tiene una contraseña y una fecha de vencimiento. El calendario y los contactos están integrados y sincronizados con los teléfonos. Para una oficina típica (cartas, cotizaciones, hojas de cálculo, documentos escaneados), esto cubre completamente el trabajo diario.
Son dos productos, no uno, y se actualizan según sus propios horarios. Nextcloud es la base de operaciones: almacena los archivos, administra los usuarios y los permisos, y se encarga de compartir. OnlyOffice Docs es un servidor de documentos independiente al que Nextcloud llama cuando alguien abre un archivo para editarlo. Ambos son gratuitos y de código abierto para este uso. La consecuencia honesta: quienquiera que ejecute este sistema está haciendo una pequeña parte de lo que hacen los ingenieros de Google o Microsoft por sus nubes: aplicar actualizaciones, controlar el espacio en disco y mantener copias de seguridad. Para una oficina pequeña que son unas pocas horas al mes, no es un trabajo de tiempo completo, pero tampoco es cero, y esta guía no pretenderá lo contrario.
Las opciones de configuración que perjudican a las oficinas nunca son técnicas: son organizativas. Decídalos antes de que el personal comience a cargarlos, porque cambiarlos más tarde significa mover los archivos de todos.
Un mes realista para una oficina de 10 a 30 personas: aplique Nextcloud y las actualizaciones del sistema una vez, eche un vistazo al informe de respaldo, agregue o elimine uno o dos usuarios y responda ocasionalmente "Eliminé un archivo", cuyo historial de versiones generalmente resuelve en un minuto. Presupuesta aproximadamente de dos a cuatro horas al mes del tiempo de una persona competente una vez que el sistema se haya asentado. Las guías complementarias de este canal profundizan en las copias de seguridad, el tamaño y el riesgo de un solo administrador; El resumen honesto es que el trabajo es pequeño pero nunca desaparece por completo, y la semana que se salta suele ser la semana en que algo se rompe.
Honestamente, este sistema reemplaza el almacenamiento de Google Drive/OneDrive, el uso compartido estilo Dropbox y la parte de edición de documentos de Google Workspace o Microsoft 365. No reemplaza su alojamiento de correo electrónico: Nextcloud no es un servidor de correo y su aplicación de correo es solo un visor de buzones de correo alojados en otro lugar. No reemplaza el software de contabilidad, su CRM ni un sitio web adecuado. Las oficinas que mueven archivos y documentos a su propio servidor y mantienen el correo electrónico donde ya está obtienen ahorros sin complicaciones. Las oficinas que intentan alojar todo a la vez normalmente se arrepienten.
La prueba breve: tiene entre 5 y 50 personas aproximadamente, la mayor parte del trabajo se realiza en documentos tipo oficina, hay alguien técnico disponible y dispuesto, y usted prefiere ser dueño de sus datos que alquilar el acceso a ellos. Si eso le parece su oficina, el resto de esta serie de guías explica en detalle el tamaño, las reglas de uso compartido, la migración y los costos. Si su equipo está completamente remoto en muchas ciudades, o nadie puede ser responsable del servidor, un servicio administrado es la respuesta honesta: el autohospedaje es una herramienta, no una religión.
La configuración completa (Nextcloud con OnlyOffice ejecutándose como un solo sistema de oficina) se muestra en el vídeo de arriba. Mírelo antes de planificar su propia implementación.
Watch Full VideoSí. Tanto Nextcloud como la edición comunitaria de OnlyOffice Docs son gratuitas y de código abierto para este uso. Usted paga por el hardware del servidor o VPS, su dominio y el tiempo de administración, no por usuario, por mes. Existen planes de soporte pagos si alguna vez los desea, pero son opcionales.
Para archivos, compartir y editar documentos, sí, eso es exactamente lo que hace. Para el correo electrónico, no: mantenga sus buzones de correo en Google, Microsoft u otro servidor de correo y use Nextcloud solo para archivos y documentos. La mayoría de las oficinas pequeñas utilizan exactamente esa división y funciona bien.
Un servidor moderno y modesto (4 núcleos, 8 GB de RAM, almacenamiento SSD) sirve cómodamente a una oficina típica de 10 a 30 personas que realizan el trabajo normal con documentos. La intensa edición simultánea por parte de decenas de personas es lo que te empuja a utilizar una máquina más grande. La guía de tallas de esta serie resuelve los números en detalle.