Synology Drive Collaboration et sauvegarde PC

Installer Synology Drive Server sur le NAS

Synology Drive Server est un package gratuit dans le Package Center sur le NAS, et il installe trois parties que vous devez connaître par leur nom : Console d'administration Synology Drive — où l'administrateur active les dossiers, définit la gestion des versions et surveille les clients connectés ; Synology Drive : le portail Web sur lequel le personnel ouvre des fichiers dans un navigateur ; et Synology Drive ShareSync — l'outil qui maintient deux unités Synology NAS synchronisées l'une avec l'autre.

Installez-le d'abord sur le NAS, avant de toucher un PC. Tout le reste de ce guide dépend de ces trois parties.

Transformez les dossiers partagés en dossiers d'équipe

Drive n'invente pas de nouveau stockage : il met à niveau les dossiers partagés que vous possédez déjà. Créez un dossier partagé par service ou projet — dans cette configuration : Projects, Accounts et Design Files — puis ouvrez la Console d'administration Synology Drive > Dossier d'équipe, sélectionnez le dossier et cliquez sur Activer.

Au même moment, définissez le contrôle de version : activez-le, conservez jusqu'à 32 versions de chaque fichier et choisissez la rotation Intelliversioning, afin que le budget des versions soit réparti sur plusieurs jours et semaines au lieu d'être consommé par un après-midi chargé. L'activation ultérieure du versioning signifie que l'historique dont vous aviez besoin hier n'a jamais été enregistré. C'est pourquoi il est activé dès le premier jour.

Donner l'accès via les utilisateurs et les groupes

Chaque membre du personnel dispose de son propre compte DSM, et les comptes sont répartis en groupes : Accounts Team, Design Team, etc. Les autorisations du dossier d'équipe sont ensuite accordées aux groupes, et non aux individus.

Cela semble lent dès le premier jour et vous permet d'économiser chaque jour suivant : lorsque quelqu'un change de service ou quitte, vous modifiez l'appartenance à un groupe au lieu de parcourir vingt dossiers. Et avec une connexion au bureau partagé, vous ne pourrez jamais répondre à la question la plus simple : qui a modifié ce fichier ?

Installer Synology Drive Client sur chaque PC

Sur chaque ordinateur, installez Synology Drive Client (à partir du centre de téléchargement de Synology) et connectez-vous avec l'adresse NAS et le propre compte de cette personne. Le client est responsable des deux tâches de ce guide : synchronisation du travail partagé et sauvegarde du PC. Installez-le donc une fois, correctement, par personne.

Au bureau, l'adresse NAS locale est la plus rapide et le client se synchronise sur votre réseau local à pleine vitesse du réseau local : aucune connexion Internet n'est nécessaire lorsque tout le monde est au bureau.

Créer une tâche de synchronisation pour la collaboration en équipe

Dans le client, créez une tâche de synchronisation et connectez-la aux dossiers d'équipe. Une tâche de synchronisation est bidirectionnelle : ce que l'équipe modifie, tout le monde le voit — et rappelez-vous, supprimer ici supprime partout, c'est exactement pourquoi le contrôle de version a été activé à l'étape 2.

Une limite honnête pour la collaboration : pour les fichiers normaux comme Word, Excel ou les fichiers de conception, Drive ne verrouille pas le fichier ni ne fusionne les modifications : si deux personnes enregistrent le même fichier en même temps, une version l'emporte et l'autre peut devenir une copie conflictuelle. Ainsi, sur les documents partagés, une seule personne modifie à la fois. Seuls les documents créés dans Synology Office prennent en charge une véritable édition simultanée.

Créer une tâche de sauvegarde distincte pour chaque PC

Créez maintenant la deuxième tâche différente dans le même client : une tâche de sauvegarde. Pointez-le vers les propres dossiers du PC : Desktop, Documents et d'autres dossiers locaux importants. Une tâche de sauvegarde est à sens unique : les fichiers remontent vers le NAS et y restent même s'ils sont supprimés sur le PC.

Un type de tâche ne peut pas faire le travail de l'autre. Si la seule protection d'un PC est une tâche de synchronisation, une suppression (ou une attaque de ransomware) se synchronise également fidèlement avec le NAS. La tâche de sauvegarde, ainsi que les versions conservées sur le NAS, sont ce qui protège réellement chaque PC.

Partager des liens avec des règles

Drive permet à n'importe quel utilisateur de créer un lien de partage pour un fichier : pratique pour envoyer un fichier volumineux à un client, mais risqué lorsque cela devient la méthode de travail par défaut. Définissez la politique interne dans la console d'administration : partage interne gratuit, liens publics protégés par mot de passe avec une date d'expiration et partage de liens entièrement désactivé sur les dossiers sensibles tels que les comptes et les ressources humaines. Le travail partagé sous forme de liens échappe à votre structure de dossiers et à vos autorisations. Les liens sont donc destinés à l'envoi vers l'extérieur, et non au travail dans.