Colaboración en Synology Drive y copia de seguridad de PC

Instalar Synology Drive Server en el NAS

Synology Drive Server es un paquete gratuito en el Centro de paquetes del NAS e instala tres partes que debe conocer por su nombre: Consola de administración de Synology Drive: donde el administrador habilita carpetas, configura el control de versiones y observa los clientes conectados; Synology Drive: el portal web donde el personal abre archivos en un navegador; y Synology Drive ShareSync: la herramienta que mantiene dos unidades Synology NAS sincronizadas entre sí.

Instálelo primero en el NAS, antes de tocar cualquier PC. Todo lo demás en esta guía depende de estas tres partes.

Convertir carpetas compartidas en carpetas de equipo

Drive no inventa nuevo almacenamiento: actualiza las carpetas compartidas que ya tienes. Cree una carpeta compartida por departamento o proyecto (en esta configuración: Projects, Accounts y Design Files), luego abra Consola de administración de Synology Drive > Carpeta de equipo, seleccione la carpeta y haga clic en Activar.

En este mismo momento, configure el control de versiones: habilítelo, mantenga hasta 32 versiones de cada archivo y elija la rotación de Intelliversioning, de modo que el presupuesto de versiones se distribuya entre días y semanas en lugar de consumirlo en una tarde ocupada. Activar el control de versiones más tarde significa que el historial que necesitaba ayer nunca se registró; es por eso que se activa desde el primer día.

Otorgar acceso a través de usuarios y grupos

Cada miembro del personal obtiene su propia cuenta de DSM y las cuentas se dividen en grupos: Accounts Team, Design Team, etc. Los permisos de la carpeta de equipo se otorgan a grupos, no a individuos.

Esto parece lento el primer día y te ahorra todos los días siguientes: cuando alguien cambia de departamento o se va, cambias la membresía de un grupo en lugar de buscar entre veinte carpetas. Y con un inicio de sesión de oficina compartido nunca podrás responder la pregunta más simple: ¿quién cambió este archivo?

Instalar Synology Drive Client en cada PC

En cada computadora, instale Synology Drive Client (desde el Centro de descargas de Synology) e inicie sesión con la dirección NAS y la cuenta propia de esa persona. El cliente es el que realiza ambas tareas de esta guía (sincronizar el trabajo compartido y hacer una copia de seguridad de la PC), así que instálelo una vez, correctamente, por persona.

En la oficina, la dirección NAS local es la más rápida y el cliente se sincroniza a través de su red local a máxima velocidad LAN; no se necesita Internet mientras todos están en la oficina.

Crear una tarea de sincronización para la colaboración en equipo

Dentro del cliente, cree una tarea de sincronización y conéctela a las carpetas del equipo. Una tarea de sincronización es bidireccional: lo que el equipo edita, todos lo ven, y recuerde, eliminar aquí se elimina en todas partes, que es exactamente la razón por la que se activó el control de versiones en el Paso 2.

Un límite honesto para la colaboración: para archivos normales como Word, Excel o archivos de diseño, Drive no bloquea el archivo ni combina ediciones; si dos personas guardan el mismo archivo a la vez, una versión gana y la otra puede convertirse en una copia en conflicto. Entonces, en los documentos compartidos, una persona los edita a la vez. Solo los documentos creados en Synology Office admiten una verdadera edición simultánea.

Cree una tarea de copia de seguridad separada para cada PC

Ahora cree la segunda tarea diferente en el mismo cliente: una tarea de copia de seguridad. Apunte a las carpetas propias de la PC: Desktop, Documents y otras carpetas locales importantes. Una tarea de copia de seguridad es unidireccional: los archivos suben al NAS y permanecen allí incluso si se eliminan en la PC.

Un tipo de tarea no puede hacer el trabajo del otro. Si la única protección de una PC es una tarea de sincronización, una eliminación (o un ataque de ransomware) también se sincroniza fielmente con el NAS. La tarea de copia de seguridad, más las versiones guardadas en el NAS, es lo que realmente protege cada PC.

Compartir enlaces con reglas

Drive permite a cualquier usuario crear un enlace para compartir un archivo, algo útil para enviar un archivo grande a un cliente, aunque arriesgado cuando se convierte en la forma predeterminada de trabajar. Establezca la política interna en la Consola de administración: uso compartido interno gratuito, enlaces públicos protegidos con contraseña con fecha de vencimiento y uso compartido de enlaces deshabilitado por completo en carpetas confidenciales como cuentas y Recursos Humanos. El trabajo compartido como enlaces escapa a su estructura de carpetas y a sus permisos, por lo que los enlaces son para enviar hacia fuera, no para trabajar en.