Une personne imprime 300 pages de documents personnels, une autre imprime le tout en couleur sur une seule face et, à la fin du mois, le bureau paie simplement la facture de papier et de toner sans poser de questions. PaperCut corrige ce problème. Il se trouve sur votre serveur d'impression, surveille chaque travail d'impression et vous donne des quotas, des règles, une version sécurisée et des rapports. Ce guide configure le système complet dans le bon ordre.
Avant PaperCut, une imprimante de bureau était un jeu d'enfant : pas de connexion, pas d'enregistrement, pas de limite. Après PaperCut, chaque tâche d'impression porte un nom : qui a imprimé, sur quelle imprimante, combien de pages, en couleur ou en noir et blanc, et combien cela coûte. La vidéo présente la configuration complète à l'écran ; cette page est le compagnon écrit, dans l'ordre exact qu'un technicien doit créer : installer, synchroniser les utilisateurs, définir des coûts de page honnêtes, regarder d'abord, puis les quotas et les règles, puis la publication sécurisée, puis les rapports. Sauter la commande est la façon dont les bureaux se retrouvent avec un personnel en colère et des numéros erronés.
PaperCut est un logiciel de gestion d'impression. Vous l'installez sur l'ordinateur qui fonctionne comme votre serveur d'impression - la machine sur laquelle tout le monde imprime sur les imprimantes partagées. À partir de ce moment, chaque tâche passant par ces files d’attente est enregistrée et vérifiée par rapport à vos règles avant que l’imprimante ne la voie. PaperCut peut compter le travail, le facturer à un compte d'utilisateur ou de service, le modifier (forcer l'impression recto verso, convertir la couleur en niveaux de gris), le conserver jusqu'à ce que le propriétaire le libère sur l'imprimante, ou l'arrêter lorsqu'un quota est épuisé. Deux éditions existent : PaperCut NG, que vous installez et exécutez vous-même, et PaperCut MF, qui ajoute un logiciel intégré aux imprimantes multifonctions pour le contrôle de libération et de copie sur le panneau de l'appareil. Le suivi de base, les quotas et les règles de ce guide sont les mêmes dans les deux cas.
Installez PaperCut sur la même machine Windows qui partage vos imprimantes de bureau, tandis que l'impression est silencieuse. Le programme d'installation ajoute les services PaperCut aux côtés de vos files d'attente existantes : vos imprimantes conservent leurs noms et pilotes, rien n'est repartagé. Après l'installation, la console d'administration s'ouvre dans un navigateur à l'adresse http://server-name:9191 sur votre réseau. Connectez-vous, terminez l'assistant de configuration et vérifiez immédiatement deux choses : chaque imprimante de bureau apparaît dans la liste Imprimantes et un test d'impression depuis n'importe quel PC apparaît dans le Journal des tâches avec le nom d'utilisateur correct. Si le journal des tâches est vide, corrigez d'abord ce problème - PaperCut ne peut contrôler que l'impression qui passe réellement par ce serveur, et une imprimante installée directement sur un PC par son adresse IP contourne complètement le serveur.
Un travail d'impression facturé à "inconnu" est inutile. Ouvrez Options > Synchronisation utilisateur/groupe et connectez PaperCut à la source que votre bureau utilise déjà : Active Directory dans la plupart des bureaux, ou LDAP, Google Workspace ou Microsoft Entra ID. PaperCut importe les utilisateurs et, tout aussi important, les groupes : Comptes, Ventes, RH, Étudiants. Les groupes sont ce qui rend le reste de ce guide facile, car presque tous les quotas, règles et rapports peuvent suivre le groupe au lieu d'une longue liste de noms. Configurez la synchronisation pour qu'elle s'exécute selon un calendrier afin qu'un nouveau participant apparaisse automatiquement et qu'une personne qui a quitté le bureau disparaisse également de la liste des imprimantes. Les personnes sans compte synchronisé - invités et visiteurs - sont traitées séparément, et vous trouverez un guide complet pour elles ci-dessous dans le modèle de liens FAQ de cette série.
Les quotas PaperCut sont conservés sous forme de solde monétaire, de sorte que le prix d'une page décide si vos limites semblent justes ou absurdes. Ouvrez chaque imprimante et définissez un profil de coût simple : une page A4 noir et blanc à votre coût réel (part papier plus toner, souvent autour de Rs 1 à 2 dans un bureau indien), couleur plusieurs fois plus élevée et une remise pour le recto verso - PaperCut facture par feuille côté logique que vous configurez, de sorte qu'un travail recto verso peut coûter moins cher par page que les mêmes pages recto. Faites ce calcul une fois, honnêtement, à partir de vos dernières factures de toner et de papier. Chaque rapport, quota et frais de service dans les guides ultérieurs est construit sur ces chiffres, et un coût de page erroné rend chacun d'entre eux faux.
Résistez à l’envie de bloquer les choses dès le premier jour. Exécutez PaperCut en mode suivi pur pendant deux semaines et lisez la section Rapports : pages par utilisateur, pourcentage de couleur, travaux les plus importants, imprimantes les plus occupées. Dans presque tous les bureaux, le même schéma apparaît : quelques utilisateurs et une ou deux habitudes (couleur par défaut, recto par défaut, travaux abandonnés réimprimés) créent la majeure partie du gaspillage. Ces deux semaines vous donnent de vrais chiffres pour la gestion, et elles vous protègent plus tard : quand quelqu'un juge votre quota injuste, le rapport d'avant l'existence du quota est votre réponse.
Allumez maintenant le contrôle, dans cet ordre. Tout d'abord, les règles indolores : un script d'impression qui force le recto verso et convertit les couleurs en niveaux de gris sur les imprimantes où cela est sûr - des économies instantanées, presque aucune plainte. Deuxièmement, la libération sécurisée de l'impression sur les imprimantes partagées, afin que les tâches attendent leur propriétaire au lieu de rester dans le bac de sortie. Troisièmement, les quotas : donnez à chaque groupe une allocation programmée (PaperCut l'ajoute automatiquement, par exemple un solde mensuel par utilisateur), définissez les comptes sur restreint pour que l'impression s'arrête à zéro et autorisez un petit découvert pour que personne ne soit bloqué au milieu d'un travail urgent. Chacun de ces trois a son propre guide détaillé dans cette série, car chacun a des paramètres faciles à tromper.
La dernière étape est l’habitude qui maintient le système en vie. Planifiez les trois rapports importants - résumé de l'impression par l'utilisateur, utilisation de l'imprimante et résumé du service ou du compte partagé - pour qu'ils vous parviennent mensuellement par e-mail au format PDF ou Excel, et examinez-les au cours d'une courte réunion. Sans cet examen, PaperCut se transforme tranquillement en un système que tout le monde utilise.
La vidéo installe PaperCut, synchronise les utilisateurs, définit le premier quota et affiche les rapports en direct – regardez-la avec ce guide.
▶️ Watch Full VideoOui, en pratique. PaperCut est neutre en termes de matériel : il gère les files d'attente d'impression sur votre serveur, il fonctionne donc avec HP, Canon, Epson, Brother, Ricoh et les flottes mixtes, à condition que l'imprimante utilise un pilote standard tel que PCL ou PostScript. PaperCut MF intègre en outre un logiciel dans les appareils multifonctions pris en charge pour le contrôle de la publication et de la copie sur le panneau, et cette prise en charge intégrée dépend du modèle.
Cela dépend du paramètre que vous choisissez. Si le compte est marqué Restreint, PaperCut arrête le travail et indique à l'utilisateur que son solde est terminé - pour les travaux en attente, le blocage se produit au moment de la libération. Si le compte n'est pas restreint, l'impression continue et le solde devient simplement négatif alors que tout est toujours enregistré. La plupart des bureaux utilisent des comptes restreints avec un léger découvert pour le personnel et des comptes sans restriction uniquement pour la direction.
Les travaux envoyés aux files d'attente sur ce serveur ne peuvent pas être imprimés lorsque le serveur lui-même est éteint, car le serveur est le chemin d'accès à l'imprimante - cela est vrai avec ou sans PaperCut. C'est pourquoi le serveur d'impression doit être une machine fiable, toujours active, traitée comme un serveur, avec la propre sauvegarde de PaperCut effectuée régulièrement, et non un ordinateur de bureau de rechange que quelqu'un éteint la nuit.