في معظم المكاتب الصغيرة، يكون المستند الوحيد الأكثر حساسية هو ملف Excel الذي يحتوي على رواتب الجميع، وهو موجود في مجلد مشترك، ولا يحميه سوى الأمل. يحول هذا الدليل قفل الفيديو لمدة دقيقة واحدة إلى روتين مكتبي: القفل الصحيح للملف، والاحتفاظ بكلمة المرور بشكل صحيح، وخطة لليوم الذي يتغير فيه الأشخاص.
الخطوة الفنية هي الجزء السهل، وهي تلك الموجودة في الفيديو: افتح ملف الرواتب، اضغط على F12، أدوات، خيارات عامة، قم بتعيين كلمة مرور للفتح. يقوم بتشفير الملف بشكل صحيح. إن ما يجعل حماية كشوف المرتبات تنجح أو تفشل في مكتب حقيقي هو كل ما يتعلق بهذه الخطوة: من يعرف كلمة المرور، ومكان كتابتها، وماذا يحدث عندما يغادر المحاسب، وما إذا كان أي شخص يعتمد بهدوء على قفل لا يحمي أي شيء.
قم بتشفير مصنف كشوف المرتبات الفعلي باستخدام كلمة المرور للفتح، باستخدام طريقة الفيديو، واحفظه باسم .xlsx حتى يحصل على تشفير AES الحديث. قم بذلك على الملف الرئيسي نفسه، وليس على نسخة غير متزامنة معه.
أعط الملف اسمًا رصينًا. يجذب الملف المقفل الذي يسمى شيئًا محايدًا اهتمامًا أقل في قائمة المجلدات أو البريد الوارد مقارنة بالملف الذي يعلن عن محتوياته، والمطالبة بكلمة المرور تؤدي العمل الحقيقي على أي حال. ثم اختبر القفل باردًا، وأغلقه وأعد فتحه، قبل أن يعتمد عليه أي شخص.
كارثة الرواتب الكلاسيكية ليست هاكراً. إنه الشخص الوحيد الذي يعرف كلمة المرور، أو يمرض، أو ينسى ببساطة، بينما يظل الملف مشفرًا ويقترب يوم الدفع. منعه هيكليا:
وهذا أيضًا هو السبب الصادق وراء كون القفل آمنًا للاستخدام بكامل قوته: مع الاحتفاظ بالسجل بشكل صحيح، فإن طبيعة التشفير الحقيقي التي لا يوجد بها باب خلفي لا تشكل خطرًا عليك وتظل خطرًا على الغرباء فقط.
داخل الملف المشفر، لا تزال حماية الورقة لها وظيفتها المناسبة: قفل أعمدة الصيغة والبنية بحيث لا يؤدي الروتين الشهري إلى تعطيل الحسابات. استخدامه لذلك، بكل سرور.
لكن لا تجعلها أبدًا الحماية الوحيدة، وقم بلطف بتصحيح أي شخص يعتقد أنها كافية. يمكن للموظف الذي يمكنه فتح ملف راتب محمي بورق فقط أن يقرأ كل راتب فيه؛ القفل يرفض التعديلات فقط. وينطبق الشيء نفسه على إرسال الملف عبر البريد الإلكتروني: قم بإرسال النسخة المشفرة فقط، وأرسل كلمة المرور الخاصة به من خلال قناة منفصلة، وليس في نفس البريد أبدًا.
التشفير هو السطر الأخير، وليس الوحيد. احتفظ بملف كشوف المرتبات في مجلد تحدد أذوناته أدوار كشوف المرتبات، وليس مشاركة المكتب بالكامل. إذا كان الملف يجب أن يسافر، فسيتم نقله مشفرًا، كما هو مذكور أعلاه. تستحق النسخ الاحتياطية نفس الفكرة: قم بعمل نسخة احتياطية من الملف المقفل، بحيث ترث نسخك الاحتياطية الحماية بدلاً من تخزين نسخة عادية بهدوء، وتحتفظ بالنسخة الاحتياطية نفسها في مكان ما بحيث يمكن التحكم في الوصول إليها.
مرة واحدة كل ثلاثة أشهر، افتح أذونات المجلد وتسجيل كلمة المرور واقرأهما. تتعفن قوائم الوصول بهدوء مع تغيير الأشخاص لأدوارهم، والمراجعة التي تستغرق دقيقتين هي ما يلفت انتباهك.
في اليوم الذي يغادر فيه أي شخص يعرف كلمة مرور كشوف المرتبات المؤسسة، أو ينتقل من دور كشوف المرتبات، يتم إيقاف كلمة المرور:
هذا الروتين الذي يستغرق عشر دقائق هو الفرق بين القفل الذي يحمي المكتب والقفل الذي يزينه فقط.
يقوم الفيديو بتعيين كلمة المرور هذه على ملف Excel حقيقي في حوالي دقيقة، بما في ذلك خطوة التأكيد والحفظ.
Watch Full Videoويجب أن يصل كلاهما إليه من خلال نفس السجل الخاضع للرقابة، أو إدخال مدير كلمات المرور للمكتب أو الظرف المختوم، ويجب تسمية كليهما فيه. ما لا ينبغي عليهم فعله هو نشره بشكل أكبر عبر الدردشة أو البريد من أجل الراحة. كل نسخة إضافية من كلمة المرور في البريد الوارد هي عبارة عن تسرب دائم وقابل للبحث في انتظار إعادة التوجيه.
لا، ولا توجد أداة يمكنها فعل ذلك أيضًا، إذا كانت كلمة المرور مناسبة. كلمة مرور فتح الملف هي تشفير حقيقي بدون باب خلفي. هذه هي بالضبط الكارثة التي يوجد سجل المالك والنائب لمنعها. إذا لم يتم تسجيل كلمة المرور في أي مكان مطلقًا، فإن الخيارات المتبقية هي تلك الموجودة في دليل كلمة المرور المنسية في هذه السلسلة: البحث عن نسخة قديمة غير مقفلة، أو تخمين ما إذا كانت كلمة المرور ضعيفة.
نعم، وأبسط طريقة هي عمل نسخة احتياطية من الملف المقفل بالفعل، بحيث تحمل النسخة الاحتياطية نفس التشفير تلقائيًا. تعمل النسخة الاحتياطية التي تخزن نسخة عادية على إلغاء القفل لأي شخص يمكنه الوصول إلى النسخة الاحتياطية. حافظ على التحكم في الوصول إلى النسخة الاحتياطية أيضًا، واحتفظ بكلمة مرور كل فترة في السجل بحيث تظل النسخ الاحتياطية القديمة قابلة للفتح من قبل المكتب.