Colaboração Synology Drive e Backup de PC

Instale o servidor Synology Drive no NAS

O Synology Drive Server é um pacote gratuito no Package Center no NAS e instala três partes que você deve conhecer pelo nome: Synology Drive Admin Console — onde o administrador habilita pastas, define o controle de versão e monitora os clientes conectados; Synology Drive — o portal web onde os funcionários abrem arquivos em um navegador; e Synology Drive ShareSync — a ferramenta que mantém duas unidades Synology NAS sincronizadas entre si.

Instale-o primeiro no NAS, antes de tocar em qualquer PC. Todo o resto neste guia depende dessas três partes.

Transforme pastas compartilhadas em pastas de equipe

O Drive não inventa um novo armazenamento: ele atualiza as pastas compartilhadas que você já possui. Crie uma pasta compartilhada por departamento ou projeto — nesta configuração: Projects, Accounts e Design Files — em seguida, abra Console de administração do Synology Drive > Pasta de equipe, selecione a pasta e clique em Ativar.

Neste mesmo momento, defina o controle de versão: habilite-o, mantenha até 32 versões de cada arquivo e escolha a rotação do Intelliversioning, para que o orçamento da versão seja distribuído por dias e semanas em vez de ser consumido por uma tarde movimentada. Ativar o controle de versão mais tarde significa que o histórico que você precisava ontem nunca foi registrado. É por isso que ele está ativado desde o primeiro dia.

Conceder acesso por meio de usuários e grupos

Cada membro da equipe recebe sua própria conta DSM, e as contas são divididas em grupos — Accounts Team, Design Team e assim por diante. As permissões da pasta da equipe são então concedidas a grupos, não a indivíduos.

Isso parece lento no primeiro dia e economiza todos os dias seguintes: quando alguém muda de departamento ou sai, você altera a associação de um grupo em vez de vasculhar vinte pastas. E com um login de escritório compartilhado você nunca conseguirá responder à pergunta mais simples: quem alterou este arquivo?

Instalar o Synology Drive Client em todos os PCs

Em cada computador, instale o Synology Drive Client (do Centro de Download da Synology) e faça login com o endereço NAS e a própria conta dessa pessoa. O cliente é quem faz as duas tarefas deste guia – sincronizar o trabalho compartilhado e fazer backup do PC – então instale-o uma vez, corretamente, por pessoa.

No escritório, o endereço NAS local é mais rápido, e o cliente sincroniza pela rede local em velocidade total da LAN — sem necessidade de Internet enquanto todos estão no escritório.

Crie uma tarefa de sincronização para colaboração em equipe

Dentro do cliente, crie uma Tarefa de Sincronização e conecte-a às Pastas da Equipe. Uma tarefa de sincronização é bidirecional: o que a equipe edita, todos veem — e lembre-se, excluir aqui exclui todos os lugares, e é exatamente por isso que o controle de versão foi ativado na Etapa 2.

Um limite honesto para a colaboração: para arquivos normais, como Word, Excel ou arquivos de design, o Drive não bloqueia o arquivo nem mescla edições. Se duas pessoas salvarem o mesmo arquivo ao mesmo tempo, uma versão vence e a outra pode se tornar uma cópia conflitante. Assim, em documentos compartilhados, uma pessoa edita por vez. Somente documentos criados no Synology Office suportam edição simultânea verdadeira.

Crie uma tarefa de backup separada para cada PC

Agora crie a segunda tarefa diferente no mesmo cliente: uma Tarefa de Backup. Aponte para as próprias pastas do PC - Desktop, Documents e outras pastas locais importantes. Uma tarefa de backup é unilateral: os arquivos vão para o NAS e permanecem lá mesmo que sejam excluídos do PC.

Um tipo de tarefa não pode realizar o trabalho do outro. Se a única proteção de um PC for uma tarefa de sincronização, uma exclusão – ou um ataque de ransomware – também será sincronizada fielmente com o NAS. A tarefa de backup, mais as versões mantidas no NAS, é o que realmente protege cada PC.

Compartilhar links com regras

O Drive permite que qualquer usuário crie um link de compartilhamento para um arquivo – útil para enviar um arquivo grande a um cliente, o que é arriscado quando se torna a forma padrão de trabalhar. Defina a política interna no Admin Console: compartilhamento interno livre, links públicos protegidos por senha com data de validade e compartilhamento de links totalmente desativado em pastas confidenciais, como contas e RH. O trabalho compartilhado como links escapa à sua estrutura de pastas e às suas permissões, portanto, os links são para enviar para fora, não para trabalhar dentro.