Συνεργασία Self-Hosted Office - Nextcloud + OnlyOffice

Κατανοήστε τα δύο κομμάτια του συστήματος

Υπάρχουν δύο προϊόντα εδώ, όχι ένα. Το Nextcloud είναι η αρχική βάση: αποθηκεύει τα αρχεία, διαχειρίζεται τους χρήστες και τα δικαιώματα και διαχειρίζεται την κοινή χρήση. Το OnlyOffice Docs είναι ένας ξεχωριστός διακομιστής εγγράφων που καλεί το Nextcloud κάθε φορά που κάποιος ανοίγει ένα αρχείο για επεξεργασία. Και τα δύο είναι δωρεάν και ανοιχτού κώδικα για αυτήν τη χρήση και μαζί προσφέρουν σε ένα μικρό γραφείο την εμπειρία Google Workspace ή Microsoft 365 — σε υπολογιστή γραφείου, NAS ή ενοικιαζόμενο VPS που κατέχετε και ελέγχετε, χωρίς μηνιαίο λογαριασμό ανά χρήστη.

Δείτε τι λαμβάνει πραγματικά το Office

Μία σύνδεση δίνει σε κάθε μέλος του προσωπικού μια ιδιωτική περιοχή αρχείων, κοινόχρηστους φακέλους τμήματος και ένα κατάλληλο πρόγραμμα επεξεργασίας γραφείου που ανοίγει και αποθηκεύει πραγματικά αρχεία Word, Excel και PowerPoint. Δύο ή τρία άτομα μπορούν να επεξεργαστούν το ίδιο έγγραφο ταυτόχρονα και να δουν ο ένας τον άλλον να εργάζεται. Τα αρχεία συγχρονίζονται με υπολογιστές γραφείου μέσω της εφαρμογής επιτραπέζιου υπολογιστή, οι φωτογραφίες και οι σαρώσεις προέρχονται από την εφαρμογή τηλεφώνου και είναι ενσωματωμένο το ιστορικό εκδόσεων αρχείων. Περιλαμβάνονται το ημερολόγιο και οι επαφές και συγχρονίζονται με τηλέφωνα. Για ένα τυπικό γραφείο — γράμματα, εισαγωγικά, υπολογιστικά φύλλα, σαρωμένα έγγραφα — καλύπτει πλήρως την καθημερινή εργασία.

Ημέρα Πρώτη: Ομάδες, Φάκελοι ομάδας και Στυλ Ονομασίας ενός

Οι επιλογές εγκατάστασης που βλάπτουν τα γραφεία δεν είναι ποτέ τεχνικές — είναι οργανωτικές. Αποφασίστε τα προτού το προσωπικό ξεκινήσει τη μεταφόρτωση, γιατί η αλλαγή τους αργότερα σημαίνει μετακίνηση των αρχείων όλων. Δημιουργήστε μία ομάδα ανά τμήμα πριν δημιουργήσετε λογαριασμούς χρηστών. Χρησιμοποιήστε ομαδικούς φακέλους για τμήματα και προσωπικούς φακέλους για προσωπική εργασία — μην ανακατεύετε ποτέ τα δύο. Και συμφωνήστε για ένα στυλ ονομασίας για φακέλους και αρχεία, γραμμένο όπου μπορούν να το δουν όλοι.

Διατηρήστε τους λογαριασμούς διαχειριστή ξεχωριστούς και ορίστε όρια

Το άτομο που διαχειρίζεται τον διακομιστή θα πρέπει να διατηρεί έναν κανονικό ημερήσιο λογαριασμό για τη δική του εργασία — ο λογαριασμός διαχειριστή είναι μόνο για διαχείριση. Στη συνέχεια, ορίστε ένα όριο αποθήκευσης ανά χρήστη, ώστε η συλλογή βίντεο ενός ατόμου να μην μπορεί να γεμίσει σιωπηλά το δίσκο του γραφείου. Αυτές οι δύο μικρές αποφάσεις αποτρέπουν τα δύο πιο συνηθισμένα προβλήματα μικρού γραφείου: τυχαίες αλλαγές που έγιναν με δικαιώματα διαχειριστή και πλήρης δίσκος που κανείς δεν είδε να έρχεται.

Ορίστε τους κανόνες κοινής χρήσης για εκτός γραφείου

Οτιδήποτε μπορεί να κοινοποιηθεί εκτός του γραφείου με έναν σύνδεσμο — για πελάτες και προμηθευτές που είναι ακριβώς αυτό που θέλετε — αλλά κάθε εξωτερικός σύνδεσμος πρέπει να φέρει έναν κωδικό πρόσβασης και μια ημερομηνία λήξης. Μέσα στο γραφείο, η κοινή χρήση ακολουθεί τις ομάδες τμημάτων από το Βήμα 3, έτσι ώστε ένα άτομο να βλέπει τους φακέλους της δικής του ομάδας και τίποτα πέρα ​​από αυτό. Ορίστε αυτούς τους κανόνες μία φορά, την πρώτη ημέρα, αντί να διορθώνετε μεμονωμένα κοινόχρηστα στοιχεία μία καταγγελία τη φορά.

Σύνδεση του προσωπικού: Εφαρμογές προγράμματος περιήγησης, συγχρονισμού επιφάνειας εργασίας και τηλεφώνου

Το προσωπικό επικοινωνεί με το σύστημα με τρεις τρόπους: στο πρόγραμμα περιήγησης από οποιονδήποτε υπολογιστή, μέσω της εφαρμογής συγχρονισμού επιτραπέζιου υπολογιστή που διατηρεί τους φακέλους υπολογιστών γραφείου σε συμφωνία με τον διακομιστή και μέσω της εφαρμογής τηλεφώνου για φωτογραφίες, σαρώσεις και γρήγορη πρόσβαση στα αρχεία. Αναπτύξτε τα τμήμα ανά τμήμα, χρησιμοποιώντας τις ομάδες που έχετε ήδη δημιουργήσει — και όταν κάποιος λέει "Έσβησα ένα αρχείο", ελέγξτε πρώτα το ιστορικό εκδόσεων: συνήθως λύνει το πρόβλημα σε ένα λεπτό.

Εκτελέστε το από μήνα σε μήνα — και μάθετε τα ειλικρινή όρια

Ένας ρεαλιστικός μήνας για ένα γραφείο 10 έως 30 ατόμων: εφαρμόστε το Nextcloud και ενημερώσεις συστήματος μία φορά, ρίξτε μια ματιά στην αναφορά δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, προσθέστε ή αφαιρέστε έναν ή δύο χρήστες και απαντήστε στο περιστασιακό αίτημα διαγραμμένου αρχείου. Προϋπολογίστε περίπου δύο έως τέσσερις ώρες το μήνα από το χρόνο ενός αρμόδιου ατόμου μόλις το σύστημα έχει τακτοποιηθεί. Ένας απλός σύγχρονος διακομιστής (4 πυρήνες, 8 GB RAM, αποθήκευση SSD) εξυπηρετεί άνετα αυτό το μέγεθος γραφείου κάνοντας κανονική εργασία εγγράφων.

Και τα ειλικρινή όρια: αυτό το σύστημα αντικαθιστά τον αποθηκευτικό χώρο Drive/OneDrive, την κοινή χρήση σε στυλ Dropbox και το τμήμα επεξεργασίας εγγράφων του Google Workspace ή του Microsoft 365. δεν αντικαθιστά τη φιλοξενία email σας — Το Nextcloud δεν είναι διακομιστής αλληλογραφίας και η εφαρμογή αλληλογραφίας του είναι μόνο προβολή για γραμματοκιβώτια που φιλοξενούνται κάπου αλλού. Κρατήστε το email εκεί που είναι ήδη. Το τεστ προσαρμογής είναι σύντομο: περίπου 5 έως 50 άτομα, τα περισσότερα εργάζονται σε έγγραφα τύπου γραφείου και κάποιος τεχνικός που είναι πρόθυμος να κατέχει τον διακομιστή. Εάν κανείς δεν μπορεί να είναι υπεύθυνος για αυτό, μια διαχειριζόμενη υπηρεσία είναι η ειλικρινής απάντηση.