સેલ્ફ-હોસ્ટેડ ઓફિસ કોલાબોરેશન - નેક્સ્ટક્લાઉડ + ઓન્લીઓફિસ

સિસ્ટમના બે ટુકડાને સમજો

અહીં બે ઉત્પાદનો છે, એક નહીં. નેક્સ્ટક્લાઉડ એ હોમ બેઝ છે: તે ફાઇલોને સંગ્રહિત કરે છે, વપરાશકર્તાઓ અને પરવાનગીઓનું સંચાલન કરે છે અને શેરિંગનું સંચાલન કરે છે. OnlyOffice Docs એ એક અલગ દસ્તાવેજ સર્વર છે જેને નેક્સ્ટક્લાઉડ કૉલ કરે છે જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ સંપાદન માટે ફાઇલ ખોલે છે. બંને આ ઉપયોગ માટે મફત અને ઓપન સોર્સ છે, અને સાથે મળીને તેઓ એક નાની ઓફિસને Google Workspace અથવા Microsoft 365 અનુભવ આપે છે — ઑફિસ પીસી, NAS અથવા ભાડે આપેલ VPS કે જેની માલિકી તમે ધરાવો છો અને નિયંત્રિત કરો છો, જેમાં વપરાશકર્તા દીઠ કોઈ માસિક બિલ નથી.

ઓફિસ ખરેખર શું મેળવે છે તે જુઓ

એક લોગિન દરેક સ્ટાફ સભ્યને ખાનગી ફાઇલ વિસ્તાર, વહેંચાયેલ વિભાગ ફોલ્ડર્સ અને યોગ્ય ઓફિસ એડિટર આપે છે જે વાસ્તવિક વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટ ફાઇલોને ખોલે છે અને સાચવે છે. બે અથવા ત્રણ લોકો એક જ સમયે એક જ દસ્તાવેજમાં ફેરફાર કરી શકે છે અને એકબીજાને કામ કરતા જોઈ શકે છે. ડેસ્કટોપ એપ્લિકેશન દ્વારા ઓફિસ પીસી સાથે ફાઇલો સમન્વયિત થાય છે, ફોન એપ્લિકેશનમાંથી ફોટા અને સ્કેન આવે છે, અને ફાઇલ સંસ્કરણ ઇતિહાસ બિલ્ટ ઇન છે. કેલેન્ડર અને સંપર્કો શામેલ છે અને ફોન સાથે સમન્વયિત થાય છે. સામાન્ય ઓફિસ માટે — પત્રો, અવતરણો, સ્પ્રેડશીટ્સ, સ્કેન કરેલા દસ્તાવેજો — આ દૈનિક કાર્યને સંપૂર્ણપણે આવરી લે છે.

દિવસ એક: જૂથો, જૂથ ફોલ્ડર્સ અને એક નામકરણ શૈલી

ઓફિસોને નુકસાન પહોંચાડતી સેટઅપ પસંદગીઓ ક્યારેય તકનીકી હોતી નથી — તે સંસ્થાકીય હોય છે. સ્ટાફ અપલોડ કરવાનું શરૂ કરે તે પહેલાં તેમને નક્કી કરો, કારણ કે તેમને પછીથી બદલવાનો અર્થ એ છે કે દરેકની ફાઇલોને આસપાસ ખસેડવી. વપરાશકર્તા એકાઉન્ટ બનાવતા પહેલા વિભાગ દીઠ એક જૂથ બનાવો. વિભાગો માટે જૂથ ફોલ્ડર્સ અને અંગત કાર્ય માટે વ્યક્તિગત ફોલ્ડર્સ નો ઉપયોગ કરો — બંનેને ક્યારેય મિશ્રિત કરશો નહીં. અને ફોલ્ડર્સ અને ફાઇલો માટે એક નામકરણ શૈલી પર સંમત થાઓ, જ્યાં દરેક તેને જોઈ શકે તે લખેલું છે.

એડમિન એકાઉન્ટ્સને અલગ રાખો અને ક્વોટા સેટ કરો

સર્વરનું સંચાલન કરતી વ્યક્તિએ હજુ પણ પોતાના કામ માટે સામાન્ય દૈનિક ખાતું રાખવું જોઈએ — એડમિન ખાતું માત્ર વહીવટ માટે છે. પછી વપરાશકર્તા દીઠ સ્ટોરેજ ક્વોટા સેટ કરો, જેથી એક વ્યક્તિનું વિડિયો સંગ્રહ શાંતિપૂર્વક ઓફિસ ડિસ્કને ભરી ન શકે. આ બે નાના નિર્ણયો બે સૌથી સામાન્ય નાની-ઓફિસ સમસ્યાઓને અટકાવે છે: એડમિન અધિકારો સાથે આકસ્મિક ફેરફારો, અને સંપૂર્ણ ડિસ્ક કોઈએ આવતી જોઈ નથી.

ઓફિસની બહાર શેરિંગ નિયમો સેટ કરો

કંઈપણ લિંક સાથે ઓફિસની બહાર શેર કરી શકાય છે — ક્લાઈન્ટો અને વિક્રેતાઓ માટે જે તમે ઈચ્છો છો તે જ છે — પરંતુ દરેક બાહ્ય લિંકમાં પાસવર્ડ અને એક્સપાયરી ડેટ હોવી જોઈએ. ઓફિસની અંદર, શેરિંગ સ્ટેપ 3 થી ડિપાર્ટમેન્ટ ગ્રૂપને અનુસરે છે, તેથી વ્યક્તિ તેની પોતાની ટીમના ફોલ્ડર્સ જુએ છે અને તેનાથી આગળ કંઈ નથી. આ નિયમોને એક વખત સેટ કરો, પ્રથમ દિવસે, વ્યક્તિગત શેરને એક સમયે એક ફરિયાદને ઠીક કરવાને બદલે.

સ્ટાફને કનેક્ટ કરો: બ્રાઉઝર, ડેસ્કટોપ સિંક અને ફોન એપ્સ

સ્ટાફ સિસ્ટમ સુધી ત્રણ રીતે પહોંચે છે: કોઈપણ કમ્પ્યુટરથી બ્રાઉઝરમાં, ડેસ્કટોપ સિંક એપ દ્વારા જે ઓફિસ પીસી ફોલ્ડર્સને સર્વર સાથે સ્ટેપમાં રાખે છે અને ફોટા, સ્કેન અને ઝડપી ફાઇલ એક્સેસ માટે ફોન એપ દ્વારા. તમે પહેલેથી બનાવેલા જૂથોનો ઉપયોગ કરીને આ વિભાગને વિભાગ પ્રમાણે રોલ આઉટ કરો — અને જ્યારે કોઈ કહે કે "મેં ફાઇલ કાઢી નાખી છે", ત્યારે પહેલા સંસ્કરણ ઇતિહાસ તપાસો: તે સામાન્ય રીતે એક મિનિટમાં સમસ્યાનું નિરાકરણ લાવે છે.

મહિના દર મહિને ચલાવો — અને પ્રમાણિક મર્યાદાઓ જાણો

10 થી 30 વ્યક્તિની ઓફિસ માટે એક વાસ્તવિક મહિનો: નેક્સ્ટક્લાઉડ અને સિસ્ટમ અપડેટ્સ એકવાર લાગુ કરો, બેકઅપ રિપોર્ટ પર નજર નાખો, એક અથવા બે વપરાશકર્તાને ઉમેરો અથવા દૂર કરો અને પ્રસંગોપાત કાઢી નાખવામાં આવેલી ફાઇલની વિનંતીનો જવાબ આપો. એકવાર સિસ્ટમ સેટલ થઈ જાય પછી સક્ષમ વ્યક્તિના સમયનું અંદાજે બે થી ચાર કલાક બજેટ. સાધારણ આધુનિક સર્વર (4 કોર, 8 જીબી રેમ, એસએસડી સ્ટોરેજ) સામાન્ય દસ્તાવેજનું કામ કરતી ઓફિસના તે કદને આરામથી સેવા આપે છે.

અને પ્રમાણિક મર્યાદાઓ: આ સિસ્ટમ ડ્રાઇવ/OneDrive સ્ટોરેજ, ડ્રૉપબૉક્સ-શૈલી શેરિંગ અને Google Workspace અથવા Microsoft 365 ના દસ્તાવેજ સંપાદન ભાગને બદલે છે. તે તમારા ઇમેઇલ હોસ્ટિંગને નથી બદલે છે — નેક્સ્ટક્લાઉડ એ મેલ સર્વર નથી, અને તેની મેઇલ એપ્લિકેશન અન્ય કોઈ જગ્યાએ હોસ્ટ કરેલા મેઇલબોક્સ માટે માત્ર દર્શક છે. ઈમેલ પહેલાથી જ છે ત્યાં રાખો. ફિટ ટેસ્ટ ટૂંકો છે: આશરે 5 થી 50 લોકો, મોટાભાગના ઑફિસ-પ્રકારના દસ્તાવેજોમાં કામ કરે છે, અને કોઈ એવી ટેકનિકલ છે કે જે સર્વરની માલિકી માટે તૈયાર હોય. જો તેના માટે કોઈ જવાબદાર ન હોઈ શકે, તો વ્યવસ્થાપિત સેવા એ પ્રમાણિક જવાબ છે.