Exportar dados do Tally para o PC cliente

Feche a empresa antes de tocar nos dados

Toda transferência segura começa da mesma maneira: finalize as entradas do dia, depois feche a empresa e saia completamente do Tally no PC de origem. Pressione Alt + F1 ou use Shut Company para fechar a empresa e, em seguida, saia completamente do Gateway do Tally — o Tally não deve estar sendo executado em segundo plano.

Um backup feito enquanto os vouchers ainda estão sendo digitados pode perder as últimas entradas, e copiar dados enquanto a empresa está aberta é a maneira mais comum de corromper os dados do Tally. Trinta segundos de paciência aqui economizam horas de reparo mais tarde. Antes de prosseguir, anote o nome exato da empresa e o número da pasta de dados, mostrados na tela Selecionar Empresa. Você usará ambos para verificar se a empresa certa chegou do outro lado.

Faça o backup de dentro do Tally

Não comece copiando pastas. O Tally tem um backup integrado que reúne a empresa, exatamente como ela é, em um arquivo portátil — e esse arquivo é o que você entrega.

No TallyPrime, pressione Alt + Y (o menu Dados) e escolha Backup. No Tally.ERP 9, no Gateway do Tally pressione Alt + F3 (Informações da Empresa) e escolha Backup. Selecione a empresa e a pasta de destino e aceite. Tally cria um único arquivo de backup com a extensão .tbk — esse arquivo é a empresa completa. Salve em um pen drive ou pasta de transferência; o nome do arquivo normalmente contém o nome da empresa, para que o cliente possa identificá-lo sem abrir o Tally.

Envie o arquivo como se fosse o negócio — porque é

Esse arquivo .tbk contém as contas completas do cliente: todos os livros contábeis e saldos das partes, todos os vouchers já inseridos, detalhes de clientes e fornecedores, GSTINs e dados bancários registrados nos livros. Trate a transferência com o mesmo cuidado que a entrega do livro caixa e use apenas uma rota confiável.

Coloque o backup primeiro em um arquivo protegido por senha — por exemplo, um arquivo 7-Zip com criptografia AES-256 e uma senha real (um arquivo zip simples não adiciona nenhuma segurança). Envie o arquivo por um canal e a senha por outro: o arquivo por e-mail, link do drive ou pen drive, a senha por telefone ou mensagem. Na configuração deste vídeo, o sistema cliente é acessado através do TSPlus – entregue o arquivo dentro daquele sistema de trabalho ou pela rede do seu próprio escritório, nunca através de um link público de compartilhamento de arquivos. Por fim, confirme se o tamanho do arquivo recebido corresponde ao original antes que o cliente tente restaurá-lo.

Restaurar no PC cliente — Mesma versão ou mais recente

Na máquina do cliente, o backup volta através da restauração do próprio Tally. No TallyPrime, pressione Alt + Y e escolha Restaurar; no Tally.ERP 9, pressione Alt + F3 e escolha Restaurar. Aponte o Tally para o arquivo .tbk e aceite - o Tally mostra primeiro o nome da empresa armazenado no backup, então verifique se realmente é a empresa que você esperava. Se Tally se oferecer para migrar ou reescrever os dados ao abri-los, aceite esta cópia restaurada; você ainda manterá o arquivo de backup original intacto se algo der errado.

A regra de versão decide se isso funciona: restaure apenas na mesma versão do Tally ou em uma versão mais recente. Os dados do Tally apenas migram para frente - um backup feito de uma versão mais recente não pode ser restaurado para uma versão mais antiga, e um backup do TallyPrime não pode voltar para o ERP 9. Se o PC cliente executar uma versão mais antiga, atualize o Tally nesse PC primeiro, no site oficial da Tally Solutions.

Verifique antes de dizer que está pronto

Uma restauração "concluída" não é prova de que os dados estão corretos — "restauração concluída com êxito" significa apenas que os arquivos foram gravados. Passe dois minutos provando que os livros estão corretos, enquanto o backup original e o PC de origem intacto ainda estão lá para serem usados.

Abra o balancete em ambos os PCs para o mesmo período e combine os totais gerais — eles devem concordar com o paisa. Verifique o Livro Diário: o número do último voucher, sua data e a contagem do voucher do último dia útil devem corresponder ao PC de origem. Abra dois ou três vouchers conhecidos – a maior venda do mês, um pagamento recente – e confirme se os valores e as narrações estão intactos. Por fim, confirme a identidade da empresa: o nome, o exercício e a data de início dos livros são os esperados. Registre os três valores correspondentes (total do balancete, último voucher, período) na mensagem de entrega ao cliente - essa breve nota é a prova de que a transferência foi verificada.

Apenas uma Live Copy – depois limpe

Depois que o cliente confirmar que a restauração foi verificada, exclua as cópias de trânsito: o anexo do e-mail, a cópia do bate-papo, o arquivo do link compartilhado e expire o link de compartilhamento, se algum tiver sido usado. Nunca deixe cópias desprotegidas das contas de um cliente nas pastas de downloads, caixas de entrada de e-mail e históricos de bate-papo posteriormente. Mantenha exatamente uma cópia de arquivo etiquetada em cada lado, armazenada deliberadamente, e não cinco cópias esquecidas espalhadas pelas máquinas.