Безкоштовно конвертуйте OST у PST

Спочатку зрозумійте, що таке OST-файл насправді

OST — це не ваша поштова скринька. Це локальний кеш — робоча копія, яку Outlook зберігає на вашому диску, щоб ви могли швидко читати та шукати пошту та навіть працювати в режимі офлайн. Outlook створює його для облікових записів Exchange, Microsoft 365 і IMAP, і він залишається постійно пов’язаним із двома речами: профілем Outlook, у якому його було створено, та обліковим записом на сервері.

Протилежною ідеєю є PST — портативний файл даних, який можна копіювати, створювати резервні копії та відкривати в будь-якому профілі Outlook. Саме завдяки цій переносимості існує конверсія, а також тому конверсія стає проблемою лише в одній конкретній ситуації, про яку йдеться в наступному кроці.

Виконайте тест, який вирішує все

Перш ніж спробувати будь-який метод, дайте відповідь на одне запитання: чи вихідний профіль Outlook все ще відкриває цей OST? Відкрийте Outlook і перейдіть до Файл → Параметри облікового запису → Параметри облікового запису. На вкладці Електронна пошта знайдіть обліковий запис, якому належить OST. На вкладці Файли даних переконайтеся, що той самий обліковий запис відображає свій файл .ost.

Потім підтвердьте це практично: від’єднайте Інтернет — від’єднайте кабель або вимкніть Wi-Fi — і запустіть Outlook. Якщо в режимі кешування Exchange відкривається ваша поштова скринька, і ви можете переглядати старі папки та читати повідомлення в режимі офлайн, Outlook усе ще може читати весь кеш. Ваш OST живий, і всі безкоштовні маршрути нижче працюють.

Завершіть синхронізацію, перш ніж щось експортувати

Експорт може містити лише те, що фактично містить OST. Якщо Outlook налаштовано на зберігання лише пошти за останні кілька місяців на цьому комп’ютері, старіша пошта ніколи не завантажувалася — і її неможливо експортувати, доки не буде завантажено.

Перейдіть до Файл → Параметри облікового запису → Параметри облікового запису, відкрийте свій обліковий запис і виберіть Змінити. Перетягніть повзунок Завантажити електронну пошту з минулого до Усі. Перезапустіть Outlook і спостерігайте за рядком стану, доки не з’явиться повідомлення про те, що папки оновлені — у великій поштовій скриньці це може зайняти реальний час, тому залиште комп’ютер підключеним і синхронізуйте. Тільки після цього починайте експорт.

Шлях один — експорт у PST із робочого профілю

Це повне перетворення, і це вбудований майстер Outlook — не трюк і не інструмент. Перейдіть до Файл → Відкрити та експортувати → Імпорт/Експорт і виберіть Експортувати у файл. Потім виберіть Файл даних Outlook (.pst).

Виберіть самий верхній рядок вашої поштової скриньки — назву вашого облікового запису, а не папку «Вхідні» — і встановіть прапорець біля Включити підпапки. Виберіть, куди буде зберігатися PST: диск, відмінний від OST, безпечніший, а звичайна назва, як-от mailbox-backup.pst, краще за замовчуванням. Якщо Outlook попереджає, що файл уже існує, ви експортуєте з попередньої спроби — виберіть нове ім’я, а не перезаписуйте. Натисніть Готово та запустіть його до кінця; не закривайте Outlook під час експорту.

Другий шлях — архівування старої пошти в PST

Вам не завжди потрібна ціла поштова скринька як PST. Якщо робота полягає в тому, щоб позбутися старих років — перед очищенням поштової скриньки, зміною роботи чи поверненням ноутбука — архівування легше, ніж повний експорт. Перейдіть до Файл → Інформація → Інструменти та виберіть Очистити старі елементи (у деяких версіях це знаходиться в розділі Інструменти очищення, а потім – Архівувати).

Виберіть Архівувати цю папку та всі вкладені папки, встановіть для параметра Архівувати елементи, старші за вашу дату — початок минулого року є звичайним розумним вибором — і перевірте шлях до Архівного файлу, перш ніж натиснути OK. За замовчуванням архів розміщується тут:

C:\Users\YourName\Documents\Outlook Files\archive.pst

The result is a normal PST — archive.pst — that you own completely, and it appears in your folder pane like a second mailbox. AutoArchive can repeat the same job on a schedule: you will find it under File → Options → Advanced → AutoArchive Settings, and each folder can override the rule from its own Properties.

The Orphaned OST — і що насправді дають «безкоштовні» інструменти конвертації

Сторонні конвертери OST існують лише з однієї законної причини: залишений OST, який Outlook відмовляється відкривати. Але чітко поясніть слово «безкоштовний» — їхні безкоштовні версії є пробними, а не безкоштовними інструментами. Шаблон майже завжди однаковий: сканування OST і попередній перегляд ваших папок і повідомлень є безкоштовними, і ця частина справді корисна, оскільки вона доводить, що ваші дані дійсно знаходяться у файлі. Експорт у PST – це обмеження – часто лише невелика кількість елементів у папці або невелике обмеження загального розміру – доки ви не заплатите за ліцензію.

Не довіряйте таблиці функцій; перевірте це. Попрацюйте над копією свого OST, наведіть на неї інструмент і експортуйте одну маленьку папку, точну кількість елементів якої ви знаєте — скажімо, рівно 100 повідомлень. Відкрийте отриманий PST і порахуйте, що прийшло. Цей єдиний експеримент повідомляє вам про реальний ліміт на папку, чи зберігаються вкладені файли та чи зберігається структура папок — десять хвилин, без грошей, без сюрпризів у поштовій скриньці розміром 40 ГБ.

Перевірте новий PST, перш ніж довіряти йому

Завершений експорт не є підтвердженим експортом. Скористайтеся Файл → Відкрити й експортувати → Відкрити файл даних Outlook і відкрийте сам новий PST. Перевірте три речі: найстарішу папку, яка вас цікавить, найновішу пошту та одне повідомлення з великим вкладенням. Порівняйте кількість папок із реальною поштовою скринькою — вони мають збігатися. Потім знову закрийте файл: клацніть правою кнопкою миші його назву на панелі папок і виберіть Закрити.

Для дуже великих поштових скриньок один гігантський PST є крихкою річчю — повільно відкривається, болісно копіювати, і одне пошкодження торкається всього. Натомість запустіть майстер кілька разів, використовуючи кнопку Фільтр, щоб обмежити датою отримання: один PST на рік. Кілька середніх файлів легше перевірити, зберегти та відновити, ніж один монстр.