Экспорт данных учета на клиентский ПК

Закройте компанию, прежде чем трогать данные

Каждая безопасная передача начинается одинаково: завершите дневные записи, затем закройте компанию и полностью закройте Tally на исходном компьютере. Нажмите Alt + F1 или используйте Закрыть компанию, чтобы закрыть компанию, а затем полностью выйдите из Gateway of Tally — Tally не должна работать в фоновом режиме.

В резервной копии, сделанной во время ввода ваучеров, могут быть пропущены последние записи, а копирование данных, когда компания открыта, является наиболее распространенным способом повреждения данных Tally. Тридцать секунд терпения сэкономят часы ремонта позже. Прежде чем двигаться дальше, запишите точное название компании и номер ее папки с данными, показанные на экране «Выбор компании» — вы будете использовать оба, чтобы проверить, прибыла ли на другую сторону правильная компания.

Создать резервную копию изнутри Tally

Не начинайте с копирования папок. У Tally есть встроенная резервная копия, которая упаковывает компанию в том виде, в котором она есть, в один портативный файл, и именно этот файл вы передаете.

В TallyPrime нажмите Alt + Y (меню «Данные») и выберите Резервное копирование. В Tally.ERP 9 на шлюзе Tally нажмите Alt + F3 (информация о компании) и выберите Резервное копирование. Выберите компанию и папку назначения, затем подтвердите. Tally создает один файл резервной копии с расширением .tbk — этот файл представляет собой всю компанию. Сохраните его на флэш-накопителе или в папке для переноса; имя файла обычно содержит название компании, поэтому клиент может идентифицировать его, не открывая Tally.

Отправьте файл так, как будто это бизнес, потому что так оно и есть

Этот файл .tbk содержит полную информацию о счетах клиента: все бухгалтерские книги и балансы сторон, каждый когда-либо введенный ваучер, данные клиента и поставщика, номера GSTIN и банковские реквизиты, записанные в книгах. Относитесь к переводу так же внимательно, как к передаче кассовой книги, и используйте только проверенный маршрут.

Сначала поместите резервную копию в архив, защищенный паролем — например, в файл 7-Zip с шифрованием AES-256 и настоящим паролем (обычный zip-архив вообще не обеспечивает безопасности). Отправьте архив по одному каналу, а пароль - по другому: файл по электронной почте, ссылке на диск или флешке, пароль по телефону или в сообщении. В настройке этого видео доступ к клиентской системе осуществляется через TSPlus — передайте файл внутри этого рабочего соглашения или через сеть вашего собственного офиса, а не через общедоступную ссылку для обмена файлами. Наконец, убедитесь, что размер полученного файла соответствует оригиналу, прежде чем клиент попытается его восстановить.

Восстановление на клиентском компьютере — та же версия или новее

На клиентской машине резервная копия возвращается через собственное восстановление Талли. В TallyPrime нажмите Alt + Y и выберите Восстановить; в Tally.ERP 9 нажмите Alt + F3 и выберите Восстановить. Наведите Tally на файл .tbk и подтвердите — Tally сначала показывает название компании, хранящееся в резервной копии, поэтому убедитесь, что это действительно именно та компания, которую вы ожидали. Если Tally предлагает перенести или перезаписать данные при их открытии, примите эту восстановленную копию; вы по-прежнему сохраните исходный файл резервной копии нетронутым, если что-то пойдет не так.

Правило версии определяет, будет ли это работать вообще: восстанавливать только в той же версии Tally или в более новой. Данные Tally переносятся только вперед — резервную копию, сделанную из более новой версии, нельзя восстановить в более старую версию, а резервную копию TallyPrime нельзя вернуть обратно в ERP 9. Если на клиентском ПК установлена более старая версия, сначала обновите Tally на этом ПК с официального веб-сайта Tally Solutions.

Проверьте, прежде чем сказать «Готово»

Восстановление, которое «завершено», не является доказательством правильности данных — «восстановление завершено успешно» означает только то, что файлы были записаны. Потратьте две минуты, чтобы доказать, что книги верны, в то время как исходная резервная копия и нетронутый исходный компьютер все еще находятся на месте, и к ним можно вернуться.

Откройте Пробный баланс на обоих компьютерах за один и тот же период и сопоставьте общие итоги — они должны соответствовать пайсе. Проверьте дневник: номер последнего ваучера, его дата и количество ваучеров за последний рабочий день должны совпадать с исходным компьютером. Откройте два или три известных ваучера — крупнейшая распродажа месяца, недавний платеж — и убедитесь, что суммы и описания не повреждены. Наконец, подтвердите идентичность компании: название, финансовый год и дата начала бухгалтерского учета являются ожидаемыми. Запишите три совпадающие цифры (общая пробная сумма, последний ваучер, период) в сообщении о передаче клиенту — эта короткая заметка является доказательством того, что перевод был подтвержден.

Только одна активная копия — затем очистка

Как только клиент подтвердит, что восстановление проверено, удалите транзитные копии: вложение электронной почты, копию чата, файл общей ссылки — и удалите ссылку общего доступа, если она использовалась. Никогда не оставляйте после этого незащищенные копии учетных записей клиентов в папках «Загрузки», почтовых ящиках и истории чатов. Сохраняйте ровно одну помеченную архивную копию с каждой стороны, храните ее намеренно, а не пять забытых копий, разбросанных по машинам.