Cộng tác văn phòng tự lưu trữ - Nextcloud + OnlyOffice

Hiểu rõ hai phần của hệ thống

Ở đây có hai sản phẩm chứ không phải một. Nextcloud là cơ sở chính: nó lưu trữ các tệp, quản lý người dùng và quyền cũng như xử lý việc chia sẻ. OnlyOffice Docs là một máy chủ tài liệu riêng biệt mà Nextcloud gọi bất cứ khi nào ai đó mở tệp để chỉnh sửa. Cả hai đều là nguồn mở và miễn phí cho mục đích sử dụng này. Cả hai đều cung cấp cho văn phòng nhỏ trải nghiệm Google Workspace hoặc Microsoft 365 — trên PC văn phòng, NAS hoặc VPS thuê mà bạn sở hữu và kiểm soát mà không phải trả hóa đơn hàng tháng cho mỗi người dùng.

Xem Văn phòng thực sự nhận được những gì

Một lần đăng nhập sẽ cung cấp cho mỗi nhân viên một khu vực tệp riêng tư, các thư mục chung của phòng ban và một trình soạn thảo văn phòng phù hợp để mở và lưu các tệp Word, Excel và PowerPoint thực. Hai hoặc ba người có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng lúc và xem nhau làm việc. Đồng bộ hóa các tệp với PC văn phòng thông qua ứng dụng máy tính để bàn, ảnh và bản quét đến từ ứng dụng điện thoại và lịch sử phiên bản tệp được tích hợp sẵn. Lịch và danh bạ được bao gồm và đồng bộ hóa với điện thoại. Đối với một văn phòng thông thường — thư từ, báo giá, bảng tính, tài liệu được quét — điều này bao gồm toàn bộ công việc hàng ngày.

Ngày thứ nhất: Nhóm, thư mục nhóm và một kiểu đặt tên

Những lựa chọn thiết lập gây tổn hại cho văn phòng không bao giờ mang tính kỹ thuật — chúng mang tính tổ chức. Hãy quyết định chúng trước khi nhân viên bắt đầu tải lên, vì việc thay đổi chúng sau này đồng nghĩa với việc di chuyển tệp của mọi người xung quanh. Tạo một nhóm cho mỗi bộ phận trước khi tạo tài khoản người dùng. Sử dụng thư mục nhóm cho các phòng ban và thư mục cá nhân cho công việc cá nhân — đừng bao giờ trộn lẫn cả hai. Và thống nhất một kiểu đặt tên cho các thư mục và tệp, được viết ra ở nơi mọi người có thể nhìn thấy.

Giữ riêng các tài khoản quản trị viên và đặt hạn ngạch

Người quản lý máy chủ vẫn phải giữ một tài khoản bình thường hàng ngày cho công việc của mình — tài khoản quản trị viên chỉ dành cho quản trị. Sau đó đặt hạn mức lưu trữ cho mỗi người dùng để bộ sưu tập video của một người không thể âm thầm lấp đầy ổ đĩa văn phòng. Hai quyết định nhỏ này giúp ngăn chặn hai vấn đề phổ biến nhất ở văn phòng nhỏ: những thay đổi vô tình được thực hiện với quyền quản trị viên và tình trạng đầy ổ đĩa mà không ai biết đến.

Đặt quy tắc chia sẻ bên ngoài văn phòng

Mọi thứ có thể được chia sẻ bên ngoài văn phòng bằng một liên kết — đối với khách hàng và nhà cung cấp, đó chính xác là những gì bạn muốn — nhưng mọi liên kết bên ngoài đều phải mang theo mật khẩu và ngày hết hạn. Trong văn phòng, việc chia sẻ sẽ tuân theo các nhóm phòng ban từ Bước 3, do đó, một người sẽ nhìn thấy các thư mục của nhóm của mình và không có gì ngoài thư mục đó. Đặt các quy tắc này một lần, vào ngày đầu tiên, thay vì giải quyết từng khiếu nại của từng lượt chia sẻ.

Kết nối nhân viên: Trình duyệt, Đồng bộ hóa máy tính để bàn và Ứng dụng điện thoại

Nhân viên tiếp cận hệ thống theo ba cách: trong trình duyệt từ bất kỳ máy tính nào, thông qua ứng dụng đồng bộ hóa máy tính để bàn giúp giữ các thư mục PC văn phòng đồng bộ với máy chủ và thông qua ứng dụng điện thoại để chụp ảnh, quét và truy cập tệp nhanh chóng. Triển khai các tính năng này theo từng bộ phận, sử dụng các nhóm bạn đã tạo — và khi ai đó nói "Tôi đã xóa một tệp", trước tiên hãy kiểm tra lịch sử phiên bản: thao tác này thường giải quyết được sự cố sau một phút.

Thực hiện hàng tháng — và biết giới hạn trung thực

Một tháng thực tế đối với văn phòng từ 10 đến 30 người: áp dụng các bản cập nhật hệ thống và Nextcloud một lần, xem qua báo cáo sao lưu, thêm hoặc xóa một hoặc hai người dùng và thỉnh thoảng trả lời yêu cầu xóa tệp. Lập ngân sách khoảng hai đến bốn giờ một tháng thời gian của người có thẩm quyền sau khi hệ thống đã ổn định. Một máy chủ hiện đại khiêm tốn (4 lõi, RAM 8 GB, bộ lưu trữ SSD) thoải mái phục vụ quy mô văn phòng đó khi thực hiện công việc xử lý tài liệu thông thường.

Và giới hạn trung thực: hệ thống này thay thế bộ lưu trữ Drive/OneDrive, phần chia sẻ kiểu Dropbox và phần chỉnh sửa tài liệu của Google Workspace hoặc Microsoft 365. Hệ thống này không thay thế dịch vụ lưu trữ email của bạn — Nextcloud không phải là máy chủ thư và ứng dụng thư của nó chỉ là trình xem các hộp thư được lưu trữ ở nơi khác. Giữ email ở nơi nó đã có. Quá trình kiểm tra mức độ phù hợp rất ngắn: khoảng 5 đến 50 người, hầu hết làm việc trong các loại tài liệu văn phòng và một số kỹ thuật viên sẵn sàng sở hữu máy chủ. Nếu không ai có thể chịu trách nhiệm về việc đó thì dịch vụ được quản lý là câu trả lời trung thực.