Kerjasama Pejabat Dihoskan Sendiri - Nextcloud + OnlyOffice

Fahami Dua Bahagian Sistem

Terdapat dua produk di sini, bukan satu. Nextcloud ialah pangkalan utama: ia menyimpan fail, mengurus pengguna dan kebenaran serta mengendalikan perkongsian. OnlyOffice Docs ialah pelayan dokumen berasingan yang dipanggil Nextcloud apabila seseorang membuka fail untuk diedit. Kedua-duanya adalah percuma dan sumber terbuka untuk kegunaan ini, dan bersama-sama memberikan pejabat kecil pengalaman Google Workspace atau Microsoft 365 — pada PC pejabat, NAS atau VPS yang disewa yang anda miliki dan kawal, tanpa bil bulanan setiap pengguna.

Lihat Apa Yang Pejabat Sebenarnya Dapat

Satu log masuk memberikan setiap kakitangan kawasan fail peribadi, folder jabatan kongsi dan editor pejabat yang betul yang membuka dan menyimpan fail Word, Excel dan PowerPoint sebenar. Dua atau tiga orang boleh mengedit dokumen yang sama pada masa yang sama dan melihat satu sama lain berfungsi. Fail disegerakkan ke PC pejabat melalui apl desktop, foto dan imbasan masuk daripada apl telefon dan sejarah versi fail terbina dalam. Kalendar dan kenalan disertakan dan disegerakkan ke telefon. Untuk pejabat biasa — surat, petikan, hamparan, dokumen yang diimbas — ini meliputi kerja harian sepenuhnya.

Hari Pertama: Kumpulan, Folder Kumpulan dan Satu Gaya Penamaan

Pilihan persediaan yang menjejaskan pejabat tidak pernah teknikal — ia adalah organisasi. Tentukan mereka sebelum kakitangan mula memuat naik, kerana menukarnya kemudian bermakna memindahkan fail semua orang. Buat satu kumpulan setiap jabatan sebelum membuat akaun pengguna. Gunakan folder kumpulan untuk jabatan dan folder peribadi untuk kerja peribadi — jangan sekali-kali mencampurkan kedua-duanya. Dan bersetuju dengan satu gaya penamaan untuk folder dan fail, ditulis di mana semua orang boleh melihatnya.

Asingkan Akaun Pentadbir dan Tetapkan Kuota

Orang yang mengurus pelayan harus tetap menyimpan akaun harian biasa untuk kerja mereka sendiri — akaun pentadbir adalah untuk pentadbiran sahaja. Kemudian tetapkan kuota storan bagi setiap pengguna, jadi koleksi video seseorang tidak boleh mengisi cakera pejabat secara senyap. Kedua-dua keputusan kecil ini menghalang dua masalah pejabat kecil yang paling biasa: perubahan yang tidak disengajakan dibuat dengan hak pentadbir dan cakera penuh yang tidak dilihat oleh sesiapa pun.

Tetapkan Peraturan Perkongsian untuk Di Luar Pejabat

Apa-apa sahaja boleh dikongsi di luar pejabat dengan pautan — untuk pelanggan dan vendor itulah yang anda mahukan — tetapi setiap pautan luaran harus membawa kata laluan dan tarikh luput. Di dalam pejabat, perkongsian mengikut kumpulan jabatan dari Langkah 3, jadi seseorang melihat folder pasukan mereka sendiri dan tiada apa-apa selain daripada itu. Tetapkan peraturan ini sekali, pada hari pertama, bukannya membetulkan perkongsian individu satu aduan pada satu masa.

Sambungkan Kakitangan: Penyemak Imbas, Penyegerakan Desktop dan Apl Telefon

Kakitangan mencapai sistem dengan tiga cara: dalam penyemak imbas dari mana-mana komputer, melalui apl penyegerakan desktop yang memastikan folder PC pejabat seiring dengan pelayan dan melalui apl telefon untuk foto, imbasan dan akses fail pantas. Gulungkan bahagian ini mengikut jabatan, menggunakan kumpulan yang telah anda buat — dan apabila seseorang berkata "Saya memadamkan fail", semak sejarah versi dahulu: ia biasanya menyelesaikan masalah dalam satu minit.

Jalankannya Bulan ke Bulan — dan Ketahui Had Jujur

Bulan yang realistik untuk pejabat 10 hingga 30 orang: gunakan Nextcloud dan kemas kini sistem sekali, lihat laporan sandaran, tambah atau alih keluar satu atau dua pengguna dan jawab permintaan fail yang dipadamkan sekali-sekala. Belanjawan kira-kira dua hingga empat jam sebulan masa orang yang cekap sebaik sahaja sistem telah diselesaikan. Pelayan moden yang sederhana (4 teras, 8 GB RAM, storan SSD) dengan selesa menyediakan saiz pejabat yang melakukan kerja dokumen biasa.

Dan had yang jujur: sistem ini menggantikan storan Drive/OneDrive, perkongsian gaya Dropbox dan bahagian penyuntingan dokumen Google Workspace atau Microsoft 365. Sistem ini tidak menggantikan pengehosan e-mel anda — Nextcloud bukan pelayan mel dan apl melnya hanyalah pemapar untuk peti mel yang dihoskan di tempat lain. Simpan e-mel di tempat yang sedia ada. Ujian kesesuaian adalah pendek: kira-kira 5 hingga 50 orang, kebanyakannya bekerja dalam dokumen jenis pejabat, dan seseorang teknikal yang sanggup memiliki pelayan. Jika tiada siapa yang boleh bertanggungjawab untuknya, perkhidmatan terurus adalah jawapan yang jujur.