In den meisten kleinen Büros ist das vertraulichste Dokument eine Excel-Datei mit den Gehältern aller Beteiligten, die in einem gemeinsamen Ordner liegt und von nichts als Hoffnung geschützt wird. Dieser Leitfaden verwandelt die einminütige Sperre des Videos in eine Büroroutine: die richtige Sperre der Datei, das ordnungsgemäße Aufbewahren des Passworts und einen Plan für den Tag, an dem sich die Leute ändern.
Der technische Schritt ist der einfache Teil, und er ist der im Video: Öffnen Sie die Gehaltsabrechnungsdatei, drücken Sie F12, Extras, Allgemeine Optionen, legen Sie ein Passwort zum Öffnen fest. Dadurch wird die Datei ordnungsgemäß verschlüsselt. Was den Erfolg oder Misserfolg des Gehaltsabrechnungsschutzes in einem echten Büro ausmacht, hängt von allem ab, was mit diesem Schritt zusammenhängt: Wer kennt das Passwort, wo es steht, was passiert, wenn der Buchhalter geht, und ob sich irgendjemand stillschweigend auf ein Schloss verlässt, das nichts schützt.
Verschlüsseln Sie die eigentliche Lohn- und Gehaltsabrechnungsmappe mithilfe der Methode des Videos mit einem Passwort zum Öffnen und speichern Sie sie als .xlsx, damit sie eine moderne AES-Verschlüsselung erhält. Tun Sie dies für die Masterdatei selbst, nicht für eine Kopie, die nicht mehr mit ihr synchronisiert ist.
Geben Sie der Datei einen nüchternen Namen. Eine gesperrte Datei namens „Neutral“ erregt in einer Ordnerliste oder einem Posteingang weniger Aufmerksamkeit als eine Datei, die ihren Inhalt ankündigt, und die eigentliche Arbeit erledigt die Passwortabfrage ohnehin. Testen Sie dann das Schloss kalt, schließen und öffnen Sie es wieder, bevor sich jemand darauf verlässt.
Das klassische Lohn-Desaster ist kein Hacker. Es ist die einzige Person, die das Passwort kennt, indem sie aufgibt, krank wird oder es einfach vergisst, während die Datei verschlüsselt liegt und der Zahltag naht. Strukturell vorbeugen:
Dies ist auch der ehrliche Grund, warum die Sperre bei voller Stärke sicher verwendet werden kann: Wenn die Aufzeichnung ordnungsgemäß geführt wird, stellt der No-Backdoor-Charakter der echten Verschlüsselung kein Risiko mehr für Sie dar, sondern bleibt nur für Außenstehende ein Risiko.
Innerhalb der verschlüsselten Datei hat der Blattschutz weiterhin seine eigentliche Aufgabe: die Formelspalten und die Struktur zu sperren, damit die monatliche Routine die Berechnungen nicht unterbricht. Benutze es gerne dafür.
Aber lassen Sie es niemals der einzige Schutz sein und korrigieren Sie sanft jeden, der glaubt, dass es ausreicht. Ein Sachbearbeiter, der eine lediglich blattgeschützte Gehaltsdatei öffnen kann, kann jedes darin enthaltene Gehalt lesen; Die Sperre verweigert nur Änderungen. Das Gleiche gilt für das Versenden der Datei per E-Mail: Senden Sie immer nur die verschlüsselte Version und das Passwort über einen separaten Kanal, niemals in derselben E-Mail.
Die Verschlüsselung ist die letzte Zeile, nicht die einzige. Bewahren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei in einem Ordner auf, dessen Berechtigungen die Lohn- und Gehaltsabrechnungsrollen benennen, nicht in der gesamten Bürofreigabe. Wenn die Datei übertragen werden muss, wird sie wie oben verschlüsselt übertragen. Backups verdienen den gleichen Gedanken: Sichern Sie die gesperrte Datei, damit Ihre Sicherungskopien den Schutz übernehmen, anstatt stillschweigend eine einfache Version zu speichern, und bewahren Sie das Backup selbst an einem zugriffskontrollierten Ort auf.
Öffnen Sie einmal im Quartal den Ordner Berechtigungen und das Passwortregister und lesen Sie diese durch. Zugriffslisten verrotten still und leise, wenn Personen ihre Rollen wechseln, und eine zweiminütige Überprüfung fängt sie auf.
An dem Tag, an dem jemand, der das Passwort für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kannte, die Organisation verlässt oder aus der Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung ausscheidet, wird das Passwort gelöscht:
Diese zehnminütige Routine macht den Unterschied zwischen einem Schloss, das das Büro schützt, und einem Schloss, das es lediglich schmückt.
Das Video setzt dieses Passwort in etwa einer Minute auf eine echte Excel-Datei, einschließlich des Bestätigungsschritts und des Speicherns.
Watch Full VideoBeide sollten über denselben kontrollierten Datensatz, den Office-Passwort-Manager-Eintrag oder den versiegelten Umschlag, dorthin gelangen und beide sollten darin namentlich genannt sein. Was sie jedoch nicht tun sollten, ist, es der Einfachheit halber per Chat oder E-Mail weiterzuverbreiten. Jede zusätzliche Kopie des Passworts in einem Posteingang ist ein permanentes, durchsuchbares Leck, das auf eine Weiterleitung wartet.
Nein, und das kann ehrlich gesagt auch kein Tool, wenn das Passwort anständig ist. Das Passwort zum Öffnen von Dateien ist eine echte Verschlüsselung ohne Hintertür. Dies ist genau die Katastrophe, die durch die Eigentümer-und-Stellvertreter-Akte verhindert werden soll. Wenn das Passwort nirgendwo aufgezeichnet wurde, sind die verbleibenden Optionen die im Leitfaden zum Vergessen von Passwörtern in dieser Serie: Suchen nach einer älteren, entsperrten Kopie oder Erraten, ob das Passwort schwach war.
Ja, und die einfachste Möglichkeit besteht darin, die bereits gesperrte Datei zu sichern, sodass die Sicherung automatisch dieselbe Verschlüsselung enthält. Ein Backup, das eine einfache Version speichert, hebt die Sperre für jeden auf, der auf das Backup zugreifen kann. Kontrollieren Sie auch den Zugriff auf die Sicherung und bewahren Sie das Passwort jedes Zeitraums im Protokoll auf, damit alte Sicherungen vom Büro weiterhin geöffnet werden können.