Exportar datos de conteo a la PC del cliente

Cierre la empresa antes de tocar los datos

Cada transferencia segura comienza de la misma manera: finalice las entradas del día, luego cierre la empresa y salga de Tally por completo en la PC de origen. Presione Alt + F1 o use Cerrar empresa para cerrar la empresa, luego salga completamente de Gateway of Tally; Tally no debería estar ejecutándose en segundo plano.

Una copia de seguridad realizada mientras los comprobantes aún se están escribiendo puede omitir las últimas entradas, y copiar datos mientras la empresa está abierta es la forma más común en que las personas corrompen los datos de Tally. Treinta segundos de paciencia ahorran horas de reparación más adelante. Antes de continuar, anote el nombre exacto de la empresa y el número de su carpeta de datos, que se muestran en la pantalla Seleccionar empresa; utilizará ambos para comprobar que la empresa correcta llegó al otro lado.

Realice la copia de seguridad desde el interior de Tally

No empiece copiando carpetas. Tally tiene una copia de seguridad incorporada que empaqueta la empresa, exactamente como está, en un archivo portátil, y ese archivo es lo que usted entrega.

En TallyPrime, presione Alt + Y (el menú Datos) y elija Copia de seguridad. En Tally.ERP 9, desde la puerta de enlace de Tally presione Alt + F3 (Información de la empresa) y elija Copia de seguridad. Seleccione la empresa y la carpeta de destino, luego acepte. Tally crea un único archivo de copia de seguridad con la extensión .tbk; este archivo es la empresa completa. Guárdelo en un pendrive o en una carpeta de transferencia; el nombre del archivo normalmente lleva el nombre de la empresa, por lo que el cliente puede identificarlo sin abrir Tally.

Envíe el archivo como si fuera el negocio, porque lo es

Ese archivo .tbk contiene las cuentas completas del cliente: cada libro mayor y saldo del partido, cada comprobante ingresado, detalles del cliente y proveedor, GSTIN y detalles bancarios registrados en los libros. Trate la transferencia con el mismo cuidado que la entrega del libro de caja y utilice únicamente una ruta confiable.

Primero coloque la copia de seguridad en un archivo protegido con contraseña; por ejemplo, un archivo 7-Zip con cifrado AES-256 y una contraseña real (un zip simple no añade seguridad alguna). Envía el archivo por un canal y la contraseña por otro: el archivo por email, enlace de drive o pendrive, la contraseña por llamada telefónica o mensaje. En la configuración de este video, se accede al sistema cliente a través de TSPlus: entregue el archivo dentro de ese arreglo de trabajo o a través de la red de su propia oficina, nunca a través de un enlace público para compartir archivos. Finalmente, confirme que el tamaño del archivo recibido coincida con el original antes de que el cliente intente restaurarlo.

Restaurar en la PC cliente: misma versión o más reciente

En la máquina del cliente, la copia de seguridad vuelve a través de la propia restauración de Tally. En TallyPrime, presione Alt + Y y elija Restaurar; en Tally.ERP 9, presione Alt + F3 y elija Restaurar. Apunte a Tally al archivo .tbk y acepte: Tally muestra primero el nombre de la empresa almacenado dentro de la copia de seguridad, así que verifique que realmente sea la empresa que esperaba. Si Tally ofrece migrar o reescribir los datos mientras los abre, acepte esta copia restaurada; aún mantendrás intacto el archivo de copia de seguridad original si algo sale mal.

La regla de versión decide si esto funciona: restaurar solo en la misma versión de Tally o en una más nueva. Los datos de Tally solo migran hacia adelante: una copia de seguridad tomada de una versión más reciente no se puede restaurar a una versión anterior, y una copia de seguridad de TallyPrime no puede volver a ERP 9. Si la PC cliente ejecuta una versión anterior, actualice Tally en esa PC primero, desde el sitio web oficial de Tally Solutions.

Verifique antes de decir listo

Una restauración "completada" no es prueba de que los datos sean correctos; "restauración completada exitosamente" solo significa que se escribieron los archivos. Dedique dos minutos a demostrar que los libros son correctos, mientras que la copia de seguridad original y la PC de origen intacta siguen ahí para recurrir.

Abra el Balance de prueba en ambas PC para el mismo período y haga coincidir los totales generales; deben estar de acuerdo con el paisa. Verifique el Libro de días: el último número de comprobante, su fecha y el recuento de comprobantes del último día hábil deben coincidir con la PC de origen. Abra dos o tres vales conocidos (la venta más grande del mes, un pago reciente) y confirme que los montos y las narraciones estén intactos. Finalmente confirme la identidad de la empresa: el nombre, el ejercicio y la fecha de inicio de los libros son los esperados. Registre las tres cifras coincidentes (total del saldo de prueba, último comprobante, período) en el mensaje de entrega al cliente; esa breve nota es su prueba de que se verificó la transferencia.

Solo una Live Copy y luego limpiar

Una vez que el cliente confirme que se ha verificado la restauración, elimine las copias de tránsito: el archivo adjunto del correo electrónico, la copia del chat, el archivo de enlace compartido y caduque el enlace para compartir, si se utilizó alguno. Nunca deje copias desprotegidas de las cuentas de un cliente en carpetas de Descargas, bandejas de entrada de correo electrónico e historiales de chat posteriormente. Mantenga exactamente una copia de archivo etiquetada en cada lado, almacenada deliberadamente, no cinco copias olvidadas esparcidas por las máquinas.