Self-Hosted Office Collaboration - Nextcloud + OnlyOffice

Unawain ang Dalawang Bahagi ng System

May dalawang produkto dito, hindi isa. Ang Nextcloud ay ang home base: iniimbak nito ang mga file, pinamamahalaan ang mga user at pahintulot, at pinangangasiwaan ang pagbabahagi. Ang OnlyOffice Docs ay isang hiwalay na server ng dokumento na tinatawag ng Nextcloud sa tuwing may magbubukas ng file para sa pag-edit. Parehong libre at open source para sa paggamit na ito, at sama-samang binibigyan nila ang isang maliit na opisina ng karanasan sa Google Workspace o Microsoft 365 — sa isang office PC, isang NAS o isang inuupahang VPS na pagmamay-ari at kontrolado mo, nang walang buwanang singil sa bawat user.

Tingnan Kung Ano ang Talagang Nakukuha ng Opisina

Ang isang pag-login ay nagbibigay sa bawat miyembro ng kawani ng pribadong file area, shared department folder, at tamang editor ng opisina na nagbubukas at nagse-save ng totoong Word, Excel at PowerPoint na mga file. Ang dalawa o tatlong tao ay maaaring mag-edit ng parehong dokumento sa parehong oras at makita ang bawat isa na gumagana. Nagsi-sync ang mga file sa mga office PC sa pamamagitan ng desktop app, ang mga larawan at pag-scan ay nanggagaling sa phone app, at ang history ng bersyon ng file ay naka-built in. Ang kalendaryo at mga contact ay kasama at nagsi-sync sa mga telepono. Para sa karaniwang opisina — mga liham, panipi, spreadsheet, na-scan na dokumento — ganap nitong sinasaklaw ang pang-araw-araw na gawain.

Unang Araw: Mga Grupo, Mga Folder ng Grupo at Isang Estilo ng Pangalan

Ang mga pagpipilian sa pag-setup na nakakasakit sa mga opisina ay hindi kailanman teknikal — ang mga ito ay pang-organisasyon. Magpasya sa kanila bago magsimulang mag-upload ang mga tauhan, dahil ang pagpapalit sa kanila sa ibang pagkakataon ay nangangahulugan ng paglilipat ng mga file ng lahat. Lumikha ng isang pangkat bawat departamento bago gumawa ng mga user account. Gumamit ng mga folder ng grupo para sa mga departamento at mga personal na folder para sa personal na gawain — huwag pagsamahin ang dalawa. At sumang-ayon sa isang istilo ng pagpapangalan para sa mga folder at file, na isinulat kung saan makikita ito ng lahat.

Panatilihing Hiwalay ang Mga Admin Account at Magtakda ng Mga Quota

Ang taong namamahala sa server ay dapat pa ring magpanatili ng isang normal na pang-araw-araw na account para sa kanilang sariling trabaho — ang admin account ay para sa pangangasiwa lamang. Pagkatapos ay magtakda ng isang storage quota sa bawat user, upang hindi tahimik na mapuno ng koleksyon ng video ng isang tao ang office disk. Pinipigilan ng dalawang maliliit na desisyong ito ang dalawang pinakakaraniwang problema sa maliit na opisina: hindi sinasadyang mga pagbabagong ginawa gamit ang mga karapatan ng admin, at isang buong disk na walang nakitang darating.

Itakda ang Mga Panuntunan sa Pagbabahagi para sa Labas ng Opisina

Anumang bagay ay maaaring ibahagi sa labas ng opisina na may isang link — para sa mga kliyente at vendor na iyon mismo ang gusto mo — ngunit ang bawat panlabas na link ay dapat na may isang password at isang petsa ng pag-expire. Sa loob ng opisina, ang pagbabahagi ay sumusunod sa mga pangkat ng departamento mula sa Hakbang 3, kaya nakikita ng isang tao ang mga folder ng kanilang sariling koponan at wala nang higit pa rito. Itakda ang mga panuntunang ito nang isang beses, sa unang araw, sa halip na ayusin ang mga indibidwal na pagbabahagi ng isang reklamo sa bawat pagkakataon.

Ikonekta ang Staff: Browser, Desktop Sync at Phone Apps

Naaabot ng mga tauhan ang system sa tatlong paraan: sa browser mula sa anumang computer, sa pamamagitan ng desktop sync app na nagpapanatili sa mga folder ng PC ng opisina na naaayon sa server, at sa pamamagitan ng app ng telepono para sa mga larawan, pag-scan at mabilis na pag-access sa file. Ilunsad ang mga ito ayon sa departamento ayon sa departamento, gamit ang mga pangkat na nagawa mo na — at kapag may nagsabing "Nag-delete ako ng file", tingnan muna ang history ng bersyon: kadalasang nalulutas nito ang problema sa isang minuto.

Patakbuhin Ito Buwan sa Buwan — at Alamin ang Mga Tapat na Limitasyon

Isang makatotohanang buwan para sa isang 10 hanggang 30 tao na opisina: ilapat ang Nextcloud at mga update sa system nang isang beses, sulyap sa backup na ulat, magdagdag o mag-alis ng isang user o dalawa, at sagutin ang paminsan-minsang paghiling ng tinanggal na file. Magbadyet ng humigit-kumulang dalawa hanggang apat na oras sa isang buwan ng oras ng isang karampatang tao kapag naayos na ang system. Ang isang katamtamang modernong server (4 na core, 8 GB RAM, SSD storage) ay kumportableng nagsisilbi sa ganoong laki ng opisina na gumagawa ng normal na gawaing dokumento.

At ang mga tapat na limitasyon: pinapalitan ng system na ito ang Drive/OneDrive storage, Dropbox-style sharing at ang bahagi ng pag-edit ng dokumento ng Google Workspace o Microsoft 365. Hindi nito pinapalitan ang iyong email hosting — Ang Nextcloud ay hindi isang mail server, at ang mail app nito ay isang viewer lamang para sa mga mailbox na naka-host sa ibang lugar. Panatilihin ang email kung nasaan na ito. Maikli lang ang fit test: humigit-kumulang 5 hanggang 50 tao, karamihan ay nagtatrabaho sa mga dokumentong pang-opisina, at isang taong teknikal na handang magmay-ari ng server. Kung walang mananagot para dito, isang pinamamahalaang serbisyo ang tapat na sagot.