การทำงานร่วมกันในสำนักงานที่โฮสต์ด้วยตนเอง - Nextcloud + OnlyOffice

ทำความเข้าใจสองส่วนของระบบ

มีสองผลิตภัณฑ์ที่นี่ ไม่ใช่หนึ่งเดียว Nextcloud เป็นฐานหลัก: จัดเก็บไฟล์ จัดการผู้ใช้และสิทธิ์ และจัดการการแชร์ OnlyOffice Docs เป็นเซิร์ฟเวอร์เอกสารแยกต่างหากที่ Nextcloud เรียกใช้ทุกครั้งที่มีคนเปิดไฟล์เพื่อแก้ไข ทั้งสองแบบใช้งานได้ฟรีและเป็นโอเพ่นซอร์สสำหรับการใช้งานนี้ และทั้งสองอย่างนี้ทำให้สำนักงานขนาดเล็กได้รับประสบการณ์การใช้งาน Google Workspace หรือ Microsoft 365 บนพีซีในสำนักงาน, NAS หรือ VPS แบบเช่าที่คุณเป็นเจ้าของและควบคุม โดยไม่มีการเรียกเก็บเงินรายเดือนต่อผู้ใช้

ดูว่า Office ได้อะไรมาบ้าง

การเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียวจะทำให้พนักงานทุกคนมีพื้นที่ไฟล์ส่วนตัว โฟลเดอร์แผนกที่ใช้ร่วมกัน และโปรแกรมแก้ไขสำนักงานที่เหมาะสมที่เปิดและบันทึกไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint จริง คนสองหรือสามคนสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกันและเห็นกันและกันทำงาน ไฟล์จะซิงค์กับพีซีในสำนักงานผ่านแอปเดสก์ท็อป รูปภาพและการสแกนเข้ามาจากแอปโทรศัพท์ และมีประวัติเวอร์ชันของไฟล์ในตัว ปฏิทินและรายชื่อติดต่อจะรวมอยู่ด้วยและซิงค์กับโทรศัพท์ สำหรับสำนักงานทั่วไป — ตัวอักษร ใบเสนอราคา สเปรดชีต เอกสารที่สแกน — ครอบคลุมงานประจำวันอย่างสมบูรณ์

วันที่หนึ่ง: กลุ่ม โฟลเดอร์กลุ่ม และรูปแบบการตั้งชื่อเดียว

ตัวเลือกการตั้งค่าที่ส่งผลกระทบต่อสำนักงานไม่เคยเป็นเรื่องทางเทคนิค แต่เป็นเชิงองค์กร ตัดสินใจก่อนที่เจ้าหน้าที่จะเริ่มอัปโหลด เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในภายหลังหมายถึงการย้ายไฟล์ของทุกคนไปรอบๆ สร้างหนึ่งกลุ่มต่อแผนกก่อนที่จะสร้างบัญชีผู้ใช้ ใช้โฟลเดอร์กลุ่มสำหรับแผนกและโฟลเดอร์ส่วนตัวสำหรับงานส่วนตัว — อย่ารวมทั้งสองโฟลเดอร์เข้าด้วยกัน และเห็นด้วยกับ รูปแบบการตั้งชื่อเดียว สำหรับโฟลเดอร์และไฟล์ โดยจดบันทึกไว้ในที่ที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้

แยกบัญชีผู้ดูแลระบบและกำหนดโควต้า

บุคคลที่จัดการเซิร์ฟเวอร์ควรเก็บบัญชีรายวันตามปกติไว้สำหรับงานของตนเอง — บัญชีผู้ดูแลระบบมีไว้เพื่อการดูแลระบบเท่านั้น จากนั้นจึงกำหนดโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลต่อผู้ใช้ เพื่อให้คอลเลกชันวิดีโอของบุคคลหนึ่งไม่สามารถเติมเต็มดิสก์สำนักงานได้อย่างเงียบๆ การตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ สองอย่างนี้ป้องกันปัญหาสองประการที่พบบ่อยที่สุดในสำนักงานขนาดเล็ก ได้แก่ การเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจด้วยสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ และดิสก์เต็มที่ไม่มีใครเห็นว่าจะเกิดขึ้น

ตั้งกฎการแบ่งปันสำหรับภายนอกสำนักงาน

ทุกสิ่งสามารถแชร์นอกสำนักงานได้ด้วยลิงก์ — สำหรับลูกค้าและผู้ขายนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการ — แต่ทุกลิงก์ภายนอกควรมีรหัสผ่านและวันหมดอายุ ภายในสำนักงาน การแบ่งปันจะติดตามกลุ่มแผนกจากขั้นตอนที่ 3 เพื่อให้บุคคลเห็นโฟลเดอร์ของทีมของตนเองและไม่มีอะไรนอกเหนือจากนั้น ตั้งกฎเหล่านี้เพียงครั้งเดียวในวันแรก แทนที่จะแก้ไขการแบ่งปันข้อร้องเรียนทีละรายการ

เชื่อมต่อเจ้าหน้าที่: เบราว์เซอร์ เดสก์ท็อปซิงค์ และแอปโทรศัพท์

พนักงานเข้าถึงระบบได้สามวิธี: ในเบราว์เซอร์จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ ผ่านแอปซิงค์เดสก์ท็อปที่เก็บโฟลเดอร์พีซีในสำนักงานให้สอดคล้องกับเซิร์ฟเวอร์ และผ่านแอปโทรศัพท์สำหรับรูปภาพ สแกน และเข้าถึงไฟล์อย่างรวดเร็ว เปิดตัวสิ่งเหล่านี้ทีละแผนก โดยใช้กลุ่มที่คุณสร้างไว้แล้ว และเมื่อมีคนพูดว่า "ฉันลบไฟล์แล้ว" ให้ตรวจสอบประวัติเวอร์ชันก่อน โดยปกติจะช่วยแก้ปัญหาได้ภายในไม่กี่นาที

ดำเนินการเดือนต่อเดือน — และทราบขีดจำกัดที่ซื่อสัตย์

เดือนตามความเป็นจริงสำหรับสำนักงานที่มีพนักงาน 10 ถึง 30 คน: ใช้ Nextcloud และการอัปเดตระบบหนึ่งครั้ง ดูรายงานการสำรองข้อมูล เพิ่มหรือลบผู้ใช้หนึ่งหรือสองคน และตอบคำขอไฟล์ที่ถูกลบเป็นครั้งคราว งบประมาณประมาณ สองถึงสี่ชั่วโมงต่อเดือน ของเวลาของบุคคลที่มีความสามารถเมื่อระบบได้ตกลงกัน เซิร์ฟเวอร์สมัยใหม่ขนาดเล็ก (4 คอร์, RAM 8 GB, พื้นที่เก็บข้อมูล SSD) รองรับสำนักงานขนาดนั้นที่ทำงานเอกสารปกติได้อย่างสะดวกสบาย

และข้อจำกัดที่แท้จริง: ระบบนี้มาแทนที่พื้นที่เก็บข้อมูล Drive/OneDrive การแชร์ในรูปแบบ Dropbox และส่วนการแก้ไขเอกสารของ Google Workspace หรือ Microsoft 365 โดย ไม่ได้ แทนที่การโฮสต์อีเมลของคุณ — Nextcloud ไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์อีเมล และแอปอีเมลของมันเป็นเพียงผู้ดูกล่องจดหมายที่โฮสต์อยู่ที่อื่นเท่านั้น เก็บอีเมลไว้ที่เดิม การทดสอบความพอดีนั้นสั้น: ประมาณ 5 ถึง 50 คน ส่วนใหญ่ทำงานในเอกสารประเภทสำนักงาน และคนด้านเทคนิคที่ยินดีเป็นเจ้าของเซิร์ฟเวอร์ หากไม่มีใครสามารถรับผิดชอบได้ บริการที่ได้รับการจัดการคือคำตอบที่ตรงไปตรงมา