Synology Drive Collaboration und PC-Backup

Installieren Sie Synology Drive Server auf dem NAS

Synology Drive Server ist ein kostenloses Paket im Package Center auf dem NAS und installiert drei Teile, die Sie namentlich kennen sollten: Synology Drive Admin Console – wo der Administrator Ordner aktiviert, Versionierung festlegt und verbundene Clients überwacht; Synology Drive – das Webportal, über das Mitarbeiter Dateien in einem Browser öffnen; und Synology Drive ShareSync – das Tool, das zwei Synology NAS-Geräte miteinander synchron hält.

Installieren Sie es zuerst auf dem NAS, bevor Sie einen PC berühren. Alles andere in diesem Leitfaden hängt von diesen drei Teilen ab.

Verwandeln Sie freigegebene Ordner in Teamordner

Drive erfindet keinen neuen Speicher – es aktualisiert die freigegebenen Ordner, die Sie bereits haben. Erstellen Sie einen freigegebenen Ordner pro Abteilung oder Projekt – in diesem Setup: Projects, Accounts und Design Files – öffnen Sie dann Synology Drive Admin Console > Teamordner, wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Aktivieren.

Stellen Sie gleichzeitig die Versionskontrolle ein: Aktivieren Sie sie, behalten Sie bis zu 32 Versionen jeder Datei bei und wählen Sie Intelliversioning Rotation, damit das Versionsbudget über Tage und Wochen verteilt wird, anstatt an einem arbeitsreichen Nachmittag aufgefressen zu werden. Wenn Sie die Versionierung später aktivieren, bedeutet dies, dass der Verlauf, den Sie gestern benötigt haben, nie aufgezeichnet wurde – deshalb ist sie vom ersten Tag an aktiviert.

Zugriff durch Benutzer und Gruppen gewähren

Jeder Mitarbeiter erhält sein eigenes DSM-Konto und die Konten werden in Gruppen eingeteilt – Accounts Team, Design Team usw. Teamordnerberechtigungen werden dann an Gruppen vergeben, nicht an Einzelpersonen.

Das fühlt sich am ersten Tag langsam an und spart Ihnen jeden Tag danach: Wenn jemand die Abteilung wechselt oder geht, ändern Sie eine Gruppenmitgliedschaft, anstatt zwanzig Ordner zu durchsuchen. Und mit einem gemeinsamen Büro-Login können Sie die einfachste Frage nie beantworten: Wer hat diese Datei geändert?

Installieren Sie den Synology Drive Client auf jedem PC

Installieren Sie auf jedem Computer Synology Drive Client (aus dem Download-Center von Synology) und melden Sie sich mit der NAS-Adresse und dem eigenen Konto dieser Person an. Der Client erledigt beide Aufgaben dieses Handbuchs – die Synchronisierung gemeinsamer Arbeit und die Sicherung des PCs – also installieren Sie ihn einmal und korrekt pro Person.

Im Büro ist die lokale NAS-Adresse am schnellsten und der Client synchronisiert sich mit voller LAN-Geschwindigkeit über Ihr lokales Netzwerk – kein Internet erforderlich, solange alle im Büro sind.

Erstellen Sie eine Synchronisierungsaufgabe für die Teamzusammenarbeit

Erstellen Sie im Client eine Synchronisierungsaufgabe und verbinden Sie sie mit den Teamordnern. Eine Synchronisierungsaufgabe ist zweiseitig: Was das Team bearbeitet, sieht jeder – und denken Sie daran: Wenn Sie hier löschen, wird alles gelöscht. Genau aus diesem Grund wurde in Schritt 2 die Versionierung aktiviert.

Eine ehrliche Grenze für die Zusammenarbeit: Bei normalen Dateien wie Word-, Excel- oder Designdateien sperrt Drive die Datei nicht und führt auch keine Bearbeitungen zusammen – wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Datei speichern, gewinnt eine Version und die andere kann zu einer in Konflikt stehenden Kopie werden. Bei freigegebenen Dokumenten kann also immer nur eine Person Änderungen vornehmen. Nur in Synology Office erstellte Dokumente unterstützen die echte gleichzeitige Bearbeitung.

Erstellen Sie für jeden PC eine separate Sicherungsaufgabe

Erstellen Sie nun die zweite, andere Aufgabe im selben Client: eine Sicherungsaufgabe. Richten Sie es auf die eigenen Ordner des PCs – Desktop, Documents und andere wichtige lokale Ordner. Eine Sicherungsaufgabe ist einseitig: Dateien werden auf das NAS übertragen und bleiben dort, auch wenn sie auf dem PC gelöscht werden.

Ein Aufgabentyp kann nicht die Arbeit des anderen erledigen. Wenn der einzige Schutz eines PCs eine Synchronisierungsaufgabe ist, wird eine Löschung – oder ein Ransomware-Angriff – auch zuverlässig mit dem NAS synchronisiert. Die Sicherungsaufgabe und die auf dem NAS gespeicherten Versionen sind es, die jeden PC tatsächlich schützen.

Links mit Regeln teilen

Mit Drive kann jeder Benutzer einen Freigabelink für eine Datei erstellen – praktisch zum Senden einer großen Datei an einen Kunden, riskant, wenn dies zur Standardarbeitsweise wird. Legen Sie die Hausrichtlinie in der Admin-Konsole fest: interne Freigabe frei, öffentliche Links passwortgeschützt mit Ablaufdatum und Linkfreigabe vollständig für vertrauliche Ordner wie Konten und Personalwesen deaktiviert. Arbeit, die als Links geteilt wird, entgeht Ihrer Ordnerstruktur und Ihren Berechtigungen, daher sind Links zum Versenden und nicht zum Einarbeiten gedacht.