Kendi Kendine Barındırılan Ofis İşbirliği - Nextcloud + OnlyOffice

Sistemin İki Parçasını Anlayın

Burada bir değil iki ürün var. Nextcloud ana merkezdir: dosyaları depolar, kullanıcıları ve izinleri yönetir ve paylaşımı yönetir. OnlyOffice Docs, birisi bir dosyayı düzenlemek üzere açtığında Nextcloud'un çağırdığı ayrı bir belge sunucusudur. Her ikisi de bu kullanım için ücretsiz ve açık kaynaktır ve birlikte küçük bir ofise, kullanıcı başına aylık fatura olmadan, sahibi olduğunuz ve kontrol ettiğiniz bir ofis bilgisayarında, NAS'ta veya kiralık bir VPS'de Google Workspace veya Microsoft 365 deneyimi sunar.

Ofisin Gerçekte Ne Kazandığını Görün

Tek bir oturum açma, her personele özel bir dosya alanı, paylaşılan departman klasörleri ve gerçek Word, Excel ve PowerPoint dosyalarını açıp kaydeden uygun bir ofis düzenleyicisi sağlar. İki veya üç kişi aynı anda aynı belgeyi düzenleyebilir ve birbirlerini çalışırken görebilir. Dosyalar masaüstü uygulaması aracılığıyla ofis bilgisayarlarıyla senkronize edilir, fotoğraflar ve taramalar telefon uygulamasından gelir ve dosya sürümü geçmişi yerleşiktir. Takvim ve kişiler dahil edilir ve telefonlarla senkronize edilir. Tipik bir ofis için (mektuplar, alıntılar, e-tablolar, taranmış belgeler) bu, günlük işleri tamamen kapsar.

Birinci Gün: Gruplar, Grup Klasörleri ve Tek Adlandırma Stili

Ofislere zarar veren kurulum seçenekleri hiçbir zaman teknik değil, organizasyoneldir. Personel yüklemeye başlamadan önce bunlara karar verin, çünkü bunları daha sonra değiştirmek herkesin dosyalarını başka yere taşımak anlamına gelir. Kullanıcı hesapları oluşturmadan önce departman başına bir grup oluşturun. Bölümler için grup klasörlerini ve kişisel çalışmalarınız için kişisel klasörleri kullanın; asla ikisini karıştırmayın. Klasörler ve dosyalar için herkesin görebileceği bir yere yazılmış tek bir adlandırma stili üzerinde de anlaşın.

Yönetici Hesaplarını Ayrı Tutun ve Kotaları Belirleyin

Sunucuyu yöneten kişi yine de kendi işleri için normal bir günlük hesap tutmalıdır; yönetici hesabı yalnızca yönetim içindir. Ardından kullanıcı başına bir depolama kotası ayarlayın, böylece bir kişinin video koleksiyonu ofis diskini sessizce dolduramaz. Bu iki küçük karar, küçük ofislerde en sık karşılaşılan iki sorunu önler: yönetici haklarında yanlışlıkla yapılan değişiklikler ve kimsenin beklemediği dolu bir disk.

Ofis Dışı için Paylaşım Kurallarını Belirleyin

Bir bağlantıyla ofis dışında her şey paylaşılabilir (müşteriler ve satıcılar için bu tam olarak istediğiniz şeydir) ancak her harici bağlantının bir şifre ve son kullanma tarihi taşıması gerekir. Ofis içinde paylaşım, 3. Adımdan itibaren departman gruplarını takip eder, böylece kişi kendi ekibinin klasörlerini görür ve bunun ötesinde hiçbir şey görmez. Bireysel paylaşımları tek tek şikayetleri düzeltmek yerine, bu kuralları ilk günde bir kez belirleyin.

Personelin Bağlantısını Kurun: Tarayıcı, Masaüstü Senkronizasyonu ve Telefon Uygulamaları

Personel sisteme üç yoldan ulaşır: herhangi bir bilgisayardan tarayıcıdan, ofis bilgisayarı klasörlerini sunucuyla uyumlu tutan masaüstü senkronizasyon uygulaması aracılığıyla ve fotoğraflar, taramalar ve hızlı dosya erişimi için telefon uygulaması aracılığıyla. Önceden oluşturduğunuz grupları kullanarak bunları departman departmana dağıtın. Birisi "Bir dosyayı sildim" dediğinde önce sürüm geçmişini kontrol edin: Bu genellikle sorunu bir dakika içinde çözer.

Aydan Aya Çalıştırın ve Dürüst Sınırları Bilin

10 ila 30 kişilik bir ofis için gerçekçi bir ay: Nextcloud ve sistem güncellemelerini bir kez uygulayın, yedekleme raporuna göz atın, bir veya iki kullanıcı ekleyin veya kaldırın ve ara sıra silinen dosya isteklerini yanıtlayın. Sistem yerleştikten sonra yetkili bir kişinin zamanının kabaca ayda iki ila dört saatini ayırın. Mütevazı bir modern sunucu (4 çekirdek, 8 GB RAM, SSD depolama), normal belge işlerini yaparak bu büyüklükteki bir ofise rahatlıkla hizmet eder.

Ve dürüst sınırlar: Bu sistem Drive/OneDrive depolama alanı, Dropbox tarzı paylaşım ve Google Workspace veya Microsoft 365'in belge düzenleme bölümünün yerini alır. E-posta barındırma hizmetinizin yerini almaz — Nextcloud bir posta sunucusu değildir ve posta uygulaması yalnızca başka bir yerde barındırılan posta kutuları için bir görüntüleyicidir. E-postayı zaten olduğu yerde tutun. Uygunluk testi kısadır: yaklaşık 5 ila 50 kişi, çoğu ofis tipi belgelerde çalışır ve sunucunun sahibi olmaya istekli teknik bir kişi. Bundan hiç kimse sorumlu değilse, yönetilen hizmet dürüst yanıttır.