आपकी फ़ाइलें, आपके दस्तावेज़, आपका सर्वर। नेक्स्टक्लाउड प्लस ओनलीऑफिस एक छोटे कार्यालय को Google वर्कस्पेस या Microsoft 365 अनुभव देता है - फ़ाइल भंडारण, साझाकरण और लाइव दस्तावेज़ संपादन - आपके हार्डवेयर पर होस्ट किया गया, बिना किसी प्रति-उपयोगकर्ता मासिक बिल के।
अधिकांश छोटे कार्यालय केवल फाइलों को संग्रहीत करने और दस्तावेज़ों को एक साथ संपादित करने के लिए प्रति व्यक्ति, हर महीने, हमेशा के लिए भुगतान करते हैं। एक और तरीका है: आपके अपने कार्यालय में एक सर्वर (या एक किराए का वीपीएस) दो मुफ्त उत्पाद चला रहा है - फाइलों और साझाकरण के लिए नेक्स्टक्लाउड, संपादन के लिए ओनलीऑफिस डॉक्स। यह मार्गदर्शिका कार्यालय-स्तरीय तस्वीर है: सिस्टम क्या करता है, पहले दिन क्या निर्णय लेने हैं, इसे ईमानदारी से चलाने में कितना समय लगता है, और इसकी सीमाएं कहां हैं। यदि आपने अभी तक कुछ भी इंस्टॉल नहीं किया है, तो चैनल में अलग-अलग इंस्टॉल वीडियो हैं - यह पेज वहीं से शुरू होता है जहां इंस्टॉलेशन समाप्त होता है।
संपूर्ण कार्यालय व्यवस्था एक चित्र में। दो मुफ़्त उत्पाद काम करते हैं, आपका हार्डवेयर होस्टिंग करता है।
एक लॉगिन प्रत्येक स्टाफ सदस्य को एक निजी फ़ाइल क्षेत्र, साझा विभाग फ़ोल्डर और एक उचित कार्यालय संपादक देता है जो वास्तविक docx, xlsx और pptx फ़ाइलों को खोलता और सहेजता है। दो या तीन लोग एक ही समय में एक ही दस्तावेज़ को संपादित कर सकते हैं और एक-दूसरे को काम करते हुए देख सकते हैं। फ़ाइलें डेस्कटॉप ऐप के माध्यम से कार्यालय पीसी से सिंक होती हैं, फ़ोटो और स्कैन फ़ोन ऐप से आते हैं, और कुछ भी एक लिंक के साथ बाहर साझा किया जा सकता है जिसमें पासवर्ड और समाप्ति तिथि होती है। कैलेंडर और संपर्क फ़ोन में निर्मित और समन्वयित होते हैं। एक सामान्य कार्यालय के लिए - पत्र, कोटेशन, स्प्रेडशीट, स्कैन किए गए दस्तावेज़ - यह दैनिक कार्य को पूरी तरह से कवर करता है।
एक नहीं, बल्कि दो उत्पाद हैं और वे अपने शेड्यूल के अनुसार अपडेट होते हैं। नेक्स्टक्लाउड होम बेस है: यह फ़ाइलों को संग्रहीत करता है, उपयोगकर्ताओं और अनुमतियों को प्रबंधित करता है, और साझाकरण को संभालता है। ओनलीऑफिस डॉक्स एक अलग दस्तावेज़ सर्वर है जिसे नेक्स्टक्लाउड तब कॉल करता है जब कोई संपादन के लिए फ़ाइल खोलता है। इस उपयोग के लिए दोनों मुफ़्त और खुला स्रोत हैं। ईमानदार परिणाम: जो कोई भी इस प्रणाली को चलाता है वह Google या Microsoft इंजीनियरों द्वारा अपने क्लाउड के लिए किए जाने वाले कार्यों का एक छोटा सा हिस्सा कर रहा है - अपडेट लागू करना, डिस्क स्थान देखना, बैकअप रखना। एक छोटे से कार्यालय के लिए जो महीने में कुछ घंटे काम करता है, पूर्णकालिक नौकरी नहीं है, लेकिन यह शून्य भी नहीं है, और यह मार्गदर्शिका अन्यथा दिखावा नहीं करेगी।
कार्यालयों को नुकसान पहुंचाने वाले सेटअप विकल्प कभी भी तकनीकी नहीं होते - वे संगठनात्मक होते हैं। स्टाफ द्वारा अपलोड करना शुरू करने से पहले ये तय कर लें, क्योंकि बाद में इन्हें बदलने का मतलब है सभी की फाइलों को इधर-उधर करना।
10 से 30 व्यक्तियों के कार्यालय के लिए एक यथार्थवादी महीना: नेक्स्टक्लाउड और सिस्टम अपडेट को एक बार लागू करें, बैकअप रिपोर्ट पर नज़र डालें, एक या दो उपयोगकर्ताओं को जोड़ें या हटाएं, और कभी-कभार "मैंने एक फ़ाइल हटा दी" का उत्तर दें - कौन सा संस्करण इतिहास आमतौर पर एक मिनट में हल करता है। एक बार सिस्टम व्यवस्थित हो जाने के बाद एक सक्षम व्यक्ति के लिए लगभग महीने में दो से चार घंटे समय का बजट बनाएं। इस चैनल पर सहयोगी मार्गदर्शिकाएँ बैकअप, आकार और एक-व्यवस्थापक जोखिम के बारे में गहराई से जानकारी देती हैं; ईमानदार सारांश यह है कि काम छोटा है लेकिन यह कभी भी पूरी तरह से गायब नहीं होता है, और जिस सप्ताह इसे छोड़ दिया जाता है वह आमतौर पर वह सप्ताह होता है जब कुछ न कुछ टूट जाता है।
यह सिस्टम ईमानदारी से Google Drive / OneDrive स्टोरेज, ड्रॉपबॉक्स-स्टाइल शेयरिंग और Google Workspace या Microsoft 365 के दस्तावेज़ संपादन भाग को प्रतिस्थापित करता है। यह आपकी ईमेल होस्टिंग को प्रतिस्थापित नहीं करता है - नेक्स्टक्लाउड एक मेल सर्वर नहीं है, और इसका मेल ऐप कहीं और होस्ट किए गए मेलबॉक्स के लिए केवल एक दर्शक है। यह अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, आपके CRM या किसी उचित वेबसाइट को प्रतिस्थापित नहीं करता है। जो कार्यालय फाइलों और दस्तावेजों को अपने सर्वर पर ले जाते हैं और ईमेल को वहां रखते हैं जहां वह पहले से ही मौजूद है, उन्हें बिना किसी परेशानी के बचत मिलती है। जो कार्यालय एक ही बार में सब कुछ स्वयं-होस्ट करने का प्रयास करते हैं, उन्हें आमतौर पर इसका पछतावा होता है।
संक्षिप्त परीक्षण: आपके पास लगभग 5 से 50 लोग हैं, अधिकांश काम कार्यालय-प्रकार के दस्तावेजों में होता है, कोई तकनीकी व्यक्ति उपलब्ध है और इच्छुक है, और आप अपने डेटा तक पहुंच किराए पर लेने के बजाय उसका मालिक बनना चाहेंगे। यदि यह आपके कार्यालय जैसा लगता है, तो इस गाइड श्रृंखला के शेष भाग में आकार, साझाकरण नियम, माइग्रेशन और लागत के बारे में विस्तार से बताया गया है। यदि आपकी टीम कई शहरों से पूरी तरह दूर है, या कोई भी सर्वर के लिए जिम्मेदार नहीं हो सकता है, तो एक प्रबंधित सेवा ईमानदार उत्तर है - स्व-होस्टिंग एक उपकरण है, धर्म नहीं।
पूरा सेटअप - नेक्स्टक्लाउड ओनलीऑफिस के साथ एक कार्यालय प्रणाली के रूप में चल रहा है - ऊपर दिए गए वीडियो में दिखाया गया है। अपनी स्वयं की तैनाती की योजना बनाने से पहले इसे देखें।
Watch Full Videoहाँ. नेक्स्टक्लाउड और ओनलीऑफिस डॉक्स का सामुदायिक संस्करण दोनों इस उपयोग के लिए स्वतंत्र और खुला स्रोत हैं। आप सर्वर हार्डवेयर या वीपीएस, अपने डोमेन और व्यवस्थापक समय के लिए भुगतान करते हैं - प्रति उपयोगकर्ता नहीं, प्रति माह। यदि आप चाहें तो सशुल्क सहायता योजनाएँ मौजूद हैं, लेकिन वे वैकल्पिक हैं।
फ़ाइलों, साझाकरण और दस्तावेज़ संपादन के लिए, हाँ, यह बिल्कुल यही करता है। ईमेल के लिए, नहीं - अपने मेलबॉक्स को Google, Microsoft या किसी अन्य मेल होस्ट पर रखें और नेक्स्टक्लाउड का उपयोग केवल फ़ाइलों और दस्तावेज़ों के लिए करें। अधिकांश छोटे कार्यालय बिल्कुल उसी विभाजन में चलते हैं और यह अच्छी तरह से काम करता है।
एक मामूली आधुनिक सर्वर (4 कोर, 8 जीबी रैम, एसएसडी स्टोरेज) सामान्य दस्तावेज़ कार्य करने वाले 10 से 30 लोगों के एक सामान्य कार्यालय को आराम से सेवा प्रदान करता है। दर्जनों लोगों द्वारा एक साथ किया गया भारी संपादन ही आपको एक बड़ी मशीन की ओर धकेलता है। इस श्रृंखला में आकार मार्गदर्शिका संख्याओं पर विस्तार से काम करती है।