कोटा नियमों और रिपोर्टों के लिए पेपरकट संपूर्ण गाइड के साथ प्रिंटर के उपयोग को नियंत्रित करें

पेपरकट प्रिंट प्रबंधन सॉफ्टवेयर है। आप इसे उस कंप्यूटर पर स्थापित करते हैं जो आपके प्रिंट सर्वर के रूप में काम करता है - वह मशीन जिसके साझा प्रिंटर के माध्यम से हर कोई प्रिंट करता है। उस क्षण से, उन कतारों से गुजरने वाले प्रत्येक कार्य को प्रिंटर द्वारा देखे जाने से पहले आपके नियमों के अनुसार रिकॉर्ड और जांचा जाता है। पेपरकट कार्य को गिन सकता है, उसे किसी उपयोगकर्ता या विभाग के खाते में चार्ज कर सकता है, उसे बदल सकता है (डुप्लेक्स को मजबूर कर सकता है, रंग को ग्रेस्केल में परिवर्तित कर सकता है), उसे तब तक रोके रख सकता है जब तक कि मालिक उसे प्रिंटर पर जारी नहीं कर देता, या कोटा समाप्त होने पर उसे रोक देता है। दो संस्करण मौजूद हैं: PaperCut NG, जिसे आप स्वयं इंस्टॉल और चलाते हैं, और PaperCut MF, जो डिवाइस पैनल पर रिलीज़ और कॉपी नियंत्रण के लिए मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर के अंदर एम्बेडेड सॉफ़्टवेयर जोड़ता है। इस गाइड में मुख्य ट्रैकिंग, कोटा और नियम दोनों में समान हैं।

पेपरकट को उसी विंडोज़ मशीन पर स्थापित करें जो आपके कार्यालय प्रिंटर को साझा करती है, जबकि प्रिंटिंग शांत होती है। इंस्टॉलर आपकी मौजूदा कतारों के साथ पेपरकट सेवाओं को जोड़ता है - आपके प्रिंटर उनके नाम और ड्राइवर रखते हैं, कुछ भी दोबारा साझा नहीं किया जाता है। इंस्टालेशन के बाद, एडमिन कंसोल आपके नेटवर्क पर http://server-name:9191 ब्राउज़र में खुलता है। लॉग इन करें, सेटअप विज़ार्ड समाप्त करें, और तुरंत दो चीजें जांचें: प्रत्येक कार्यालय प्रिंटर प्रिंटर सूची में दिखाई देता है, और किसी भी पीसी से एक परीक्षण प्रिंट सही उपयोगकर्ता नाम के साथ जॉब लॉग में दिखाई देता है। यदि जॉब लॉग खाली है, तो पहले उसे ठीक करें - पेपरकट केवल उस प्रिंटिंग को नियंत्रित कर सकता है जो वास्तव में इस सर्वर से होकर गुजरती है, और अपने आईपी पते द्वारा सीधे पीसी पर स्थापित प्रिंटर सर्वर को पूरी तरह से बायपास कर देता है।

"अज्ञात" पर लगाया गया मुद्रण कार्य बेकार है। विकल्प > उपयोगकर्ता/समूह सिंक खोलें और पेपरकट को उस स्रोत से कनेक्ट करें जिसका उपयोग आपका कार्यालय पहले से ही कर रहा है - अधिकांश कार्यालयों में सक्रिय निर्देशिका, या LDAP, Google Workspace या Microsoft Entra ID। पेपरकट उपयोगकर्ताओं को आयात करता है और, उतना ही महत्वपूर्ण, समूह: खाते, बिक्री, मानव संसाधन, छात्र। समूह ही इस गाइड के बाकी हिस्सों को आसान बनाते हैं, क्योंकि लगभग हर कोटा, नियम और रिपोर्ट नामों की लंबी सूची के बजाय समूह का अनुसरण कर सकते हैं। सिंक को एक शेड्यूल पर चलने के लिए सेट करें ताकि एक नया जॉइनर स्वचालित रूप से दिखाई दे और कार्यालय छोड़ने वाला व्यक्ति प्रिंटर सूची से भी गायब हो जाए। बिना सिंक किए खाते वाले लोगों - मेहमानों और आगंतुकों - को अलग-अलग प्रबंधित किया जाता है, और इस श्रृंखला के एफएक्यू लिंक पैटर्न में नीचे उनके लिए एक पूर्ण मार्गदर्शिका है।

पेपरकट कोटा को धन संतुलन के रूप में रखा जाता है, इसलिए एक पृष्ठ की कीमत तय करती है कि आपकी सीमाएं उचित या बेतुकी लगती हैं या नहीं। प्रत्येक प्रिंटर खोलें और एक सरल लागत प्रोफ़ाइल सेट करें: आपकी वास्तविक लागत पर एक काला और सफेद A4 पेज (पेपर प्लस टोनर शेयर, अक्सर एक भारतीय कार्यालय में लगभग 1 से 2 रुपये), रंग कई गुना अधिक, और डुप्लेक्स के लिए छूट - आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए प्रति शीट साइड लॉजिक के लिए पेपरकट शुल्क, इसलिए दो तरफा काम की लागत एक ही पेज वाले समान पृष्ठों की तुलना में प्रति पेज कम हो सकती है। ईमानदारी से, अपने पिछले टोनर और पेपर बिल से एक बार यह गणित करें। बाद की गाइडों में प्रत्येक रिपोर्ट, कोटा और विभाग शुल्क इन नंबरों पर बनाया गया है, और एक गलत पृष्ठ लागत उनमें से प्रत्येक को गलत बना देती है।

पहले ही दिन चीजों को रोकने की इच्छा का विरोध करें। पेपरकट को दो सप्ताह के लिए शुद्ध ट्रैकिंग मोड में चलाएं और रिपोर्ट अनुभाग पढ़ें: प्रति उपयोगकर्ता पृष्ठ, रंग प्रतिशत, सबसे बड़ी नौकरियां, सबसे व्यस्त प्रिंटर। लगभग हर कार्यालय में एक ही पैटर्न दिखाई देता है - कुछ उपयोगकर्ता और एक या दो आदतें (डिफ़ॉल्ट रूप से रंग, डिफ़ॉल्ट रूप से एकल-पक्षीय, छोड़ी गई नौकरियां पुनर्मुद्रित) अधिकांश अपशिष्ट पैदा करती हैं। वे दो सप्ताह आपको प्रबंधन के लिए वास्तविक संख्याएँ देते हैं, और वे बाद में आपकी रक्षा करते हैं: जब कोई आपके कोटा को अनुचित कहता है, तो कोटा अस्तित्व में आने से पहले की रिपोर्ट आपका उत्तर होती है।

अब इसी क्रम में नियंत्रण चालू करें। सबसे पहले दर्द रहित नियम: एक प्रिंट स्क्रिप्ट जो डुप्लेक्स को मजबूर करती है और प्रिंटर पर रंग को ग्रेस्केल में परिवर्तित करती है जहां यह सुरक्षित है - तत्काल बचत, लगभग कोई शिकायत नहीं। दूसरा, साझा प्रिंटर पर सुरक्षित प्रिंट रिलीज़, ताकि नौकरियां आउटपुट ट्रे में बैठने के बजाय अपने मालिक की प्रतीक्षा करें। तीसरा, कोटा: प्रत्येक समूह को एक निर्धारित भत्ता दें (पेपरकट इसे स्वचालित रूप से जोड़ता है, उदाहरण के लिए प्रति उपयोगकर्ता मासिक शेष), खातों को प्रतिबंधित पर सेट करें ताकि प्रिंटिंग शून्य पर रुक जाए, और एक छोटे ओवरड्राफ्ट की अनुमति दें ताकि किसी को भी जरूरी काम के बीच में रोका न जाए। इस शृंखला में इन तीनों में से प्रत्येक की अपनी विस्तृत मार्गदर्शिका है, क्योंकि प्रत्येक की ऐसी सेटिंग्स हैं जिनमें गलती होना आसान है।