Ứng dụng Outlook mới và Outlook cổ điển 🔥 Sự khác biệt LỚN

Hai ứng dụng, một tên — Mỗi ứng dụng thực sự là gì

Outlook mới được xây dựng dựa trên trải nghiệm web Outlook: giao diện giống nhau trên Windows, Mac và trong trình duyệt, khởi động nhanh và đi kèm miễn phí với Windows. Outlook cổ điển là ứng dụng máy tính để bàn truyền thống đi kèm với giấy phép Microsoft 365 và Office — ứng dụng này lưu trữ thư cục bộ trong các tệp OST và PST, giao tiếp trực tiếp với máy chủ Exchange, IMAP và POP, đồng thời mang lại các tính năng kinh doanh trong suốt 20 năm.

Không thực tế nào khiến ứng dụng này tốt và ứng dụng kia xấu — nhưng nó giải thích mọi sự khác biệt sau đó. Ứng dụng dựa trên web chỉ có thể làm những gì nền tảng web cho phép; ứng dụng dành cho máy tính để bàn có thể làm được nhiều việc hơn với các tệp cục bộ và các chương trình Windows khác.

Sự khác biệt về quyền riêng tư — Cách di chuyển thư của bạn

Đây là sự khác biệt mà hầu hết mọi người không bao giờ nhìn thấy. Trong Outlook cổ điển, PC của bạn kết nối trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ thư của bạn — máy chủ văn phòng, Gmail, ISP hoặc máy chủ miền của bạn. Với IMAP, nó giữ một bản sao OST cục bộ của hộp thư máy chủ của bạn; với POP, nó sẽ tải thư xuống PC của bạn. Không có đám mây của bên thứ ba nào đứng giữa.

Trong Outlook mới, đối với nhiều tài khoản không phải của Microsoft — Gmail và nhiều máy chủ IMAP — thư được đồng bộ hóa thông qua các dịch vụ đám mây của Microsoft: đám mây của Microsoft kết nối với nhà cung cấp của bạn, giữ bản sao đã đồng bộ hóa của hộp thư và ứng dụng hoạt động dựa trên bản sao đám mây đó. Đó là cách cùng một tài khoản nhận được các danh mục giống hệt nhau, tìm kiếm nhanh và cùng một chế độ xem trên mọi thiết bị. Điều đó cũng có nghĩa là bản sao của dữ liệu thư và kết nối tài khoản nằm trên đám mây của Microsoft, theo chính sách dữ liệu của Microsoft.

Tệp PST và kho lưu trữ thư cũ của bạn

Outlook cổ điển mở, nhập và lưu trữ hoàn toàn vào tệp PST — định dạng mà lịch sử thư văn phòng thường sử dụng trong nhiều năm. Trong Outlook mới, hỗ trợ PST bị hạn chế và đang được triển khai theo từng giai đoạn, vì vậy các kho lưu trữ cũ vẫn chưa có đầy đủ ở đó.

Nếu bàn làm việc của bạn thường xuyên mở các kho lưu trữ PST cũ — các bộ phận tài khoản và văn phòng hoạt động lâu năm hầu như luôn làm như vậy — thì điểm duy nhất đó có thể tự mình quyết định toàn bộ sự so sánh.

Phần bổ trợ, Macro và Công cụ văn phòng

Phần bổ trợ COM và macro VBA hoàn toàn không chạy trong Outlook mới — một ứng dụng dựa trên web không có lớp COM để chúng đính kèm vào. Chỉ có phần bổ trợ web mới hoạt động ở đó. Classic Outlook hỗ trợ đầy đủ cả hai, đó là lý do tại sao rất nhiều hoạt động tự động hóa văn phòng — xuất kế toán, trợ giúp thanh toán, macro nội bộ — vẫn phụ thuộc vào nó.

Trước khi chuyển đổi bất kỳ không gian làm việc nào, hãy liệt kê các phần bổ trợ và macro mà nó sử dụng hàng tuần và kiểm tra chính xác những thứ đó trước. Thiếu cái đó là bị chặn, không phải chuyện nhỏ.

Hoạt động ngoại tuyến — Bộ nhớ đệm và Hộp thư đầy trên đĩa

Outlook cổ điển giữ bản sao cục bộ đầy đủ của hộp thư trên đĩa trong tệp OST, do đó, thư, lịch và danh bạ vẫn tiếp tục hoạt động khi Internet bị ngắt và mọi thứ sẽ đồng bộ hóa khi kết nối trở lại. Outlook mới hoạt động từ bộ nhớ đệm hạn chế: phù hợp với tình trạng ngắt kết nối ngắn và thư gần đây nhưng nó không phải là hộp thư đầy trên đĩa của bạn.

Đối với những bàn làm việc có kết nối không đáng tin cậy — văn phòng hiện trường, địa điểm thường xuyên bị mất điện — sự khác biệt này là thực tế chứ không phải lý thuyết.

Quy tắc và cài đặt sâu

Các công cụ quy tắc hoạt động khác nhau và điều đó khiến nhiều người dùng bối rối sau khi chuyển đổi. Outlook cổ điển chạy các quy tắc phía máy khách trên PC của bạn — bao gồm các hành động mà chỉ chương trình cục bộ mới có thể thực hiện — cùng với các quy tắc máy chủ dành cho tài khoản Exchange. Trong Outlook mới, các quy tắc tuân theo mô hình phía máy chủ của Outlook trên web: chúng hoạt động giống nhau trên mọi thiết bị nhưng các hành động cục bộ chi tiết được đơn giản hóa hoặc bị thiếu.

Mô hình tương tự áp dụng cho các cài đặt sâu nói chung: các tùy chọn quản lý tệp dữ liệu chi tiết và sửa chữa tài khoản nâng cao mà Outlook cổ điển cung cấp được đơn giản hóa hoặc không có trong ứng dụng mới.

Nơi triển vọng mới thực sự chiến thắng

Sự trung thực cần cả hai cột. Ứng dụng mới sạch hơn, tìm kiếm nhanh, xử lý nhiều tài khoản Microsoft một cách linh hoạt, các công cụ quét và hộp thư đến tập trung rất dễ chịu và trước tiên ứng dụng này nhận được các tính năng mới — bao gồm cả tích hợp Copilot. Nó cũng miễn phí với Windows, không cần cài đặt hay cấp phép gì thêm.

Đối với người dùng có thư là một hộp thư Microsoft 365 hoặc Outlook.com, chủ yếu làm việc trực tuyến và không lưu trữ các bản lưu trữ cục bộ, Outlook mới thường đơn giản hơn và phù hợp hơn.

Phán quyết — Phán quyết nào là tốt nhất cho bạn

Duy trì Outlook cổ điển nếu công việc của bạn phụ thuộc vào kho lưu trữ PST, phần bổ trợ COM hoặc macro VBA, quyền truy cập ngoại tuyến hoàn toàn hoặc thư tự lưu trữ không được định tuyến qua đám mây của bên thứ ba. Chọn Outlook mới nếu hộp thư của bạn được lưu trữ trên máy chủ của Microsoft, bạn làm việc trực tuyến và muốn ứng dụng sạch hơn, nhanh hơn, luôn cập nhật.