Beheer USB-apparaten in Office

Bepaal het beleid voordat u de tool aanraakt

Een USB-controletool dwingt alleen beslissingen af; het kan deze niet voor u nemen. Voordat u iets installeert, noteert u drie eenvoudige antwoorden op één pagina: welke apparaten worden geblokkeerd (onbekende USB-opslag – pen-drives en externe schijven die niemand bezit), wat toegestaan ​​blijft (de eigen vertrouwde schijven van het kantoor, plus toetsenborden, printers en scanners waarvan het dagelijkse werk afhankelijk is) en wie een uitzondering kan goedkeuren wanneer dringend werk een geblokkeerde schijf nodig heeft.

Installeer de server en implementeer de agenten: eerst een pilot

Device Control Plus werkt zoals de meeste ManageEngine-producten: één centrale server op een pc of server die aan blijft, en een kleine agent op elke kantoorcomputer. Het is de agent die het apparaat feitelijk blokkeert en rapporteert; de console stuurt alleen instructies. Installeer de server en implementeer vervolgens de agent met behulp van de console, precies zoals getoond in de video.

Opslag blokkeren, niet USB zelf

Het beleid dat in de video wordt opgesteld, blokkeert USB-opslag: pen-drives en externe harde schijven die gegevens kunnen meenemen. Het blokkeert de USB-poort zelf niet. Dat onderscheid geldt voor het hele spel: toetsenborden, muizen, printers en barcodescanners zijn verschillende apparaatklassen, en ze blijven werken terwijl onbekende opslag wordt gestopt.

Er is ook een middenweg die de tool ondersteunt: limietoverdrachten per bestandstype en bestandsgrootte. Documenten kunnen bijvoorbeeld worden verplaatst, maar grote archief- en videobestanden niet.

Stel de lijst met vertrouwde apparaten samen

Het blokkeren van al het onbekende werkt alleen als de schijven die het kantoor legitiem gebruikt, nog steeds werken. Device Control Plus houdt een lijst met vertrouwde apparaten bij: registreer alleen de pen-drives die het kantoor bezit, en die schijven werken op kantoor-pc's terwijl alle andere schijven geblokkeerd blijven.

Houd een snelle uitzonderingsroute aan voor dringend werk

Dringend werk zal gebeuren: een klant arriveert met bestanden op zijn eigen pen drive, of een presentatie staat op een schijf die niet op de vertrouwde lijst staat. Bepaal vooraf hoe dat wordt goedgekeurd: wie tijdelijke toegang mag verlenen, voor welke schijf en voor hoe lang. In de opzet van de video is deze uitzonderingsroute onderdeel van het beleid en geen bijzaak.

Zonder een snelle uitzonderingsroute stoppen mensen niet met werken. Ze vinden oplossingen, meestal persoonlijke e-mail en cloud-uploads, die dezelfde gegevens lekken zonder dat er gegevens zijn vastgelegd.

Zet de audit trail aan vanaf dag één

Elke plug-in moet een record achterlaten: welke gebruiker, op welke pc, welk apparaat heeft aangesloten en welke bestanden zijn gekopieerd. Device Control Plus rapporteert dit vanaf de console, en de video schakelt het audittraject in als onderdeel van de installatie – niet later, wanneer een incident je doet wensen dat het bestond.

Bekijk de rapporten regelmatig. Het record zelf doet het meeste werk: zodra het personeel weet dat plug-ins zijn geregistreerd, verschijnen onbekende schijven stilletjes niet meer.

Uitrollen in groepen en het beleid herzien

Zodra de pilotgroep schoon is, breidt u de uitrol afdeling voor afdeling uit, waarbij u de vertrouwde lijst en de uitzonderingsroute in de gaten houdt als er nieuwe apparaten en nieuw personeel arriveren.