تعاون المكاتب ذاتية الاستضافة - Nextcloud + OnlyOffice

فهم جزأي النظام

يوجد منتجان هنا، وليس منتجًا واحدًا. Nextcloud هو القاعدة الرئيسية: فهو يخزن الملفات ويدير المستخدمين والأذونات ويتولى المشاركة. OnlyOffice Docs هو خادم مستندات منفصل يستدعيه Nextcloud عندما يفتح شخص ما ملفًا للتحرير. كلاهما مجاني ومفتوح المصدر لهذا الاستخدام، ويمنحان معًا مكتبًا صغيرًا تجربة Google Workspace أو Microsoft 365 - على جهاز كمبيوتر مكتبي أو NAS أو VPS مستأجر تملكه وتتحكم فيه، بدون فاتورة شهرية لكل مستخدم.

اطلع على ما يحصل عليه المكتب فعليًا

يمنح تسجيل الدخول الواحد لكل موظف منطقة ملفات خاصة ومجلدات أقسام مشتركة ومحرر مكتب مناسبًا يفتح ويحفظ ملفات Word وExcel وPowerPoint الحقيقية. يمكن لشخصين أو ثلاثة أشخاص تحرير نفس المستند في نفس الوقت ورؤية بعضهم البعض يعملون. تتم مزامنة الملفات مع أجهزة الكمبيوتر المكتبية من خلال تطبيق سطح المكتب، ويتم الحصول على الصور وعمليات المسح الضوئي من تطبيق الهاتف، كما يتم تضمين سجل إصدار الملف. ويتم تضمين التقويم وجهات الاتصال ومزامنتها مع الهواتف. بالنسبة للمكتب النموذجي - الرسائل والاقتباسات وجداول البيانات والمستندات الممسوحة ضوئيًا - يغطي هذا العمل اليومي بالكامل.

اليوم الأول: المجموعات ومجلدات المجموعة ونمط تسمية واحد

إن خيارات الإعداد التي تضر المكاتب ليست فنية على الإطلاق، بل هي تنظيمية. حددها قبل أن يبدأ الموظفون في التحميل، لأن تغييرها لاحقًا يعني نقل ملفات الجميع. قم بإنشاء مجموعة واحدة لكل قسم قبل إنشاء حسابات المستخدمين. استخدم مجلدات المجموعة للأقسام والمجلدات الشخصية للعمل الشخصي - لا تخلط بين الاثنين أبدًا. والاتفاق على نمط تسمية واحد للمجلدات والملفات، بحيث يتم تدوينه بحيث يمكن للجميع رؤيته.

احتفظ بحسابات المشرف منفصلة وقم بتعيين الحصص

يجب على الشخص الذي يدير الخادم أن يحتفظ بحساب يومي عادي لعمله - حساب المسؤول مخصص للإدارة فقط. ثم قم بتعيين حصة تخزين لكل مستخدم، بحيث لا يمكن لمجموعة الفيديو الخاصة بشخص واحد أن تملأ قرص المكتب بصمت. يعمل هذان القراران الصغيران على منع المشكلتين الأكثر شيوعًا في المكاتب الصغيرة: التغييرات العرضية التي يتم إجراؤها باستخدام حقوق المسؤول، وقرص ممتلئ لم يتوقع أحد حدوثه.

قم بتعيين قواعد المشاركة خارج المكتب

يمكن مشاركة أي شيء خارج المكتب باستخدام رابط - وهذا هو بالضبط ما تريده للعملاء والموردين - ولكن يجب أن يحمل كل رابط خارجي كلمة مرور وتاريخ انتهاء الصلاحية. داخل المكتب، تتبع المشاركة مجموعات الأقسام من الخطوة 3، بحيث يرى الشخص المجلدات الخاصة بفريقه ولا شيء خارجها. قم بتعيين هذه القواعد مرة واحدة، في اليوم الأول، بدلاً من إصلاح المشاركات الفردية لشكوى واحدة في كل مرة.

توصيل الموظفين: المتصفح، ومزامنة سطح المكتب، وتطبيقات الهاتف

يصل الموظفون إلى النظام بثلاث طرق: من خلال المتصفح من أي جهاز كمبيوتر، ومن خلال تطبيق مزامنة سطح المكتب الذي يحافظ على توافق مجلدات أجهزة الكمبيوتر المكتبية مع الخادم، ومن خلال تطبيق الهاتف للحصول على الصور وعمليات المسح الضوئي والوصول السريع إلى الملفات. قم بطرح هذه الأقسام قسمًا تلو الآخر، باستخدام المجموعات التي أنشأتها بالفعل - وعندما يقول شخص ما "لقد حذفت ملفًا"، تحقق من سجل الإصدارات أولاً: عادةً ما يحل المشكلة خلال دقيقة واحدة.

قم بتشغيله من شهر لآخر — واعرف الحدود الصادقة

شهر واقعي لمكتب مكون من 10 إلى 30 شخصًا: قم بتطبيق Nextcloud وتحديثات النظام مرة واحدة، وألق نظرة سريعة على تقرير النسخ الاحتياطي، وقم بإضافة أو إزالة مستخدم أو اثنين، والإجابة على طلب الملف المحذوف العرضي. قم بتخصيص ما يقرب من ساعتين إلى أربع ساعات شهريًا من وقت الشخص المختص بمجرد استقرار النظام. يخدم الخادم الحديث المتواضع (4 مراكز، وذاكرة الوصول العشوائي (RAM) سعة 8 جيجابايت، وتخزين SSD) هذا الحجم من المكتب بشكل مريح للقيام بأعمال المستندات العادية.

والحدود الصادقة: يحل هذا النظام محل تخزين Drive/OneDrive والمشاركة على نمط Dropbox وجزء تحرير المستندات في Google Workspace أو Microsoft 365. وهو لا يحل محل استضافة البريد الإلكتروني الخاص بك - Nextcloud ليس خادم بريد، وتطبيق البريد الخاص به هو مجرد عارض لصناديق البريد المستضافة في مكان آخر. احتفظ بالبريد الإلكتروني حيث هو بالفعل. اختبار الملاءمة قصير: ما يقرب من 5 إلى 50 شخصًا، معظمهم يعملون في المستندات المكتبية، وشخص فني يرغب في امتلاك الخادم. إذا لم يكن هناك من يتحمل المسؤولية عن ذلك، فإن الخدمة المُدارة هي الحل الصادق.