自托管 Office 协作 - Nextcloud + OnlyOffice

了解系统的两部分

这里有两种产品，而不是一种。 Nextcloud 是大本营：它存储文件、管理用户和权限以及处理共享。 OnlyOffice Docs 是一个单独的文档服务器，只要有人打开文件进行编辑，Nextcloud 就会调用它。对于此用途，两者都是免费且开源的，它们共同为小型办公室提供了 Google Workspace 或 Microsoft 365 体验 - 在您拥有和控制的办公室 PC、NAS 或租用的 VPS 上，无需按用户每月付费。

看看办公室实际得到了什么

一次登录即可为每位员工提供私人文件区域、共享部门文件夹以及可打开和保存真实 Word、Excel 和 PowerPoint 文件的适当办公室编辑器。两三个人可以同时编辑同一个文档并看到彼此的工作情况。文件通过桌面应用程序同步到办公室电脑，照片和扫描件来自手机应用程序，并且内置文件版本历史记录。日历和联系人也包含在内并同步到手机。对于典型的办公室——信件、报价单、电子表格、扫描文档——这完全涵盖了日常工作。

第一天：组、组文件夹和一种命名样式

损害办公室的设置选择从来都不是技术性的——而是组织性的。在工作人员开始上传之前决定它们，因为稍后更改它们意味着移动每个人的文件。 在创建用户帐户之前为每个部门创建一个组。 将组文件夹用于部门，将个人文件夹用于个人工作 - 切勿将两者混合使用。并就文件夹和文件的一种命名风格达成一致，并写在每个人都可以看到的地方。

将管理员帐户分开并设置配额

管理服务器的人仍应为自己的工作保留一个正常的日常帐户 - 管理员帐户仅用于管理。然后设置每个用户的存储配额，这样一个人的视频收藏就无法默默地填满办公室磁盘。这两个小决定可以防止小型办公室中两个最常见的问题：使用管理员权限进行的意外更改以及没人发现磁盘已满。

设置办公室外共享规则

任何内容都可以通过链接在办公室外共享 - 对于客户和供应商来说这正是您想要的 - 但每个外部链接都应带有密码和到期日期。在办公室内，共享遵循步骤 3 中的部门组，因此一个人只能看到自己团队的文件夹，而除此之外什么也看不到。在第一天就设置一次这些规则，而不是一次解决个人分享的一个投诉。

连接员工：浏览器、桌面同步和手机应用

工作人员可以通过三种方式访问系统：通过任何计算机的浏览器、通过使办公室电脑文件夹与服务器保持同步的桌面同步应用以及通过手机应用进行照片、扫描和快速文件访问。使用您已经创建的组逐个部门地推出这些内容 - 当有人说“我删除了一个文件”时，请先检查版本历史记录：通常会在一分钟内解决问题。

按月运行——并了解诚实的限制

对于 10 到 30 人的办公室来说，一个现实的月份：应用一次 Nextcloud 和系统更新，浏览备份报告，添加或删除一两个用户，并回答偶尔删除文件的请求。系统稳定后，预算大约每月两到四个小时的主管人员的时间。一台适度的现代服务器（4 核、8 GB RAM、SSD 存储）可以轻松地为这种规模的办公室提供正常的文档工作。

诚实的限制：该系统取代了 Drive/OneDrive 存储、Dropbox 式共享以及 Google Workspace 或 Microsoft 365 的文档编辑部分。它不会取代您的电子邮件托管 - Nextcloud 不是邮件服务器，其邮件应用程序只是其他地方托管的邮箱的查看器。将电子邮件保留在原来的位置。适合性测试很短：大约 5 到 50 人，大多数人从事办公室类型的文档工作，还有愿意拥有服务器的技术人员。如果没有人可以为此负责，那么托管服务就是诚实的答案。