स्व-होस्टेड कार्यालय सहयोग - नेक्स्टक्लाउड + ओनलीऑफिस

सिस्टम के दो हिस्सों को समझें

यहां एक नहीं, बल्कि दो उत्पाद हैं। नेक्स्टक्लाउड होम बेस है: यह फ़ाइलों को संग्रहीत करता है, उपयोगकर्ताओं और अनुमतियों को प्रबंधित करता है, और साझाकरण को संभालता है। ओनलीऑफिस डॉक्स एक अलग दस्तावेज़ सर्वर है जिसे नेक्स्टक्लाउड तब कॉल करता है जब कोई संपादन के लिए फ़ाइल खोलता है। इस उपयोग के लिए दोनों स्वतंत्र और खुले स्रोत हैं, और साथ में वे एक छोटे कार्यालय को Google वर्कस्पेस या Microsoft 365 अनुभव देते हैं - एक कार्यालय पीसी, एक एनएएस या एक किराए के वीपीएस पर जो आपके स्वामित्व और नियंत्रण में है, प्रति उपयोगकर्ता मासिक बिल के बिना।

देखें कि कार्यालय को वास्तव में क्या मिलता है

एक लॉगिन प्रत्येक स्टाफ सदस्य को एक निजी फ़ाइल क्षेत्र, साझा विभाग फ़ोल्डर और एक उचित कार्यालय संपादक देता है जो वास्तविक वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट फ़ाइलों को खोलता और सहेजता है। दो या तीन लोग एक ही समय में एक ही दस्तावेज़ को संपादित कर सकते हैं और एक-दूसरे को काम करते हुए देख सकते हैं। फ़ाइलें डेस्कटॉप ऐप के माध्यम से कार्यालय पीसी से सिंक होती हैं, फ़ोटो और स्कैन फ़ोन ऐप से आते हैं, और फ़ाइल संस्करण इतिहास अंतर्निहित होता है। कैलेंडर और संपर्क शामिल होते हैं और फ़ोन से सिंक होते हैं। एक सामान्य कार्यालय के लिए - पत्र, उद्धरण, स्प्रेडशीट, स्कैन किए गए दस्तावेज़ - यह दैनिक कार्य को पूरी तरह से कवर करता है।

पहला दिन: समूह, समूह फ़ोल्डर और एक नामकरण शैली

कार्यालयों को नुकसान पहुंचाने वाले सेटअप विकल्प कभी भी तकनीकी नहीं होते - वे संगठनात्मक होते हैं। स्टाफ द्वारा अपलोड करना शुरू करने से पहले उन्हें तय कर लें, क्योंकि बाद में उन्हें बदलने का मतलब है सभी की फाइलों को इधर-उधर करना। उपयोगकर्ता खाते बनाने से पहले प्रति विभाग एक समूह बनाएं। विभागों के लिए समूह फ़ोल्डर्स और व्यक्तिगत कार्यों के लिए व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स का उपयोग करें - दोनों को कभी न मिलाएं। और फ़ोल्डरों और फ़ाइलों के लिए एक नामकरण शैली पर सहमति व्यक्त करें, जिसे नीचे लिखा जाए ताकि हर कोई इसे देख सके।

एडमिन अकाउंट को अलग रखें और कोटा सेट करें

जो व्यक्ति सर्वर का प्रबंधन करता है, उसे अभी भी अपने काम के लिए एक सामान्य दैनिक खाता रखना चाहिए - व्यवस्थापक खाता केवल प्रशासन के लिए है। फिर प्रति उपयोगकर्ता एक भंडारण कोटा निर्धारित करें, ताकि एक व्यक्ति का वीडियो संग्रह चुपचाप कार्यालय डिस्क को न भर सके। ये दो छोटे निर्णय छोटे-कार्यालय की दो सबसे आम समस्याओं को रोकते हैं: व्यवस्थापक अधिकारों के साथ किए गए आकस्मिक परिवर्तन, और एक पूर्ण डिस्क जिसे किसी ने आते नहीं देखा।

कार्यालय के बाहर के लिए साझाकरण नियम सेट करें

किसी भी चीज़ को कार्यालय के बाहर एक लिंक के साथ साझा किया जा सकता है - ग्राहकों और विक्रेताओं के लिए यह वही है जो आप चाहते हैं - लेकिन प्रत्येक बाहरी लिंक में एक पासवर्ड और एक समाप्ति तिथि होनी चाहिए। कार्यालय के अंदर, साझाकरण चरण 3 से विभाग समूहों का अनुसरण करता है, इसलिए एक व्यक्ति अपनी टीम के फ़ोल्डर्स देखता है और इसके अलावा कुछ भी नहीं देखता है। एक समय में एक ही शिकायत साझा करने के बजाय, इन नियमों को पहले ही दिन एक बार निर्धारित करें।

कर्मचारियों को कनेक्ट करें: ब्राउज़र, डेस्कटॉप सिंक और फ़ोन ऐप्स

कर्मचारी सिस्टम तक तीन तरीकों से पहुंचते हैं: किसी भी कंप्यूटर से ब्राउज़र में, डेस्कटॉप सिंक ऐप के माध्यम से जो ऑफिस पीसी फ़ोल्डरों को सर्वर के साथ कदम में रखता है, और फ़ोटो, स्कैन और त्वरित फ़ाइल एक्सेस के लिए फोन ऐप के माध्यम से। आपके द्वारा पहले से बनाए गए समूहों का उपयोग करके इन्हें विभाग दर विभाग रोल आउट करें - और जब कोई कहता है "मैंने एक फ़ाइल हटा दी है", तो पहले संस्करण इतिहास की जांच करें: यह आमतौर पर एक मिनट में समस्या का समाधान करता है।

इसे महीने-दर-महीने चलाएं - और ईमानदार सीमाएं जानें

10 से 30 व्यक्तियों के कार्यालय के लिए एक यथार्थवादी महीना: नेक्स्टक्लाउड और सिस्टम अपडेट को एक बार लागू करें, बैकअप रिपोर्ट पर नज़र डालें, एक या दो उपयोगकर्ताओं को जोड़ें या हटाएं, और कभी-कभी हटाए गए फ़ाइल अनुरोध का उत्तर दें। एक बार सिस्टम व्यवस्थित हो जाने पर एक सक्षम व्यक्ति के लिए लगभग महीने में दो से चार घंटे समय का बजट बनाएं। एक मामूली आधुनिक सर्वर (4 कोर, 8 जीबी रैम, एसएसडी स्टोरेज) उस आकार के कार्यालय में सामान्य दस्तावेज़ कार्य आराम से करता है।

और ईमानदार सीमाएं: यह सिस्टम ड्राइव/वनड्राइव स्टोरेज, ड्रॉपबॉक्स-शैली साझाकरण और Google वर्कस्पेस या माइक्रोसॉफ्ट 365 के दस्तावेज़ संपादन भाग को प्रतिस्थापित करता है। यह आपके ईमेल होस्टिंग को प्रतिस्थापित नहीं करता है - नेक्स्टक्लाउड एक मेल सर्वर नहीं है, और इसका मेल ऐप केवल कहीं और होस्ट किए गए मेलबॉक्स के लिए एक दर्शक है। ईमेल वहीं रखें जहां वह पहले से है. फिट परीक्षण छोटा है: लगभग 5 से 50 लोग, अधिकांश कार्यालय-प्रकार के दस्तावेज़ों में काम करते हैं, और कोई तकनीकी व्यक्ति जो सर्वर का मालिक बनने का इच्छुक है। यदि इसके लिए कोई जिम्मेदार नहीं हो सकता है, तो एक प्रबंधित सेवा ही इसका ईमानदार उत्तर है।