Colaborare la birou găzduit de sine stătător - Nextcloud + OnlyOffice

Înțelegeți cele două părți ale sistemului

Există două produse aici, nu unul. Nextcloud este baza de bază: stochează fișierele, gestionează utilizatorii și permisiunile și se ocupă de partajare. OnlyOffice Docs este un server de documente separat pe care Nextcloud îl apelează ori de câte ori cineva deschide un fișier pentru editare. Ambele sunt gratuite și open source pentru această utilizare și, împreună, oferă unui birou mic experiența Google Workspace sau Microsoft 365 — pe un computer de birou, un NAS sau un VPS închiriat pe care îl dețineți și îl controlați, fără factura lunară per utilizator.

Vedeți ce primește de fapt Office

O singură autentificare oferă fiecărui membru al personalului o zonă privată de fișiere, dosare de departament partajate și un editor de birou adecvat care deschide și salvează fișiere Word, Excel și PowerPoint reale. Două sau trei persoane pot edita același document în același timp și se pot vedea lucrând. Fișierele se sincronizează cu computerele de birou prin aplicația desktop, fotografiile și scanările vin din aplicația pentru telefon, iar istoricul versiunilor fișierelor este încorporat. Calendarul și contactele sunt incluse și se sincronizează cu telefoanele. Pentru un birou obișnuit - scrisori, citate, foi de calcul, documente scanate - aceasta acoperă complet munca zilnică.

Prima zi: grupuri, dosare de grup și un stil de denumire

Opțiunile de configurare care dăunează birourilor nu sunt niciodată tehnice – sunt organizatorice. Decideți-le înainte ca personalul să înceapă să încarce, deoarece schimbarea lor mai târziu înseamnă mutarea fișierelor tuturor. Creați un grup pe departament înainte de a crea conturi de utilizator. Folosiți dosare de grup pentru departamente și foldere personale pentru munca personală — nu amestecați niciodată cele două. Și convineți asupra un stil de denumire pentru foldere și fișiere, notate acolo unde toată lumea îl poate vedea.

Păstrați conturile de administrator separate și setați cote

Persoana care administrează serverul ar trebui să păstreze în continuare un cont zilnic normal pentru propria activitate — contul de administrator este doar pentru administrare. Apoi setați o cotă de stocare per utilizator, astfel încât colecția de videoclipuri a unei persoane să nu poată umple în tăcere discul de birou. Aceste două mici decizii previn cele mai frecvente două probleme ale birourilor mici: modificări accidentale făcute cu drepturi de administrator și un disc plin pe care nimeni nu l-a văzut să vină.

Setați regulile de partajare pentru afara biroului

Orice poate fi partajat în afara biroului printr-un link - pentru clienți și furnizori care este exact ceea ce doriți - dar fiecare link extern ar trebui să conțină o parolă și o dată de expirare. În interiorul biroului, partajarea urmează grupurile de departamente de la Pasul 3, astfel încât o persoană vede dosarele propriei echipe și nimic dincolo de ea. Setați aceste reguli o dată, în prima zi, în loc să remediați acțiunile individuale câte o reclamație.

Conectați personalul: aplicații browser, sincronizare desktop și telefon

Personalul ajunge la sistem în trei moduri: în browser de pe orice computer, prin aplicația de sincronizare desktop care menține dosarele PC-ului de birou în pas cu serverul și prin aplicația pentru telefon pentru fotografii, scanări și acces rapid la fișiere. Desfășurați-le departament cu departament, folosind grupurile pe care le-ați creat deja - și când cineva spune „Am șters un fișier”, verificați mai întâi istoricul versiunilor: de obicei rezolvă problema într-un minut.

Rulează-l de la lună la lună — și cunoașteți limitele sincere

O lună realistă pentru un birou de 10 până la 30 de persoane: aplicați Nextcloud și actualizările de sistem o dată, aruncați o privire asupra raportului de rezervă, adăugați sau eliminați un utilizator sau doi și răspundeți la solicitarea ocazională de ștergere a fișierelor. Bugetați aproximativ două până la patru ore pe lună din timpul unei persoane competente odată ce sistemul s-a stabilit. Un server modern modest (4 nuclee, 8 GB RAM, stocare SSD) servește confortabil biroul de aceeași dimensiune, care efectuează lucrări normale de documente.

Și limitele sincere: acest sistem înlocuiește spațiul de stocare Drive/OneDrive, partajarea în stil Dropbox și partea de editare a documentelor din Google Workspace sau Microsoft 365. nu înlocuiește găzduirea de e-mail - Nextcloud nu este un server de e-mail, iar aplicația sa de e-mail este doar un vizualizator pentru cutiile poștale găzduite în altă parte. Păstrați e-mailul acolo unde este deja. Testul de potrivire este scurt: aproximativ 5 până la 50 de persoane, majoritatea lucrează în documente de tip birou și cineva tehnic care este dispus să dețină serverul. Dacă nimeni nu poate fi responsabil pentru asta, un serviciu gestionat este răspunsul sincer.