セルフホスト型 Office コラボレーション - Nextcloud + OnlyOffice

システムの 2 つの部分を理解する

ここには 1 つではなく 2 つの製品があります。 Nextcloud はホームベースです。ファイルを保存し、ユーザーと権限を管理し、共有を処理します。 OnlyOffice Docs は、誰かが編集のためにファイルを開くたびに Nextcloud が呼び出す別のドキュメント サーバーです。どちらも無料でオープンソースであり、これらを組み合わせることで、小規模オフィスに Google Workspace または Microsoft 365 エクスペリエンスを提供します。オフィスの PC、NAS、または所有および管理するレンタル VPS 上で、ユーザーごとの月額料金は発生しません。

オフィスが実際に何を得るかをご覧ください

1 回のログインで、すべてのスタッフ メンバーにプライベート ファイル領域、共有部門フォルダ、および実際の Word、Excel、PowerPoint ファイルを開いて保存する適切な Office エディタが提供されます。 2 人または 3 人が同じドキュメントを同時に編集し、お互いの作業を確認できます。ファイルはデスクトップ アプリを介してオフィスの PC に同期され、写真とスキャンは電話アプリから取得され、ファイルのバージョン履歴が組み込まれています。カレンダーと連絡先が含まれており、電話に同期されます。一般的なオフィス (手紙、見積書、スプレッドシート、スキャンした文書) の場合、これで日常業務を完全にカバーできます。

1 日目: グループ、グループ フォルダー、および 1 つの命名スタイル

オフィスに悪影響を与えるセットアップの選択は決して技術的なものではなく、組織的なものです。後で変更すると全員のファイルを移動することになるため、スタッフがアップロードを開始する前に決定してください。ユーザーアカウントを作成する前に部門ごとに 1 つのグループを作成します。 部門にはグループ フォルダを使用し、個人の仕事には個人フォルダを使用します。この 2 つを決して混合しないでください。また、フォルダとファイルの 1 つの命名スタイル に同意し、誰もが見える場所に書き留めてください。

管理者アカウントを分離し、クォータを設定する

サーバーを管理する人は、自分の作業用に通常の日常アカウントを保持する必要があります。管理者アカウントは管理のみを目的としています。次にユーザーごとのストレージ割り当てを設定して、1 人のビデオ コレクションがオフィスのディスクを黙っていっぱいにすることがないようにします。これら 2 つの小さな決定により、小規模オフィスで最も一般的な 2 つの問題、つまり管理者権限で行われた誤った変更と、誰も予見していなかったディスクがいっぱいになるという問題を防ぐことができます。

オフィス外の共有ルールを設定する

クライアントやベンダーにとっては、リンクを使用してあらゆるものを外部に共有できますが、すべての外部リンクにはパスワードと有効期限が必要です。オフィス内では、ステップ 3 の部門グループに従って共有が行われるため、ユーザーには自分のチームのフォルダーのみが表示され、それ以降は何も表示されません。これらのルールは、個別の株式の苦情を一度に 1 つずつ修正するのではなく、初日に 1 回だけ設定します。

スタッフとつながる: ブラウザ、デスクトップ同期、電話アプリ

スタッフは 3 つの方法でシステムにアクセスします。どのコンピュータからでもブラウザを使用する方法、オフィスの PC フォルダをサーバーと同期させるデスクトップ同期アプリを使用する方法、写真、スキャン、ファイルへの素早いアクセスを行うための電話アプリを使用する方法です。すでに作成したグループを使用して、これらを部門ごとに展開します。そして、誰かが「ファイルを削除した」と言ったら、まずバージョン履歴を確認してください。通常、問題は 1 分で解決します。

毎月実行して、正直な限界を知る

10 ～ 30 人のオフィスにとって現実的な 1 か月: Nextcloud とシステムのアップデートを 1 回適用し、バックアップ レポートを確認し、ユーザーを 1 人か 2 人追加または削除し、時折ファイルの削除要求に応答します。システムが安定したら、 有能な人材の時間をおよそ毎月 2 ～ 4 時間 予算に計上します。控えめな最新サーバー (4 コア、8 GB RAM、SSD ストレージ) は、通常の文書作業を行うこの規模のオフィスに快適に対応します。

そして正直な制限: このシステムは、Drive/OneDrive ストレージ、Dropbox スタイルの共有、Google Workspace や Microsoft 365 のドキュメント編集部分を置き換えるものです。電子メール ホスティングを置き換えない — Nextcloud はメール サーバーではなく、そのメール アプリは、別の場所でホストされているメールボックスのビューアにすぎません。電子メールを既存の場所に保管します。適合性テストは短時間で行われます。参加者はおよそ 5 ～ 50 名で、ほとんどがオフィス タイプの文書を扱う作業を行っており、サーバーを所有する意欲のある技術者が参加します。誰も責任を負えない場合、マネージド サービスが正直な答えです。