Tally-Daten auf den Client-PC exportieren

Schließen Sie das Unternehmen, bevor Sie die Daten berühren

Jede sichere Übertragung beginnt auf die gleiche Weise: Beenden Sie die Einträge des Tages, schließen Sie dann das Unternehmen und beenden Sie Tally vollständig auf dem Quell-PC. Drücken Sie Alt + F1 oder verwenden Sie Firma schließen, um die Firma zu schließen, und verlassen Sie dann das Gateway of Tally vollständig – Tally sollte nicht im Hintergrund laufen.

Eine Sicherung, die erstellt wird, während die Gutscheine noch eingegeben werden, kann dazu führen, dass die letzten Einträge fehlen, und das Kopieren von Daten während der Geschäftszeiten des Unternehmens ist die häufigste Methode, mit der Tally-Daten beschädigt werden. Dreißig Sekunden Geduld ersparen Ihnen später stundenlange Reparaturen. Bevor Sie fortfahren, notieren Sie sich den genauen Namen des Unternehmens und die Nummer seines Datenordners, die auf dem Bildschirm „Unternehmen auswählen“ angezeigt werden – Sie werden beide verwenden, um zu überprüfen, ob das richtige Unternehmen auf der anderen Seite eingetroffen ist.

Nehmen Sie das Backup von Inside Tally

Beginnen Sie nicht mit dem Kopieren von Ordnern. Tally verfügt über ein integriertes Backup, das das Unternehmen genau so, wie es ist, in eine tragbare Datei packt – und diese Datei ist das, was Sie übergeben.

Drücken Sie in TallyPrime Alt + Y (das Datenmenü) und wählen Sie Sichern. Drücken Sie in Tally.ERP 9 im Gateway of Tally Alt + F3 (Firmeninformationen) und wählen Sie Sichern. Wählen Sie das Unternehmen und den Zielordner aus und akzeptieren Sie dann. Tally erstellt eine einzelne Sicherungsdatei mit der Erweiterung .tbk – diese eine Datei ist das komplette Unternehmen. Speichern Sie es auf einem USB-Stick oder einem Übertragungsordner. Der Dateiname trägt normalerweise den Firmennamen, sodass der Kunde ihn identifizieren kann, ohne Tally zu öffnen.

Senden Sie die Datei, als wäre sie Ihr Geschäft – weil sie es ist

Diese eine .tbk-Datei enthält die vollständigen Konten des Kunden: alle Konten und Kontostände aller Parteien, alle jemals eingegebenen Belege, Kunden- und Lieferantendetails, GSTINs und Bankdaten, die in den Büchern erfasst sind. Behandeln Sie die Überweisung mit der gleichen Sorgfalt wie die Übergabe des Kassenbuchs und nutzen Sie ausschließlich den vertrauenswürdigen Weg.

Legen Sie das Backup zunächst in ein passwortgeschütztes Archiv – zum Beispiel eine 7-Zip-Datei mit AES-256-Verschlüsselung und einem echten Passwort (ein einfaches Zip bietet überhaupt keine Sicherheit). Senden Sie das Archiv über einen Kanal und das Passwort über einen anderen: die Datei per E-Mail, Laufwerkslink oder USB-Stick, das Passwort per Telefonanruf oder Nachricht. Im Setup dieses Videos wird das Client-System über TSPlus erreicht – übergeben Sie die Datei innerhalb dieser Arbeitsanordnung oder über Ihr eigenes Büronetzwerk, niemals über einen öffentlichen Dateifreigabelink. Stellen Sie abschließend sicher, dass die Größe der empfangenen Datei mit der des Originals übereinstimmt, bevor der Client versucht, sie wiederherzustellen.

Wiederherstellung auf dem Client-PC – gleiche Version oder neuer

Auf dem Computer des Clients wird das Backup durch Tallys eigene Wiederherstellung wiederhergestellt. Drücken Sie in TallyPrime Alt + Y und wählen Sie Wiederherstellen; Drücken Sie in Tally.ERP 9 Alt + F3 und wählen Sie Wiederherstellen. Zeigen Sie Tally auf die Datei .tbk und akzeptieren Sie – Tally zeigt zuerst den in der Sicherung gespeicherten Firmennamen an. Überprüfen Sie daher, ob es sich tatsächlich um das Unternehmen handelt, das Sie erwartet haben. Wenn Tally beim Öffnen anbietet, die Daten zu migrieren oder neu zu schreiben, akzeptieren Sie diese wiederhergestellte Kopie. Sie behalten die ursprüngliche Sicherungsdatei weiterhin intakt, falls etwas schief gehen sollte.

Die Versionsregel entscheidet, ob das überhaupt funktioniert: Wiederherstellung nur in derselben Tally-Version oder einer neueren. Tally-Daten werden nur vorwärts migriert – ein Backup, das von einer neueren Version erstellt wurde, kann nicht in einer älteren Version wiederhergestellt werden, und ein TallyPrime-Backup kann nicht zurück in ERP 9 gehen. Wenn auf dem Client-PC eine ältere Version ausgeführt wird, aktualisieren Sie Tally zuerst auf diesem PC über die offizielle Website von Tally Solutions.

Überprüfen Sie, bevor Sie „Fertig“ sagen

Eine „abgeschlossene“ Wiederherstellung ist kein Beweis dafür, dass die Daten korrekt sind – „Wiederherstellung erfolgreich abgeschlossen“ bedeutet nur, dass Dateien geschrieben wurden. Nehmen Sie sich zwei Minuten Zeit, um zu beweisen, dass die Bücher korrekt sind, während sowohl das Original-Backup als auch der unberührte Quell-PC noch vorhanden sind und auf die zurückgegriffen werden kann.

Eröffnen Sie das Testguthaben auf beiden PCs für denselben Zeitraum und gleichen Sie die Gesamtsummen ab – sie müssen dem Paisa zustimmen. Überprüfen Sie das Tagebuch: Die letzte Belegnummer, das Datum und die Beleganzahl für den letzten Arbeitstag sollten mit dem Quell-PC übereinstimmen. Öffnen Sie zwei oder drei bekannte Gutscheine – den größten Verkauf des Monats, eine aktuelle Zahlung – und bestätigen Sie, dass die Beträge und Kommentare intakt sind. Bestätigen Sie abschließend die Unternehmensidentität: Der Name, das Geschäftsjahr und das Anfangsdatum der Buchführung sind die erwarteten Angaben. Notieren Sie die drei übereinstimmenden Zahlen (Summe des Probeguthabens, letzter Beleg, Zeitraum) in der Übergabenachricht an den Kunden – diese kurze Notiz ist Ihr Beweis dafür, dass die Überweisung bestätigt wurde.

Nur eine Live Copy – dann bereinigen

Sobald der Kunde bestätigt, dass die Wiederherstellung überprüft wurde, löschen Sie die Transitkopien: den E-Mail-Anhang, die Chat-Kopie, die Datei mit dem freigegebenen Link – und verfallen Sie den Freigabelink, falls einer verwendet wurde. Lassen Sie anschließend niemals ungeschützte Kopien der Konten eines Kunden in Download-Ordnern, E-Mail-Postfächern und Chatverläufen liegen. Bewahren Sie auf jeder Seite genau eine beschriftete Archivkopie auf, die Sie bewusst aufbewahren – nicht fünf vergessene Kopien, die über Maschinen verstreut sind.