Điều khiển thiết bị USB trong văn phòng

Quyết định chính sách trước khi chạm vào công cụ

Công cụ điều khiển USB chỉ thực thi các quyết định — nó không thể đưa ra quyết định cho bạn. Trước khi cài đặt bất kỳ thứ gì, hãy viết ra ba câu trả lời đơn giản trên một trang: thiết bị nào bị chặn (bộ lưu trữ USB không xác định — ổ bút và ổ đĩa ngoài không ai sở hữu), thiết bị nào được phép (ổ đĩa đáng tin cậy của chính văn phòng, cùng với bàn phím, máy in và máy quét mà công việc hàng ngày phụ thuộc vào) và ai có thể phê duyệt ngoại lệ khi công việc khẩn cấp cần ổ đĩa bị chặn.

Cài đặt máy chủ và triển khai tác nhân — Thí điểm trước tiên

Device Control Plus hoạt động giống như hầu hết các sản phẩm ManagedEngine: một máy chủ trung tâm trên PC hoặc máy chủ luôn hoạt động và một tác nhân nhỏ trên mỗi máy tính văn phòng. Tác nhân là thứ thực sự chặn thiết bị và báo cáo lại - bảng điều khiển chỉ gửi hướng dẫn cho nó. Cài đặt máy chủ, sau đó triển khai tác nhân bằng bảng điều khiển, chính xác như minh họa trong video.

Chặn bộ nhớ chứ không phải chính USB

Chính sách mà video xây dựng chặn bộ nhớ USB — ổ bút và ổ cứng ngoài có thể mang dữ liệu đi. Nó không chặn cổng USB. Sự khác biệt đó là toàn bộ trò chơi: bàn phím, chuột, máy in và máy quét mã vạch là các loại thiết bị khác nhau và chúng tiếp tục hoạt động trong khi bộ nhớ không xác định bị dừng.

Ngoài ra còn có một đường dẫn trung gian mà công cụ này hỗ trợ: giới hạn chuyển theo loại tệp và kích thước tệp — ví dụ: tài liệu có thể di chuyển nhưng tệp lưu trữ và video lớn thì không.

Xây dựng danh sách thiết bị đáng tin cậy

Việc chặn mọi thứ không xác định chỉ có tác dụng nếu các ổ đĩa mà văn phòng sử dụng hợp pháp vẫn hoạt động. Device Control Plus lưu giữ danh sách các thiết bị đáng tin cậy: chỉ đăng ký các ổ bút mà văn phòng sở hữu và các ổ đó hoạt động trên PC văn phòng trong khi mọi ổ khác vẫn bị chặn.

Duy trì lộ trình ngoại lệ nhanh chóng cho công việc khẩn cấp

Công việc khẩn cấp sẽ diễn ra — khách hàng đến với các tệp trên ổ đĩa bút của riêng mình hoặc bản trình bày nằm trên ổ đĩa không có trong danh sách đáng tin cậy. Quyết định trước cách thức phê duyệt: ai có thể cấp quyền truy cập tạm thời, cho ổ đĩa nào và trong bao lâu. Trong quá trình thiết lập video, lộ trình ngoại lệ này là một phần của chính sách chứ không phải là một giải pháp cân nhắc.

Nếu không có lộ trình ngoại lệ nhanh, mọi người sẽ không ngừng làm việc — họ tìm giải pháp thay thế, thường là email cá nhân và tải lên đám mây, làm rò rỉ cùng một dữ liệu mà không hề có bản ghi nào.

Bật quy trình kiểm tra ngay từ ngày đầu tiên

Mỗi plug-in phải để lại một bản ghi: người dùng nào, trên PC nào, đã cắm vào thiết bị nào và tệp nào đã được sao chép. Device Control Plus báo cáo điều này từ bảng điều khiển và video bật quá trình kiểm tra như một phần của quá trình thiết lập — không phải muộn hơn, khi một sự cố khiến bạn ước nó tồn tại.

Hãy thường xuyên xem lại báo cáo. Bản thân bản ghi thực hiện hầu hết công việc: khi nhân viên biết các plug-in đã được ghi lại, các ổ đĩa không xác định sẽ lặng lẽ ngừng xuất hiện.

Triển khai theo nhóm và xem xét chính sách

Sau khi nhóm thử nghiệm hoạt động ổn định, hãy mở rộng bộ phận triển khai theo từng bộ phận, luôn xem xét danh sách đáng tin cậy và lộ trình ngoại lệ khi có thiết bị mới và nhân viên mới đến.