Vos fichiers, vos documents, votre serveur. Nextcloud et OnlyOffice offrent à un petit bureau l'expérience Google Workspace ou Microsoft 365 (stockage de fichiers, partage et édition de documents en direct) hébergée sur le matériel que vous possédez, sans facture mensuelle par utilisateur.
La plupart des petits bureaux paient par personne, chaque mois, pour toujours, simplement pour stocker des fichiers et modifier des documents ensemble. Il existe une autre solution : un serveur dans votre propre bureau (ou un VPS loué) exécutant deux produits gratuits : Nextcloud pour les fichiers et le partage, OnlyOffice Docs pour l'édition. Ce guide est une vue d'ensemble au niveau du bureau : ce que fait le système, les décisions à prendre dès le premier jour, ce que coûte honnêtement son fonctionnement dans le temps et où sont ses limites. Si vous n'avez encore rien installé, la chaîne propose des vidéos d'installation distinctes : cette page commence là où se termine l'installation.
Tout le système de bureau en une seule image. Deux produits gratuits font le travail, votre matériel assure l'hébergement.
Une seule connexion donne à chaque membre du personnel une zone de fichiers privée, des dossiers de service partagés et un éditeur de bureau approprié qui ouvre et enregistre de vrais fichiers docx, xlsx et pptx. Deux ou trois personnes peuvent éditer le même document en même temps et se voir travailler. Les fichiers sont synchronisés avec les ordinateurs de bureau via l'application de bureau, les photos et les numérisations proviennent de l'application téléphonique, et tout peut être partagé à l'extérieur avec un lien comportant un mot de passe et une date d'expiration. Le calendrier et les contacts sont intégrés et synchronisés avec les téléphones. Pour un bureau typique (lettres, devis, feuilles de calcul, documents numérisés), cela couvre entièrement le travail quotidien.
Il existe deux produits, pas un, et ils se mettent à jour selon leurs propres horaires. Nextcloud est la base : il stocke les fichiers, gère les utilisateurs et les autorisations, et gère le partage. OnlyOffice Docs est un serveur de documents distinct que Nextcloud appelle lorsque quelqu'un ouvre un fichier pour le modifier. Les deux sont gratuits et open source pour cette utilisation. La conséquence honnête : celui qui gère ce système ne fait qu'une petite partie de ce que les ingénieurs de Google ou de Microsoft font pour leurs cloud : appliquer des mises à jour, surveiller l'espace disque, conserver des sauvegardes. Pour un petit bureau, c'est quelques heures par mois, ce n'est pas un travail à temps plein, mais ce n'est pas nul, et ce guide ne prétendra pas le contraire.
Les choix d’installation qui nuisent aux bureaux ne sont jamais techniques : ils sont organisationnels. Décidez-en avant que le personnel ne commence à télécharger, car les modifier ultérieurement signifie déplacer les fichiers de tout le monde.
Un mois réaliste pour un bureau de 10 à 30 personnes : appliquez Nextcloud et les mises à jour du système une fois, consultez le rapport de sauvegarde, ajoutez ou supprimez un ou deux utilisateurs et répondez occasionnellement au "J'ai supprimé un fichier" - que l'historique des versions résout généralement en une minute. Prévoyez environ deux à quatre heures par mois du temps d'une personne compétente une fois le système installé. Les guides complémentaires sur cette chaîne approfondissent les sauvegardes, le dimensionnement et le risque lié à un seul administrateur ; le résumé honnête est que le travail est petit mais il ne disparaît jamais complètement, et la semaine où il est ignoré est généralement la semaine où quelque chose se casse.
Ce système remplace honnêtement le stockage Google Drive/OneDrive, le partage de type Dropbox et la partie édition de documents de Google Workspace ou Microsoft 365. Il ne remplace pas votre hébergement de messagerie : Nextcloud n'est pas un serveur de messagerie et son application de messagerie n'est qu'un visualiseur de boîtes aux lettres hébergées ailleurs. Il ne remplace pas un logiciel de comptabilité, votre CRM ou un véritable site Internet. Les bureaux qui déplacent des fichiers et des documents vers leur propre serveur et conservent les e-mails là où ils se trouvent déjà réalisent des économies sans effort. Les bureaux qui tentent de tout héberger eux-mêmes en même temps le regrettent généralement.
Le test court : vous avez entre 5 et 50 personnes environ, la plupart du travail se déroule dans des documents de type bureautique, une personne technique est disponible et disposée, et vous préférez posséder vos données plutôt que d'en louer l'accès. Si cela ressemble à votre bureau, le reste de cette série de guides décrit en détail le dimensionnement, les règles de partage, la migration et les coûts. Si votre équipe est entièrement distante dans de nombreuses villes, ou si personne ne peut être responsable du serveur, un service géré est la réponse honnête : l'auto-hébergement est un outil, pas une religion.
La configuration complète – Nextcloud avec OnlyOffice fonctionnant comme un seul système de bureau – est présentée dans la vidéo ci-dessus. Regardez-le avant de planifier votre propre déploiement.
Watch Full VideoOui. Nextcloud et l'édition communautaire d'OnlyOffice Docs sont gratuits et open source pour cette utilisation. Vous payez pour le matériel du serveur ou VPS, votre domaine et le temps d'administration, et non par utilisateur, par mois. Des plans d'assistance payants existent si jamais vous les souhaitez, mais ils sont facultatifs.
Pour les fichiers, le partage et l'édition de documents, oui, c'est exactement ce qu'il fait. Pour le courrier électronique, non : conservez vos boîtes aux lettres sur Google, Microsoft ou un autre hébergeur de messagerie et utilisez Nextcloud uniquement pour les fichiers et les documents. La plupart des petits bureaux fonctionnent exactement de cette manière et cela fonctionne bien.
Un serveur moderne et modeste (4 cœurs, 8 Go de RAM, stockage SSD) dessert confortablement un bureau typique de 10 à 30 personnes effectuant un travail documentaire normal. Un montage simultané intensif par des dizaines de personnes est ce qui vous pousse vers une machine plus grande. Le guide des tailles de cette série présente les chiffres en détail.