I-convert ang OST sa PST na Libre

Unang Unawain Kung Ano Talaga ang OST File

Ang OST ay hindi ang iyong mailbox. Ito ay isang lokal na cache — isang gumaganang kopya na pinapanatili ng Outlook sa iyong disk upang makapagbasa at makapaghanap ka ng mail nang mabilis, at maging offline. Ginagawa ito ng Outlook para sa Exchange, Microsoft 365 at IMAP na mga account, at nananatili itong permanenteng naka-link sa dalawang bagay: ang Outlook profile kung saan ito ginawa, at ang account sa server.

Ang PST ay ang kabaligtaran na ideya — isang portable data file na maaari mong kopyahin, i-back up at buksan sa anumang Outlook profile. Ang portability na iyon ang eksaktong dahilan kung bakit umiiral ang conversion, at ito rin ang dahilan kung bakit nagiging problema lang ang pag-convert sa isang partikular na sitwasyon, na sakop sa susunod na hakbang.

Patakbuhin ang Pagsusulit na Nagpapasya sa Lahat

Bago subukan ang anumang paraan, sagutin ang isang tanong: binubuksan pa rin ba ng orihinal na Outlook profile ang OST na ito? Buksan ang Outlook at pumunta sa File → Account Settings → Account Settings. Sa tab na Email, hanapin ang account na kinabibilangan ng OST. Sa tab na Mga File ng Data, kumpirmahin na ipinapakita ng parehong account ang .ost file nito.

Pagkatapos ay halos kumpirmahin ito: idiskonekta ang internet — i-unplug ang cable o i-off ang Wi-Fi — at simulan ang Outlook. Kung bubuksan ng Cached Exchange Mode ang iyong mailbox at maaari kang mag-browse ng mga lumang folder at magbasa ng mga mensahe offline, mababasa pa rin ng Outlook ang buong cache. Buhay ang iyong OST, at gumagana ang bawat libreng ruta sa ibaba.

Tapusin ang Pag-sync Bago Mo I-export ang Anuman

Ang pag-export ay maaari lamang maglaman ng kung ano talaga ang hawak ng OST. Kung ang Outlook ay itinakda na panatilihin lamang ang huling ilang buwan ng mail sa PC na ito, ang mas lumang mail ay hindi kailanman na-download — at hindi maaaring i-export hanggang sa ito ay ma-export.

Pumunta sa File → Mga Setting ng Account → Mga Setting ng Account, buksan ang iyong account at piliin ang Baguhin. I-drag ang slider na I-download ang email mula sa nakaraan sa Lahat. I-restart ang Outlook at panoorin ang status bar hanggang sa sabihin nito na ang mga folder ay napapanahon — sa isang malaking mailbox na ito ay maaaring tumagal nang real time, kaya iwanan ang PC na nakasaksak at nagsi-sync. Pagkatapos lamang simulan ang pag-export.

Unang Ruta — I-export sa PST Mula sa Working Profile

Ito ang kumpletong conversion, at ito ay isang built-in na Outlook wizard — hindi isang trick at hindi isang tool. Pumunta sa File → Open & Export → Import/Export at piliin ang Export to a file. Pagkatapos ay piliin ang Outlook Data File (.pst).

Piliin ang pinakatuktok na linya ng iyong mailbox — pangalan ng iyong account, hindi ang Inbox — at lagyan ng tsek ang Isama ang mga subfolder. Piliin kung saan mapupunta ang PST: mas ligtas ang ibang drive mula sa OST, at ang isang simpleng pangalan tulad ng mailbox-backup.pst ay natalo sa default. Kung nagbabala ang Outlook na mayroon nang file, nag-e-export ka sa mas naunang pagsubok - pumili ng bagong pangalan sa halip na mag-overwrit. I-click ang Tapos na at hayaan itong tumakbo hanggang sa dulo; huwag isara ang Outlook sa kalagitnaan ng pag-export.

Ikalawang Ruta — I-archive ang Mas Lumang Mail sa PST

Hindi mo palaging kailangan ang buong mailbox bilang isang PST. Kung ang trabaho ay nakakakuha ng mga lumang taon - bago ang isang mailbox cleanup, isang pagbabago ng trabaho, o ibalik ang isang laptop - ang pag-archive ay mas magaan kaysa sa isang buong pag-export. Pumunta sa File → Info → Tools at piliin ang Linisin ang mga lumang item (sa ilang bersyon ay makikita ito sa ilalim ng Cleanup Tools, pagkatapos ay Archive).

Piliin ang I-archive ang folder na ito at lahat ng mga subfolder, itakda ang I-archive ang mga item na mas luma pa sa sa iyong petsa — ang simula ng nakaraang taon ay isang karaniwang matino na pagpipilian — at suriin ang Archive file na landas bago mo i-click ang OK. Bilang default, dumarating ang archive dito:

C:\Users\YourName\Documents\Outlook Files\archive.pst

The result is a normal PST — archive.pst — that you own completely, and it appears in your folder pane like a second mailbox. AutoArchive can repeat the same job on a schedule: you will find it under File → Options → Advanced → AutoArchive Settings, and each folder can override the rule from its own Properties.

Ang Orphaned OST — at Kung Ano ang Talagang Ibinibigay sa Iyo ng Mga "Libreng" Converter Tools

Ang mga third-party na OST converter ay umiiral para sa eksaktong isang lehitimong dahilan: ang naulilang OST, na tinatanggihan ng Outlook na buksan. Ngunit maging malinaw tungkol sa salitang "libre" — ang kanilang mga libreng bersyon ay mga pagsubok, hindi mga libreng tool. Ang pattern ay halos palaging pareho: ang pag-scan sa OST at pag-preview ng iyong mga folder at mensahe ay libre, at ang bahaging iyon ay talagang kapaki-pakinabang, dahil pinatutunayan nito na ang iyong data ay talagang nasa loob ng file. Ang pag-export sa isang PST ay kung saan ang limitasyon — kadalasan ay isang maliit na bilang lamang ng mga item sa bawat folder, o isang maliit na kabuuang sukat ng sukat — hanggang sa magbayad ka para sa isang lisensya.

Huwag magtiwala sa talahanayan ng tampok; subukan ito. Gumawa ng kopya ng iyong OST, ituro ang tool dito, at mag-export ng isang maliit na folder na alam mo ang eksaktong bilang ng item — magsabi ng eksaktong 100 mensahe. Buksan ang resultang PST at bilangin kung ano ang dumating. Sinasabi sa iyo ng nag-iisang eksperimento na iyon ang tunay na limitasyon sa bawat folder, kung mabubuhay ang mga attachment, at kung napanatili ang istraktura ng folder — sampung minuto, walang pera, walang mga sorpresa mamaya sa isang 40 GB na mailbox.

I-verify ang Bagong PST Bago Mo Ito Pagkatiwalaan

Ang tapos na pag-export ay hindi isang na-verify na pag-export. Gamitin ang File → Open & Export → Open Outlook Data File at buksan ang bagong PST mismo. Suriin ang tatlong bagay: ang pinakalumang folder na mahalaga sa iyo, ang pinakabagong mail, at isang mensahe na may malaking attachment. Ihambing ang isang bilang ng folder o dalawa sa live na mailbox — dapat silang tumugma. Pagkatapos ay isara muli ang file: i-right-click ang pangalan nito sa pane ng folder at piliin ang Isara.

Para sa napakalaking mailbox, ang isang higanteng PST ay isang marupok na bagay — mabagal na buksan, masakit na kopyahin, at isang katiwalian ang nakakaapekto sa lahat. Sa halip, patakbuhin ang wizard, gamit ang button na Filter upang limitahan ayon sa petsa ng natanggap: isang PST bawat taon. Mas madaling i-verify, iimbak at i-restore ang ilang medium file kaysa sa isang halimaw.