आपके ग्राहक को अपने पीसी पर अपनी कंपनी की किताबें चाहिए। गलत चीज़ भेजना - या इसे गलत तरीके से भेजना - या तो डेटा को दूषित कर देता है या दो प्रतियों को चुपचाप अलग-अलग छोड़ देता है। यह मार्गदर्शिका सही मार्ग को कवर करती है: टैली का अपना बैकअप, एक सुरक्षित स्थानांतरण, उसी या नए संस्करण पर पुनर्स्थापना, और दो मिनट का सत्यापन।
अकाउंटेंट हर दिन टैली कंपनियों को पीसी के बीच स्थानांतरित करते हैं, और काम उन्हीं कुछ तरीकों से विफल हो जाता है: एक डेटा फ़ोल्डर की प्रतिलिपि बनाई गई जब कंपनी अभी भी खुली थी, एक बैकअप को पुराने टैली रिलीज में बहाल किया गया था, या दोनों पीसी अब एक ही नाम वाली दो अलग-अलग कंपनियों में प्रविष्टियां टाइप करना जारी रखते हैं। ऐसा कुछ भी होने की आवश्यकता नहीं है। टैली में पहले से ही एक उचित बैकअप और रीस्टोर अंतर्निहित है - पूरा काम इसका उपयोग करना, फ़ाइल को सुरक्षित रूप से स्थानांतरित करना और परिणाम को सत्यापित करना है। पूरी प्रक्रिया ऊपर दिए गए वीडियो में भी दिखाई गई है।
प्रत्येक टैली कंपनी अपने क्रमांकित फ़ोल्डर में रहती है। एक बैकअप एक कंपनी को एक एकल .tbk फ़ाइल में पैक करता है जिसे किसी भी पीसी पर पुनर्स्थापित किया जा सकता है।
प्रत्येक सुरक्षित स्थानांतरण उसी तरह शुरू होता है: दिन की प्रविष्टियाँ समाप्त करें, फिर कंपनी बंद करें और स्रोत पीसी पर टैली से पूरी तरह बाहर निकलें। वाउचर अभी भी टाइप किए जाने के दौरान बनाया गया बैकअप अंतिम प्रविष्टियों को मिस कर सकता है, और कंपनी के खुले रहने के दौरान डेटा फ़ोल्डर की प्रतिलिपि बनाना लोगों द्वारा टैली डेटा को दूषित करने का सबसे आम तरीका है। यहां तीस सेकंड का धैर्य बाद में मरम्मत के घंटों को बचाता है।
फ़ोल्डरों की प्रतिलिपि बनाकर शुरुआत न करें. टैली में एक अंतर्निर्मित बैकअप होता है जो कंपनी को बिल्कुल वैसी ही पैक करता है, जैसी वह है, एक पोर्टेबल फ़ाइल में - और वह फ़ाइल वही है जिसे आपको सौंप देना चाहिए।
.tbk एक्सटेंशन के साथ एक एकल बैकअप फ़ाइल बनाता है - यह एक फ़ाइल पूरी कंपनी हैबैकअप को पेन ड्राइव या ट्रांसफर फ़ोल्डर में सेव करें। फ़ाइल नाम में आम तौर पर कंपनी का नाम होता है, इसलिए ग्राहक टैली खोले बिना इसे पहचान सकता है।
उस एक .tbk फ़ाइल में ग्राहक के पूरे खाते - बहीखाता, वाउचर, पार्टी विवरण, सब कुछ शामिल है। स्थानांतरण को रोकड़ बही सौंपने के समान ही सावधानी से करें।
कभी भी लाइव डेटा फ़ोल्डर को ईमेल न करें, और बाद में चैट डाउनलोड और ईमेल इनबॉक्स में असुरक्षित प्रतियां न छोड़ें - क्लाइंट द्वारा पुनर्स्थापना की पुष्टि करने के बाद अपनी ट्रांज़िट प्रतियां हटा दें।
क्लाइंट की मशीन पर बैकअप टैली के स्वयं के रिस्टोर के माध्यम से वापस चला जाता है, और एक नियम तय करता है कि यह बिल्कुल काम करता है या नहीं।
.tbk फ़ाइल पर इंगित करें और पुनर्स्थापना स्वीकार करेंसंस्करण नियम: केवल उसी टैली रिलीज़ या नए रिलीज़ में पुनर्स्थापित करें। नई रिलीज़ से लिया गया बैकअप पुरानी रिलीज़ में पुनर्स्थापित नहीं किया जा सकता - टैली डेटा केवल आगे माइग्रेट होता है। यदि क्लाइंट पुराने संस्करण पर है, तो उन्हें पहले टैली को अपडेट करना होगा, अन्यथा नहीं।
"पूरा" किया गया पुनर्स्थापना इस बात का प्रमाण नहीं है कि डेटा सही है। इसे साबित करने में दो मिनट लगाएँ।
बैकअप, ट्रांसफर और रिस्टोर पूरी जानकारी और इंस्टॉलेशन विवरण के साथ स्क्रीन पर लाइव दिखाया गया है।
Watch Full Videoएकल .tbk फ़ाइल बनाने के लिए टैली के स्वयं के बैकअप विकल्प (टैलीप्राइम में Alt+Y, ERP 9 में Alt+F3) का उपयोग करें, इसे पासवर्ड-सुरक्षित एन्क्रिप्टेड संग्रह में रखें, और पासवर्ड को एक अलग चैनल के माध्यम से भेजें। क्लाइंट इसे टैली के रिस्टोर विकल्प से पुनर्स्थापित करता है।
नहीं, टैली डेटा केवल आगे बढ़ता है। नई रिलीज़ से लिया गया बैकअप उसी रिलीज़ या नई रिलीज़ में पुनर्स्थापित किया जाना चाहिए। यदि क्लाइंट पीसी पुराना रिलीज़ चलाता है, तो पहले उस पीसी पर टैली को अपडेट करें।
वे ऐसा कर सकते हैं, लेकिन उन्हें ऐसा नहीं करना चाहिए - दोनों प्रतियां पूरी तरह से स्वतंत्र हैं और चुपचाप अलग हो जाएंगी। एक निर्यात एक हैंडओवर है. यदि दोनों पक्षों को समान लाइव डेटा देखना चाहिए, तो कंपनी को एक पीसी पर रहना चाहिए और दूसरे पक्ष को कॉपी के बजाय रिमोट एक्सेस मिलना चाहिए।