স্ব-হোস্টেড অফিস সহযোগিতা - নেক্সটক্লাউড + অনলিঅফিস

সিস্টেমটির দুটি অংশ বুঝুন

এখানে দুটি পণ্য আছে, একটি নয়। নেক্সটক্লাউড হল হোম বেস: এটি ফাইলগুলি সঞ্চয় করে, ব্যবহারকারী এবং অনুমতিগুলি পরিচালনা করে এবং শেয়ারিং পরিচালনা করে। OnlyOffice ডক্স হল একটি পৃথক ডকুমেন্ট সার্ভার যা নেক্সটক্লাউড কল করে যখনই কেউ সম্পাদনার জন্য একটি ফাইল খোলে। উভয়ই এই ব্যবহারের জন্য বিনামূল্যে এবং ওপেন সোর্স, এবং একসাথে তারা একটি ছোট অফিসকে Google Workspace বা Microsoft 365 অভিজ্ঞতা দেয় — একটি অফিস পিসি, একটি NAS বা একটি ভাড়া করা VPS যা আপনার মালিকানাধীন এবং নিয়ন্ত্রণ করে, কোনো ব্যবহারকারীর মাসিক বিল ছাড়াই।

অফিস আসলে কী পায় তা দেখুন

একটি লগইন প্রতিটি স্টাফ সদস্যকে একটি ব্যক্তিগত ফাইল এলাকা, ভাগ করা ডিপার্টমেন্ট ফোল্ডার এবং একটি সঠিক অফিস সম্পাদক দেয় যা প্রকৃত Word, Excel এবং PowerPoint ফাইল খোলে এবং সংরক্ষণ করে। দুই বা তিনজন ব্যক্তি একই সময়ে একই নথি সম্পাদনা করতে পারে এবং একে অপরকে কাজ করতে দেখতে পারে। ফাইলগুলি ডেস্কটপ অ্যাপের মাধ্যমে অফিস পিসিতে সিঙ্ক হয়, ফোন অ্যাপ থেকে ফটো এবং স্ক্যান আসে এবং ফাইল সংস্করণের ইতিহাস তৈরি করা হয়৷ ক্যালেন্ডার এবং পরিচিতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করা হয় এবং ফোনে সিঙ্ক করা হয়৷ একটি সাধারণ অফিসের জন্য — চিঠি, উদ্ধৃতি, স্প্রেডশিট, স্ক্যান করা নথি — এটি দৈনন্দিন কাজকে সম্পূর্ণভাবে কভার করে।

প্রথম দিন: গ্রুপ, গ্রুপ ফোল্ডার এবং একটি নামকরণের ধরন

সেটআপ পছন্দগুলি যা অফিসগুলিকে আঘাত করে তা কখনই প্রযুক্তিগত নয় — সেগুলি সাংগঠনিক। কর্মীরা আপলোড করা শুরু করার আগে তাদের সিদ্ধান্ত নিন, কারণ পরে সেগুলি পরিবর্তন করার অর্থ হল প্রত্যেকের ফাইলগুলি চারপাশে সরানো৷ ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট তৈরি করার আগে প্রতি বিভাগে একটি গ্রুপ তৈরি করুন। ডিপার্টমেন্টের জন্য গ্রুপ ফোল্ডার এবং ব্যক্তিগত কাজের জন্য ব্যক্তিগত ফোল্ডার ব্যবহার করুন — দুটিকে কখনই মিশ্রিত করবেন না। এবং ফোল্ডার এবং ফাইলগুলির জন্য একটি নামকরণের শৈলীতে সম্মত হন, যেখানে প্রত্যেকে এটি দেখতে পাবে।

অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট আলাদা রাখুন এবং কোটা সেট করুন

যে ব্যক্তি সার্ভার পরিচালনা করে তার নিজের কাজের জন্য একটি সাধারণ দৈনিক অ্যাকাউন্ট রাখা উচিত — অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট শুধুমাত্র প্রশাসনের জন্য। তারপর প্রতি ব্যবহারকারীর জন্য একটি স্টোরেজ কোটা সেট করুন, যাতে একজন ব্যক্তির ভিডিও সংগ্রহ নীরবে অফিস ডিস্ক পূরণ করতে পারে না। এই দুটি ছোট সিদ্ধান্ত দুটি সবচেয়ে সাধারণ ছোট-অফিস সমস্যা প্রতিরোধ করে: প্রশাসক অধিকারের সাথে দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন, এবং একটি সম্পূর্ণ ডিস্ক কেউ আসেনি।

অফিসের বাইরে শেয়ার করার নিয়ম সেট করুন

অফিসের বাইরে একটি লিঙ্ক সহ যেকোন কিছু শেয়ার করা যেতে পারে — ক্লায়েন্ট এবং বিক্রেতাদের জন্য যা আপনি চান ঠিক তাই — তবে প্রতিটি বাহ্যিক লিঙ্কে একটি পাসওয়ার্ড এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ থাকা উচিত। অফিসের ভিতরে, শেয়ারিং ধাপ 3 থেকে বিভাগীয় গোষ্ঠীগুলিকে অনুসরণ করে, তাই একজন ব্যক্তি তাদের নিজস্ব দলের ফোল্ডারগুলি দেখেন এবং এর বাইরে কিছুই না। এই নিয়মগুলি একবার সেট করুন, প্রথম দিনে, পৃথক শেয়ারগুলি একবারে একটি অভিযোগ ঠিক করার পরিবর্তে৷

স্টাফদের সাথে সংযুক্ত করুন: ব্রাউজার, ডেস্কটপ সিঙ্ক এবং ফোন অ্যাপস

স্টাফরা সিস্টেমে তিনটি উপায়ে পৌঁছায়: যেকোনো কম্পিউটার থেকে ব্রাউজারে, ডেস্কটপ সিঙ্ক অ্যাপের মাধ্যমে যা অফিস পিসি ফোল্ডারগুলিকে সার্ভারের সাথে ধাপে রাখে, এবং ফটো, স্ক্যান এবং দ্রুত ফাইল অ্যাক্সেসের জন্য ফোন অ্যাপের মাধ্যমে। আপনি ইতিমধ্যে তৈরি করা গ্রুপগুলি ব্যবহার করে বিভাগ অনুসারে এইগুলিকে রোল আউট করুন — এবং যখন কেউ বলে "আমি একটি ফাইল মুছে ফেলেছি", প্রথমে সংস্করণের ইতিহাস পরীক্ষা করুন: এটি সাধারণত এক মিনিটের মধ্যে সমস্যার সমাধান করে৷

এটি মাসে মাসে চালান — এবং সৎ সীমাগুলি জানুন

10 থেকে 30 জন ব্যক্তির অফিসের জন্য একটি বাস্তবসম্মত মাস: একবার নেক্সটক্লাউড এবং সিস্টেম আপডেটগুলি প্রয়োগ করুন, ব্যাকআপ রিপোর্টের দিকে নজর দিন, একজন বা দুই ব্যবহারকারীকে যুক্ত করুন বা সরান এবং মাঝে মাঝে মুছে ফেলা-ফাইলের অনুরোধের উত্তর দিন৷ সিস্টেম সেটেল হয়ে গেলে একজন যোগ্য ব্যক্তির সময়ের মোটামুটি মাসে দুই থেকে চার ঘণ্টা বাজেট। একটি শালীন আধুনিক সার্ভার (4 কোর, 8 GB RAM, SSD স্টোরেজ) আরামদায়কভাবে অফিসের সাধারণ নথির কাজ করে।

এবং সৎ সীমা: এই সিস্টেমটি ড্রাইভ/ওয়ানড্রাইভ স্টোরেজ, ড্রপবক্স-স্টাইল শেয়ারিং এবং Google Workspace বা Microsoft 365-এর ডকুমেন্ট এডিটিং অংশ প্রতিস্থাপন করে। এটি আপনার ইমেল হোস্টিংকে প্রতিস্থাপন করে না — Nextcloud কোনো মেল সার্ভার নয়, এবং এর মেল অ্যাপটি অন্য কোথাও হোস্ট করা মেলবক্সের জন্য শুধুমাত্র একটি দর্শক। ইমেলটি যেখানে আছে সেখানে রাখুন। ফিট পরীক্ষাটি সংক্ষিপ্ত: মোটামুটি 5 থেকে 50 জন, বেশিরভাগ অফিস-টাইপ নথিতে কাজ করে, এবং এমন কেউ যে সার্ভারের মালিক হতে ইচ্ছুক। যদি কেউ এর জন্য দায়ী না হয়, একটি পরিচালিত পরিষেবা হল সৎ উত্তর৷