En la mayoría de las oficinas pequeñas, el documento más sensible es un archivo de Excel con el salario de todos, guardado en una carpeta compartida, protegido únicamente por la esperanza. Esta guía convierte el bloqueo de un minuto del vídeo en una rutina de oficina: el bloqueo correcto del archivo, la contraseña mantenida correctamente y un plan para el día en que la gente cambie.
El paso técnico es la parte fácil, y es la del vídeo: abre el archivo de nómina, presiona F12, Herramientas, Opciones Generales, establece una Contraseña para abrir. Eso cifra el archivo correctamente. Lo que hace que la protección de nómina tenga éxito o fracase en una oficina real es todo lo relacionado con ese paso: quién conoce la contraseña, dónde está escrita, qué sucede cuando el contador se va y si alguien confía silenciosamente en un candado que no protege nada.
Cifre el libro de nómina real con una Contraseña para abrir, usando el método del video, y guárdelo como .xlsx para que obtenga el cifrado AES moderno. Haga esto en el archivo maestro, no en una copia que no esté sincronizada con él.
Dale al archivo un nombre sobrio. Un archivo bloqueado llamado algo neutral atrae menos atención en una lista de carpetas o en una bandeja de entrada que uno que anuncia su contenido, y la solicitud de contraseña hace el verdadero trabajo de todos modos. Luego pruebe la cerradura en frío, ciérrela y vuelva a abrirla antes de que alguien dependa de ella.
El clásico desastre de las nóminas no es un hacker. Es la única persona que conocía la contraseña la que renuncia, enferma o simplemente la olvida, mientras el archivo permanece cifrado y se acerca el día de pago. Prevenirlo estructuralmente:
Esta es también la razón honesta por la que es seguro usar la cerradura con toda su potencia: si el registro se mantiene correctamente, la naturaleza sin puerta trasera del cifrado real deja de ser un riesgo para usted y sigue siendo un riesgo sólo para los extraños.
Dentro del archivo cifrado, la protección de la hoja todavía tiene su función adecuada: bloquear las columnas de la fórmula y la estructura para que la rutina mensual no interrumpa los cálculos. Úselo para eso, con mucho gusto.
Pero nunca dejes que sea la única protección, y corrige gentilmente a quien crea que es suficiente. Un empleado que pueda abrir un archivo de salarios protegido simplemente por hojas puede leer todos los salarios que contiene; el bloqueo solo rechaza las ediciones. Lo mismo se aplica al enviar el archivo por correo electrónico: envíe únicamente la versión cifrada y envíe su contraseña por un canal separado, nunca en el mismo correo.
El cifrado es la última línea, no la única. Mantenga el archivo de nómina en una carpeta cuyos permisos nombren las funciones de nómina, no todo el recurso compartido de la oficina. Si el archivo debe viajar, lo hará encriptado, como se indica arriba. Las copias de seguridad merecen la misma idea: haga una copia de seguridad del archivo bloqueado, de modo que sus copias de seguridad hereden la protección en lugar de almacenar silenciosamente una versión simple, y mantenga la copia de seguridad en algún lugar con acceso controlado.
Una vez por trimestre, abra la carpeta de permisos y el registro de contraseña y léalos. Las listas de acceso se pudren silenciosamente a medida que las personas cambian de roles, y una revisión de dos minutos es lo que las detecta.
El día que alguien que conocía la contraseña de nómina deja la organización o sale del rol de nómina, la contraseña se retira:
Esta rutina de diez minutos marca la diferencia entre una cerradura que protege la oficina y una cerradura que simplemente la adorna.
El video establece esta contraseña en un archivo Excel real en aproximadamente un minuto, incluido el paso de confirmación y el guardado.
Watch Full VideoAmbos deben llegar a él a través del mismo registro controlado, la entrada del administrador de contraseñas de la oficina o el sobre cerrado, y ambos deben constar en él. Lo que no deben hacer es difundirlo más por chat o mail por comodidad. Cada copia adicional de la contraseña en una bandeja de entrada es una filtración permanente que se puede buscar esperando un reenvío.
No, y honestamente ninguna herramienta puede hacerlo, si la contraseña fuera decente. La contraseña para abrir archivos es un cifrado real sin puerta trasera. Este es exactamente el desastre que el registro de propietario más suplente pretende evitar. Si la contraseña nunca se registró en ninguna parte, las opciones restantes son las de la guía de contraseñas olvidadas de esta serie: buscar una copia desbloqueada más antigua o adivinar si la contraseña era débil.
Sí, y la forma más sencilla es hacer una copia de seguridad del archivo ya bloqueado, de modo que la copia de seguridad lleve el mismo cifrado automáticamente. Una copia de seguridad que almacena una versión simple deshace el bloqueo para cualquiera que pueda acceder a la copia de seguridad. Mantenga también controlado el acceso a la copia de seguridad y mantenga la contraseña de cada período en el registro para que la oficina pueda abrir las copias de seguridad antiguas.