Exporter les données de comptage vers le PC client

Fermez l'entreprise avant de toucher aux données

Chaque transfert sécurisé commence de la même manière : terminez les entrées de la journée, puis fermez l'entreprise et quittez complètement Tally sur le PC source. Appuyez sur Alt + F1 ou utilisez Shut Company pour fermer l'entreprise, puis quittez complètement la passerelle de Tally – Tally ne devrait pas fonctionner en arrière-plan.

Une sauvegarde effectuée alors que les bons sont encore en cours de saisie peut manquer les dernières entrées, et la copie des données pendant que l'entreprise est ouverte est la manière la plus courante de corrompre les données Tally. Trente secondes de patience permettent ici d'économiser des heures de réparation plus tard. Avant de continuer, notez le nom exact de l'entreprise et son numéro de dossier de données, affichés sur l'écran Sélectionner une entreprise : vous utiliserez les deux pour vérifier que la bonne entreprise est arrivée de l'autre côté.

Effectuer la sauvegarde depuis Inside Tally

Ne commencez pas par copier des dossiers. Tally dispose d'une sauvegarde intégrée qui regroupe l'entreprise, exactement telle qu'elle est, dans un seul fichier portable — et ce fichier est ce que vous remettez.

Dans TallyPrime, appuyez sur Alt + Y (le menu Données) et choisissez Sauvegarde. Dans Tally.ERP 9, depuis la passerelle de Tally, appuyez sur Alt + F3 (Informations sur l'entreprise) et choisissez Sauvegarde. Sélectionnez la société et le dossier de destination, puis acceptez. Tally crée un seul fichier de sauvegarde avec l'extension .tbk : ce fichier constitue l'entreprise complète. Enregistrez-le sur une clé USB ou un dossier de transfert ; le nom du fichier porte normalement le nom de l'entreprise, afin que le client puisse l'identifier sans ouvrir Tally.

Envoyez le fichier comme si c'était l'entreprise — parce que c'est le cas

Ce fichier .tbk contient les comptes complets du client : chaque grand livre et solde de partie, chaque pièce justificative jamais saisie, les détails du client et du fournisseur, les GSTIN et les coordonnées bancaires enregistrées dans les livres. Traitez le transfert avec le même soin que la remise du livre de caisse et utilisez uniquement un itinéraire fiable.

Placez d'abord la sauvegarde dans une archive protégée par mot de passe – par exemple un fichier 7-Zip avec cryptage AES-256 et un vrai mot de passe (un simple zip n'ajoute aucune sécurité). Envoyez l'archive via un canal et le mot de passe via un autre : le fichier par e-mail, lien drive ou clé USB, le mot de passe par appel téléphonique ou message. Dans la configuration de cette vidéo, le système client est atteint via TSPlus : transférez le fichier dans cet arrangement de travail ou sur votre propre réseau de bureau, jamais via un lien public de partage de fichiers. Enfin, confirmez que la taille du fichier reçu correspond à l'original avant que le client n'essaye de le restaurer.

Restaurer sur le PC client – Même version ou plus récente

Sur la machine du client, la sauvegarde est réintroduite via la propre restauration de Tally. Dans TallyPrime, appuyez sur Alt + Y et choisissez Restaurer ; dans Tally.ERP 9, appuyez sur Alt + F3 et choisissez Restaurer. Pointez Tally vers le fichier .tbk et acceptez — Tally affiche d'abord le nom de l'entreprise stocké dans la sauvegarde, alors vérifiez qu'il s'agit bien de l'entreprise que vous attendiez. Si Tally propose de migrer ou de réécrire les données lors de son ouverture, acceptez cette copie restaurée ; vous conservez toujours le fichier de sauvegarde d'origine intact en cas de problème.

La règle de version décide si cela fonctionne ou non : restaurez uniquement dans la même version de Tally ou dans une version plus récente. Les données Tally migrent uniquement vers l'avant : une sauvegarde effectuée à partir d'une version plus récente ne peut pas être restaurée dans une version plus ancienne, et une sauvegarde TallyPrime ne peut pas revenir dans ERP 9. Si le PC client exécute une version plus ancienne, mettez d'abord à jour Tally sur ce PC, à partir du site Web officiel de Tally Solutions.

Vérifiez avant de dire terminé

Une restauration « terminée » ne prouve pas que les données sont correctes : « restauration terminée avec succès » signifie uniquement que les fichiers ont été écrits. Passez deux minutes à prouver que les livres sont corrects, tandis que la sauvegarde d'origine et le PC source intact sont toujours là sur lesquels vous pouvez vous appuyer.

Ouvrez la Balance de vérification sur les deux PC pour la même période et faites correspondre les totaux généraux : ils doivent accepter le paisa. Vérifiez le Day Book : le dernier numéro de bon, sa date et le nombre de bons pour le dernier jour ouvrable doivent correspondre au PC source. Ouvrez deux ou trois bons connus – la plus grosse vente du mois, un paiement récent – ​​et confirmez que les montants et les narrations sont intacts. Confirmez enfin l'identité de la société : le nom, l'exercice et la date de début des comptes sont ceux attendus. Enregistrez les trois chiffres correspondants (total de la balance de vérification, dernier bon, période) dans le message de remise au client — cette courte note est votre preuve que le transfert a été vérifié.

Une seule copie dynamique, puis nettoyez

Une fois que le client confirme que la restauration est vérifiée, supprimez les copies de transit : la pièce jointe de l'e-mail, la copie de discussion, le fichier de lien partagé — et faites expirer le lien de partage s'il a été utilisé. Ne laissez jamais de copies non protégées des comptes d'un client dans les dossiers de téléchargement, les boîtes de réception de courrier électronique et les historiques de discussion. Conservez exactement une copie d'archive étiquetée de chaque côté, stockée délibérément – et non cinq copies oubliées éparpillées sur les machines.