자체 호스팅 오피스 협업 - Nextcloud + OnlyOffice

시스템의 두 부분 이해

여기에는 하나가 아닌 두 개의 제품이 있습니다. Nextcloud는 홈 베이스입니다. 파일을 저장하고 사용자 및 권한을 관리하며 공유를 처리합니다. OnlyOffice Docs는 누군가 편집을 위해 파일을 열 때마다 Nextcloud가 호출하는 별도의 문서 서버입니다. 둘 다 이러한 용도로 사용할 수 있는 무료 오픈소스이며 소규모 사무실에 사용자별 월별 청구서 없이 사무실 PC, NAS 또는 임대 VPS에서 소유하고 관리하는 Google Workspace 또는 Microsoft 365 환경을 제공합니다.

사무실이 실제로 무엇을 얻는지 확인하세요

한 번 로그인하면 모든 직원에게 개인 파일 영역, 공유 부서 폴더, 실제 Word, Excel 및 PowerPoint 파일을 열고 저장할 수 있는 적절한 사무실 편집기가 제공됩니다. 2~3명이 동시에 같은 문서를 편집하고 서로 작업하는 모습을 볼 수 있습니다. 파일은 데스크톱 앱을 통해 사무실 PC에 동기화되고, 사진과 스캔은 휴대폰 앱에서 들어오고, 파일 버전 기록이 내장되어 있습니다. 일정과 연락처가 포함되어 휴대폰과 동기화됩니다. 편지, 인용문, 스프레드시트, 스캔한 문서 등 일반적인 사무실의 경우 일상 업무가 모두 여기에 포함됩니다.

첫 번째 날: 그룹, 그룹 폴더 및 단일 명명 스타일

사무실에 해를 끼치는 설정 선택은 결코 기술적인 것이 아니라 조직적인 것입니다. 직원이 업로드를 시작하기 전에 결정하십시오. 나중에 변경한다는 것은 모든 사람의 파일을 이동하는 것을 의미하기 때문입니다. 사용자 계정을 만들기 전에 부서당 하나의 그룹을 만드세요. 부서용 그룹 폴더와 개인 업무용 개인 폴더를 사용하세요. 두 가지를 혼합하지 마세요. 그리고 폴더와 파일에 대한 한 가지 이름 지정 스타일에 동의하고 모든 사람이 볼 수 있는 곳에 기록해 두세요.

관리자 계정을 별도로 유지하고 할당량 설정

서버를 관리하는 사람은 자신의 업무를 위해 일상적인 계정을 유지해야 합니다. 관리자 계정은 관리용으로만 사용됩니다. 그런 다음 사용자당 저장 할당량을 설정하면 한 사람의 비디오 컬렉션이 사무실 디스크를 자동으로 채울 수 없습니다. 이 두 가지 작은 결정은 소규모 사무실에서 가장 흔히 발생하는 두 가지 문제, 즉 관리자 권한으로 인한 우발적인 변경과 아무도 예상하지 못한 전체 디스크 문제를 방지합니다.

사무실 외부 공유 규칙 설정

클라이언트와 공급업체를 위해 링크를 통해 무엇이든 사무실 외부에서 공유할 수 있지만 모든 외부 링크에는 비밀번호와 만료 날짜가 있어야 합니다. 사무실 내부에서는 공유가 3단계의 부서 그룹을 따르므로 사용자는 자신의 팀 폴더만 볼 수 있습니다. 개별 공유를 한 번에 하나씩 해결하는 대신 첫 번째 날에 이러한 규칙을 한 번만 설정하세요.

직원 연결: 브라우저, 데스크톱 동기화 및 전화 앱

직원은 세 가지 방법으로 시스템에 접속합니다. 컴퓨터의 브라우저, 서버와 보조를 맞춰 사무실 PC 폴더를 유지하는 데스크톱 동기화 앱, 사진, 스캔 및 빠른 파일 액세스를 위한 전화 앱을 통해. 이미 생성한 그룹을 사용하여 부서별로 배포하고 누군가 "파일을 삭제했습니다"라고 말하면 먼저 버전 기록을 확인하세요. 일반적으로 문제는 1분 안에 해결됩니다.

매월 실행하고 정직한 한도를 알아보세요

10~30명 규모의 사무실을 위한 현실적인 한 달: Nextcloud 및 시스템 업데이트를 한 번 적용하고, 백업 보고서를 살펴보고, 한두 명의 사용자를 추가 또는 제거하고, 가끔 삭제된 파일 요청에 응답합니다. 시스템이 정착되면 유능한 사람의 시간을 대략 한 달에 2~4시간 할당하세요. 적당한 크기의 최신 서버(4코어, 8GB RAM, SSD 스토리지)는 일반적인 문서 작업을 수행하는 사무실 규모를 편안하게 처리합니다.

그리고 정직한 한계: 이 시스템은 Drive/OneDrive 저장소, Dropbox 스타일 공유 및 Google Workspace 또는 Microsoft 365의 문서 편집 부분을 대체합니다. 이메일 호스팅을 대체하지는 않습니다. Nextcloud는 메일 서버가 아니며 해당 메일 앱은 다른 곳에 호스팅된 사서함에 대한 뷰어일 뿐입니다. 이메일을 이미 있는 곳에 보관하세요. 적합성 테스트는 짧습니다. 대략 5~50명 정도이며, 대부분은 사무실 유형의 문서 작업을 하고 서버를 소유할 의향이 있는 기술 담당자입니다. 누구도 책임을 질 수 없다면 관리형 서비스가 솔직한 답입니다.