Ushirikiano wa Ofisi ya Mwenyewe - Nextcloud + OnlyOffice

Fahamu Vipande Viwili vya Mfumo

Kuna bidhaa mbili hapa, si moja. Nextcloud ndio msingi wa nyumbani: huhifadhi faili, kudhibiti watumiaji na ruhusa, na kushughulikia kushiriki. OnlyOffice Docs ni seva tofauti ya hati ambayo Nextcloud huita wakati wowote mtu anapofungua faili kwa ajili ya kuhaririwa. Zote mbili ni chanzo huria na huria kwa matumizi haya, na kwa pamoja zinaipa ofisi ndogo matumizi ya Google Workspace au Microsoft 365 - kwenye Kompyuta ya ofisini, NAS au VPS iliyokodishwa unayomiliki na kudhibiti, bila bili ya kila mwezi ya kila mtumiaji.

Angalia Nini Ofisi Inapata

Kuingia mara moja humpa kila mfanyakazi eneo la faili la kibinafsi, folda za idara zinazoshirikiwa, na kihariri sahihi cha ofisi ambacho hufungua na kuhifadhi faili halisi za Word, Excel na PowerPoint. Watu wawili au watatu wanaweza kuhariri hati sawa kwa wakati mmoja na kuona kila mmoja akifanya kazi. Faili husawazishwa kwenye Kompyuta za ofisini kupitia programu ya eneo-kazi, picha na utafutaji huingia kutoka kwa programu ya simu, na historia ya toleo la faili imeundwa ndani. Kalenda na anwani zimejumuishwa na kusawazishwa kwa simu. Kwa ofisi ya kawaida - barua, nukuu, lahajedwali, hati zilizochanganuliwa - hii inashughulikia kazi ya kila siku kabisa.

Siku ya Kwanza: Vikundi, Folda za Vikundi na Mtindo Mmoja wa Kutaja

Chaguo za usanidi zinazodhuru ofisi sio za kiufundi kamwe - ni za shirika. Ziamue kabla ya wafanyikazi kuanza kupakia, kwa sababu kuzibadilisha baadaye kunamaanisha kusogeza faili za kila mtu karibu. Unda kikundi kimoja kwa kila idara kabla ya kuunda akaunti za watumiaji. Tumia folda za vikundi kwa idara na folda za kibinafsi kwa kazi ya kibinafsi - usichanganye kamwe hizi mbili. Na ukubali mtindo mmoja wa kutaja kwa folda na faili, iliyoandikwa ambapo kila mtu anaweza kuiona.

Weka Akaunti za Msimamizi Zikitenganishwa na Uweke Kiasi

Mtu anayesimamia seva bado anapaswa kuweka akaunti ya kawaida ya kila siku kwa kazi yake mwenyewe - akaunti ya msimamizi ni ya usimamizi pekee. Kisha weka kiwango cha hifadhi kwa kila mtumiaji, ili mkusanyiko wa video wa mtu mmoja hauwezi kujaza diski ya ofisi kimyakimya. Maamuzi haya mawili madogo yanazuia matatizo mawili ya kawaida ya ofisi ndogo: mabadiliko ya kimakosa yaliyofanywa na haki za msimamizi, na diski kamili ambayo hakuna mtu aliyeiona ikija.

Weka Kanuni za Kushiriki kwa Nje ya Ofisi

Chochote kinaweza kushirikiwa nje ya ofisi kwa kiungo - kwa wateja na wachuuzi ndivyo unavyotaka - lakini kila kiungo cha nje kinapaswa kuwa na nenosiri na tarehe ya mwisho wa matumizi. Ndani ya ofisi, kushiriki hufuata vikundi vya idara kutoka Hatua ya 3, kwa hivyo mtu huona folda za timu yake mwenyewe na hakuna chochote zaidi yake. Weka sheria hizi mara moja, siku ya kwanza, badala ya kurekebisha hisa za mtu binafsi malalamiko moja kwa wakati.

Unganisha Wafanyakazi: Kivinjari, Usawazishaji wa Eneo-kazi na Programu za Simu

Wafanyikazi hufikia mfumo kwa njia tatu: katika kivinjari kutoka kwa kompyuta yoyote, kupitia programu ya usawazishaji ya eneo-kazi ambayo huweka folda za Kompyuta ya ofisi pamoja na seva, na kupitia programu ya simu kwa picha, utafutaji na ufikiaji wa faili kwa haraka. Sambaza hizi idara kwa idara, ukitumia vikundi ambavyo tayari umeunda — na mtu anaposema "Nilifuta faili", angalia historia ya toleo kwanza: kwa kawaida husuluhisha tatizo kwa dakika moja.

Iendeshe Mwezi hadi Mwezi — na Ujue Vikomo vya Uaminifu

Mwezi halisi kwa ofisi ya watu 10 hadi 30: tumia Nextcloud na masasisho ya mfumo mara moja, angalia ripoti ya hifadhi rudufu, ongeza au ondoa mtumiaji mmoja au wawili na ujibu ombi la mara kwa mara la faili iliyofutwa. Bajeti takribani saa mbili hadi nne kwa mwezi ya muda wa mtu husika mara tu mfumo utakapotulia. Seva ya kisasa ya wastani (cores 4, RAM ya GB 8, hifadhi ya SSD) hutumikia kwa urahisi ukubwa huo wa ofisi kufanya kazi ya kawaida ya hati.

Na vikomo vya uaminifu: mfumo huu unachukua nafasi ya hifadhi ya Hifadhi/OneDrive, kushiriki kwa mtindo wa Dropbox na sehemu ya kuhariri hati ya Google Workspace au Microsoft 365. haibadilishi upangishaji wako wa barua pepe — Nextcloud si seva ya barua pepe, na programu yake ya barua pepe ni kitazamaji tu cha visanduku vya barua vinavyopangishwa mahali pengine. Weka barua pepe mahali ilipo tayari. Jaribio la kufaa ni fupi: takriban watu 5 hadi 50, wengi hufanya kazi katika hati za aina ya ofisi, na mtu wa kiufundi ambaye yuko tayari kumiliki seva. Ikiwa hakuna mtu anayeweza kuwajibikia, huduma inayosimamiwa ndiyo jibu la uaminifu.