अधिकांश छोटे कार्यालयों में सबसे संवेदनशील दस्तावेज़ एक एक्सेल फ़ाइल होती है जिसमें हर किसी का वेतन होता है, जो एक साझा फ़ोल्डर में होता है, जिसे आशा के अलावा किसी और चीज़ से संरक्षित नहीं किया जाता है। यह मार्गदर्शिका वीडियो के एक मिनट के लॉक को कार्यालय की दिनचर्या में बदल देती है: फ़ाइल पर सही लॉक, पासवर्ड ठीक से रखा गया, और जिस दिन लोग बदलते हैं उसके लिए एक योजना।
तकनीकी चरण आसान हिस्सा है, और यह वीडियो में भी है: पेरोल फ़ाइल खोलें, F12 दबाएँ, उपकरण, सामान्य विकल्प, खोलने के लिए पासवर्ड सेट करें। वह फ़ाइल को ठीक से एन्क्रिप्ट करता है। वास्तविक कार्यालय में पेरोल सुरक्षा को सफल या विफल बनाने वाली बात उस चरण के इर्द-गिर्द मौजूद सभी चीजें हैं: पासवर्ड कौन जानता है, यह कहां लिखा गया है, अकाउंटेंट के चले जाने पर क्या होता है, और क्या कोई चुपचाप ऐसे ताले पर भरोसा कर रहा है जो किसी भी चीज़ की सुरक्षा नहीं करता है।
वीडियो की विधि का उपयोग करके वास्तविक पेरोल कार्यपुस्तिका को खोलने के लिए पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें, और इसे .xlsx के रूप में सहेजें ताकि इसे आधुनिक एईएस एन्क्रिप्शन प्राप्त हो सके। इसे मास्टर फ़ाइल पर ही करें, न कि उस कॉपी पर जो इसके साथ सिंक से बाहर हो जाती है।
फ़ाइल को एक अच्छा नाम दें. एक लॉक की गई फ़ाइल जिसे समथिंग न्यूट्रल कहा जाता है, किसी फ़ोल्डर सूची या इनबॉक्स में अपनी सामग्री की घोषणा करने की तुलना में कम ध्यान आकर्षित करती है, और पासवर्ड प्रॉम्प्ट वैसे भी वास्तविक काम करता है। इससे पहले कि कोई उस पर निर्भर हो, ताले का परीक्षण करें, उसे ठंडा करें, बंद करें और दोबारा खोलें।
क्लासिक पेरोल आपदा कोई हैकर नहीं है। यह वही व्यक्ति है जो पासवर्ड जानता है, बीमार पड़ जाता है, या बस भूल जाता है, जबकि फ़ाइल एन्क्रिप्टेड होती है और वेतन-दिवस निकट आता है। इसे संरचनात्मक रूप से रोकें:
यह भी ईमानदार कारण है कि लॉक पूरी ताकत से उपयोग करने के लिए सुरक्षित है: रिकॉर्ड ठीक से रखे जाने पर, वास्तविक एन्क्रिप्शन की नो-बैक-डोर प्रकृति आपके लिए जोखिम बनना बंद कर देती है और केवल बाहरी लोगों के लिए जोखिम बनी रहती है।
एन्क्रिप्टेड फ़ाइल के अंदर, शीट सुरक्षा का अभी भी अपना उचित काम है: सूत्र कॉलम और संरचना को लॉक करें ताकि मासिक दिनचर्या गणनाओं को बाधित न करे। इसके लिए इसका प्रयोग खुशी-खुशी करें।
लेकिन इसे कभी भी एकमात्र सुरक्षा न बनने दें और जो कोई भी यह मानता है कि यह पर्याप्त है उसे धीरे से सुधारें। एक क्लर्क जो केवल शीट-संरक्षित वेतन फ़ाइल खोल सकता है, उसमें प्रत्येक वेतन पढ़ सकता है; लॉक केवल संपादनों को अस्वीकार करता है। फ़ाइल को ईमेल करने पर भी यही बात लागू होती है: केवल एन्क्रिप्टेड संस्करण ही भेजें, और उसका पासवर्ड एक अलग चैनल द्वारा भेजें, कभी भी एक ही मेल में नहीं।
एन्क्रिप्शन अंतिम पंक्ति है, एकमात्र नहीं। पेरोल फ़ाइल को एक फ़ोल्डर में रखें जिसकी अनुमतियाँ पेरोल भूमिकाओं का नाम देती हैं, न कि संपूर्ण कार्यालय हिस्सेदारी का। यदि फ़ाइल को यात्रा करनी है, तो यह ऊपर बताए अनुसार एन्क्रिप्टेड रूप से यात्रा करती है। बैकअप भी इसी विचार के लायक हैं: लॉक की गई फ़ाइल का बैकअप लें, ताकि आपकी बैकअप प्रतियां एक सादे संस्करण को चुपचाप संग्रहीत करने के बजाय सुरक्षा प्राप्त कर सकें, और बैकअप को कहीं एक्सेस-नियंत्रित रखें।
तिमाही में एक बार, अनुमतियाँ फ़ोल्डर और पासवर्ड रजिस्टर खोलें और उन्हें पढ़ें। जैसे ही लोग भूमिकाएँ बदलते हैं, एक्सेस सूचियाँ चुपचाप सड़ जाती हैं, और दो मिनट की समीक्षा ही इसे पकड़ लेती है।
जिस दिन पेरोल पासवर्ड जानने वाला कोई भी व्यक्ति संगठन छोड़ देता है, या पेरोल भूमिका से बाहर चला जाता है, पासवर्ड समाप्त हो जाता है:
यह दस मिनट की दिनचर्या उस ताले के बीच का अंतर है जो कार्यालय की सुरक्षा करता है और उस ताले के बीच जो इसे केवल सजाता है।
वीडियो इस पासवर्ड को वास्तविक एक्सेल फ़ाइल पर लगभग एक मिनट में सेट करता है, जिसमें पुष्टिकरण चरण और सेव भी शामिल है।
Watch Full Videoदोनों को एक ही नियंत्रित रिकॉर्ड, कार्यालय पासवर्ड प्रबंधक प्रविष्टि या सीलबंद लिफाफे के माध्यम से उस तक पहुंचना चाहिए, और दोनों का नाम इसमें होना चाहिए। उन्हें यह नहीं करना चाहिए कि सुविधा के लिए इसे चैट या मेल के जरिए आगे फैलाएं। इनबॉक्स में पासवर्ड की प्रत्येक अतिरिक्त प्रतिलिपि एक स्थायी, खोजने योग्य लीक है जो आगे बढ़ने की प्रतीक्षा कर रही है।
नहीं, और ईमानदारी से कहें तो कोई भी उपकरण ऐसा नहीं कर सकता, यदि पासवर्ड अच्छा हो। फ़ाइल-ओपन पासवर्ड वास्तविक एन्क्रिप्शन है जिसमें कोई बैक डोर नहीं है। यह बिल्कुल वही आपदा है जिसे रोकने के लिए मालिक-प्लस-डिप्टी रिकॉर्ड मौजूद है। यदि पासवर्ड कभी भी कहीं भी रिकॉर्ड नहीं किया गया था, तो शेष विकल्प इस श्रृंखला में भूले हुए पासवर्ड गाइड में मौजूद हैं: पुरानी अनलॉक की गई कॉपी की तलाश करना, या यह अनुमान लगाना कि क्या पासवर्ड कमजोर था।
हां, और सबसे आसान तरीका पहले से लॉक की गई फ़ाइल का बैकअप लेना है, इसलिए बैकअप में स्वचालित रूप से समान एन्क्रिप्शन होता है। एक बैकअप जो एक सादे संस्करण को संग्रहीत करता है वह किसी भी व्यक्ति के लिए लॉक को खोल देता है जो बैकअप तक पहुंच सकता है। बैकअप को भी एक्सेस-नियंत्रित रखें, और प्रत्येक अवधि का पासवर्ड रिकॉर्ड में रखें ताकि पुराने बैकअप कार्यालय द्वारा खोले जा सकें।