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Tally-Datenübertragung

Exportieren Sie Tally-Daten auf den Client-PC. Vollständiger Leitfaden zur Sicherung und Wiederherstellung

Ihr Kunde benötigt seine Firmenbücher auf seinem eigenen PC. Wenn Sie das Falsche oder in die falsche Richtung senden, werden entweder die Daten beschädigt oder zwei Kopien verschwinden stillschweigend auseinander. Dieser Leitfaden beschreibt den richtigen Weg: Tallys eigenes Backup, eine sichere Übertragung, eine Wiederherstellung auf derselben oder einer neueren Version und eine zweiminütige Überprüfung.

Technical AnshuTallyPrime and Tally.ERP 910 minute read
Sehen Sie sich das vollständige Video an – Schritt-für-Schritt-Export von Tally-Unternehmensdaten auf einen Client-PC

Buchhalter verschieben täglich Tally-Unternehmen zwischen PCs, und die Aufgabe scheitert auf die gleichen Arten: ein Datenordner wird kopiert, während das Unternehmen noch geöffnet ist, ein Backup wird in einer älteren Tally-Version wiederhergestellt oder beide PCs geben weiterhin Einträge in nun zwei separate Unternehmen mit demselben Namen ein. Nichts davon muss passieren. Tally verfügt bereits über eine ordnungsgemäße Sicherung und Wiederherstellung. Die gesamte Aufgabe besteht darin, sie zu verwenden, die Datei sicher zu übertragen und das Ergebnis zu überprüfen. Der vollständige Vorgang wird auch im Video oben gezeigt.

File Explorer - TallyPrime Data folder
C:\Users\Public\TallyPrime\Data 10001 <-- one folder = one company 10002 10003 Backup file sent to the client : ABC_Traders_Backup.tbk (single portable file)

Jedes Tally-Unternehmen befindet sich in einem eigenen nummerierten Ordner. Ein Backup packt ein Unternehmen in eine einzige .tbk-Datei, die auf jedem PC wiederhergestellt werden kann.

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Schließen Sie das Unternehmen, bevor Sie die Daten berühren

Jede sichere Übertragung beginnt auf die gleiche Weise: Beenden Sie die Einträge des Tages, schließen Sie dann das Unternehmen und beenden Sie Tally vollständig auf dem Quell-PC. Bei einer Sicherung, die noch während der Belegeingabe erstellt wird, können die letzten Einträge fehlen, und das Kopieren eines Datenordners bei geöffnetem Unternehmen ist die häufigste Methode, mit der Tally-Daten beschädigt werden. Dreißig Sekunden Geduld ersparen Ihnen später stundenlange Reparaturen.

  1. Drücken Sie Alt + F1 oder verwenden Sie Unternehmen schließen, um das Unternehmen zu schließen
  2. Beenden Sie Gateway of Tally vollständig – Tally sollte nicht im Hintergrund ausgeführt werden
  3. Notieren Sie sich den genauen Namen des Unternehmens und seine Datenordnernummer (angezeigt im Bildschirm „Unternehmen auswählen“).
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Erstellen Sie ein ordnungsgemäßes Backup mit Tally Itself

Beginnen Sie nicht mit dem Kopieren von Ordnern. Tally verfügt über ein integriertes Backup, das das Unternehmen genau so, wie es ist, in eine tragbare Datei packt – und diese Datei sollten Sie übergeben.

  1. TallyPrime: drücken Sie Alt + Y (Datenmenü) und wählen Sie Sichern
  2. Tally.ERP 9: Drücken Sie im Gateway of Tally Alt + F3 (Firmeninformationen) und wählen Sie Sichern
  3. Wählen Sie das Unternehmen und den Zielordner aus und akzeptieren Sie dann
  4. Tally erstellt eine einzelne Sicherungsdatei mit der Erweiterung .tbk – diese eine Datei ist das komplette Unternehmen

Speichern Sie das Backup auf einem USB-Stick oder einem Übertragungsordner. Der Dateiname trägt normalerweise den Firmennamen, sodass der Kunde ihn identifizieren kann, ohne Tally öffnen zu müssen.

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Senden Sie die Datei, als wäre sie Ihr Geschäft – weil sie es ist

Diese eine .tbk-Datei enthält die vollständigen Konten des Kunden – Hauptbücher, Gutscheine, Partydetails, alles. Behandeln Sie die Überweisung mit der gleichen Sorgfalt wie die Übergabe des Kassenbuchs.

  1. Legen Sie das Backup vor dem Senden in ein passwortgeschütztes Archiv (z. B. eine 7-Zip-Datei mit AES-256-Verschlüsselung).
  2. Senden Sie das Archiv über einen Kanal und das Passwort über einen anderen – Datei per E-Mail oder Laufwerkslink, Passwort per Telefon oder Nachricht
  3. Stellen Sie sicher, dass die empfangene Dateigröße mit der Originalgröße übereinstimmt, bevor der Client versucht, sie wiederherzustellen

Senden Sie niemals einen Live-Datenordner per E-Mail und lassen Sie danach niemals ungeschützte Kopien in Chat-Downloads und E-Mail-Postfächern liegen – löschen Sie Ihre Transitkopien, sobald der Client die Wiederherstellung bestätigt.

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Auf dem Client-PC wiederherstellen – gleiche Version oder neuer

Auf dem Client-Rechner geht das Backup durch Tallys eigene Wiederherstellung zurück, und eine Regel entscheidet, ob es überhaupt funktioniert.

  1. TallyPrime: Alt + Y > Wiederherstellen. ERP 9: Alt + F3 > Wiederherstellen
  2. Zeigen Sie Tally auf die Datei .tbk und akzeptieren Sie die Wiederherstellung
  3. Wenn dort bereits ein Unternehmen mit demselben Namen existiert, fragt Tally vor dem Überschreiben nach. Halten Sie inne und lesen Sie diese Aufforderung, überschreiben Sie niemals blind
  4. Öffnen Sie das wiederhergestellte Unternehmen aus der Liste „Unternehmen auswählen“.

Die Versionsregel: Nur in derselben Tally-Version oder einer neueren Version wiederherstellen. Ein von einer neueren Version erstelltes Backup kann nicht in einer älteren Version wiederhergestellt werden – Tally-Daten werden nur vorwärts migriert. Wenn der Client eine ältere Version verwendet, muss er zuerst Tally aktualisieren, nicht umgekehrt.

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Überprüfen Sie, bevor Sie „Fertig“ sagen

Eine „abgeschlossene“ Wiederherstellung ist kein Beweis dafür, dass die Daten korrekt sind. Nehmen Sie sich zwei Minuten Zeit, um es zu beweisen.

  1. Öffnen Sie auf beiden PCs den Testsaldo für dasselbe Datum und gleichen Sie die Gesamtbeträge ab
  2. Überprüfen Sie das Tagebuch – die letzte Belegnummer und das Datum sollten mit dem Quell-PC übereinstimmen
  3. Öffnen Sie zwei oder drei bekannte Gutscheine und bestätigen Sie, dass die Beträge und Angaben intakt sind
  4. Teilen Sie dem Kunden erst nach dieser Prüfung mit, dass die Übergabe abgeschlossen ist – und entscheiden Sie gemeinsam, ob der Original-PC die Bearbeitung dieses Unternehmens einstellt (siehe Warnung vor zwei Kopien in dieser Serie).
Die ehrliche Warnung, die die meisten Leute überspringen: Sobald der Client Ihr Backup wiederherstellt, gibt es zwei Live-Kopien desselben Unternehmens. Auf Ihrem PC eingegebene Einträge werden niemals auf Ihrem PC angezeigt, und ihre Einträge werden niemals auf Ihrem PC angezeigt. Ein Backup-Export ist eine Übergabe, keine Synchronisierung. Übergeben Sie es wie eins.

Sehen Sie sich den vollständigen Vorgang im Video an

Sicherung, Übertragung und Wiederherstellung werden live auf dem Bildschirm angezeigt, mit allen Kenntnissen und Installationsdetails.

Watch Full Video
Häufige Fragen (FAQ)

Was ist der sicherste Weg, Tally-Daten an einen Kunden zu senden?

Verwenden Sie Tallys eigene Backup-Option (Alt+Y in TallyPrime, Alt+F3 in ERP 9), um eine einzelne .tbk-Datei zu erstellen, sie in einem passwortgeschützten verschlüsselten Archiv abzulegen und das Passwort über einen separaten Kanal zu senden. Der Client stellt es mit der Wiederherstellungsoption von Tally wieder her.

Kann ein Tally-Backup auf einer älteren Tally-Version wiederhergestellt werden?

Nein. Die Tally-Daten werden nur vorwärts verschoben. Ein Backup, das von einer neueren Version erstellt wurde, muss in derselben oder einer neueren Version wiederhergestellt werden. Wenn auf dem Client-PC eine ältere Version ausgeführt wird, aktualisieren Sie Tally zuerst auf diesem PC.

Können beide PCs nach dem Export weiterhin Belege erfassen?

Sie können, aber sie sollten nicht – die beiden Kopien sind völlig unabhängig und weichen stillschweigend voneinander ab. Ein Export ist eine Übergabe. Wenn beide Seiten weiterhin dieselben Live-Daten einsehen müssen, sollte das Unternehmen auf einem PC bleiben und die andere Seite einen Fernzugriff statt einer Kopie erhalten.

Diese Anleitung basiert auf dem technischen Anshu-Video zum Exportieren von Tally-Daten auf einen Client-PC. Auf einer Stufe stecken geblieben? Fragen Sie in den Videokommentaren.