Cómo controlar el uso de la impresora usando PaperCut ⚡
Nadie sabe quién imprime qué en su oficina y la factura del papel sigue aumentando. Este tutorial configura la administración de impresión de PaperCut paso a paso: sincronización de usuarios, costos de páginas, cuotas, reglas de dúplex y escala de grises, liberación segura y los informes que finalizan cada discusión.
📑Capítulos
- El problema: impresiones de oficina sin seguimiento y una factura en papel que sigue creciendo
- Instalación de PaperCut NG en el servidor de impresión
- Abrir la consola de administración y el primer inicio de sesión
- Sincronizar usuarios y grupos desde su directorio
- Configurar el coste de la página para cada impresora
- Cuotas y saldos: un presupuesto de impresión para cada usuario
- Reglas dúplex y escala de grises que ahorran papel y tóner
- Liberación segura: las páginas salen solo cuando el propietario está en la impresora
- Informes: exactamente quién imprimió qué y cuándo
📋 Descripción general y guía paso a paso
El problema: nadie sabe quién imprime qué
En la mayoría de las oficinas, todas las impresoras compartidas están abiertas: cualquiera puede imprimir cualquier cosa, en color, a una cara, cientos de páginas a la vez. Nadie puede responder a la simple pregunta "¿quién imprimió esto?" – entonces la factura de papel y tóner crece cada mes y nadie tiene que rendir cuentas. PaperCut soluciona este problema al ubicarse encima de su servidor de impresión existente y registrar, calcular costos y controlar cada trabajo que pasa por él.
Instalar PaperCut NG en el servidor de impresión
Descargue PaperCut NG desde el sitio web oficial de PaperCut (papercut.com). Hay una prueba gratuita disponible para que pueda probar la configuración completa antes de comprar licencias. Instálelo en el servidor Windows o PC que aloja sus colas de impresión compartidas: PaperCut debe ubicarse donde realmente ocurre la impresión y, después de la instalación, detecta automáticamente las impresoras y las colas en esa máquina.
Abra la Consola de administración e inicie sesión
Toda la administración se realiza en la consola de administración basada en web. Ábralo en un navegador usando la siguiente dirección, reemplazando server-name con el nombre o la dirección IP de su servidor de impresión e inicie sesión con la cuenta de administrador creada durante la instalación:
http://server-name:9191Sincronizar usuarios y grupos
PaperCut solo puede cobrar un trabajo de impresión a una persona si la conoce. Vaya a Opciones → Sincronización de usuario/grupo y conecte PaperCut al directorio que su oficina ya usa: Windows Active Directory, LDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD) o Google Workspace. Ejecute la sincronización y PaperCut importará a todos los usuarios y grupos, y los mantendrá actualizados según un cronograma, de modo que los nuevos participantes aparezcan automáticamente y los que abandonen dejen de imprimir.
Establecer el coste de página para cada impresora
Abra la pestaña Impresoras y establezca un costo por página para cada impresora. Aquí es donde el control se convierte en dinero real: una página en color debería costar notablemente más que una página en blanco y negro, y una impresora fotográfica o de gran formato más que la impresora de oficina habitual. Luego, cada trabajo se cobra según la tarifa de la impresora realmente utilizada y los usuarios ven el costo de lo que están a punto de imprimir.
Otorgar una cuota a los usuarios
Con los usuarios sincronizados y los costos de páginas establecidos, brinde a cada usuario una cuenta con un saldo y una cuota: un presupuesto de impresión fijo que se recarga según un cronograma (por ejemplo, semanal o mensual) o se recarga manualmente. Cuando se agota el saldo, la impresión se detiene hasta la próxima recarga o un administrador agrega crédito. Para impresiones que pertenecen a un proyecto o departamento en lugar de a una persona, cree cuentas compartidas y permita que los usuarios carguen el trabajo a la cuenta compartida en lugar de a la suya propia.
Aplicar reglas de dúplex y escala de grises
Ahora corta los residuos automáticamente. En los Filtros y restricciones de cada impresora, aplique las reglas que coincidan con la política de su oficina: fuerce la impresión dúplex (de doble cara) para que los documentos dejen de salir por una sola cara y convierta los trabajos en color a escala de grises en impresoras donde no se necesita color. Las reglas se aplican silenciosamente a cada trabajo, por lo que se ahorra sin depender de que cada usuario recuerde cambiar su configuración de impresión.
Activar la liberación de impresión segura
De forma predeterminada, un trabajo se imprime en el momento en que se envía y las páginas confidenciales pueden permanecer en la bandeja de salida para que cualquiera las recoja. Las colas de retención/liberación de PaperCut cambian eso: los trabajos se retienen en el servidor y se liberan solo cuando el propietario está frente a la impresora y los libera, por ejemplo en una estación de liberación. Con la impresión Find-Me, los usuarios envían a una cola compartida y liberan su trabajo en cualquier impresora a la que se acerquen. Los trabajos olvidados nunca se imprimen, lo que elimina por sí solo toda una categoría de papel desperdiciado.
Lea los informes: quién imprimió qué
Finalmente, abra la sección Informes y el registro de impresión. Cada trabajo se registra con el usuario, la impresora, el recuento de páginas, el costo y el tiempo, entonces "¿quién imprimió esto?" deja de ser un argumento y se convierte en una búsqueda de diez segundos. Utilice los resúmenes por usuario, grupo o impresora para detectar las impresiones más pesadas, programe informes para que lleguen por correo electrónico y revíselos mensualmente: una vez que las personas saben que la impresión es visible, el uso generalmente disminuye incluso antes de imponer una cuota única.
🏷️Topic Search Variables & Keywords
🎙️ Transcripción completa: toca para ampliar
Guía y soluciones de solución de problemas paso a paso: CONTROLAR LA IMPRESIÓN EN LA ORGANIZACIÓN. Demostración en pantalla realizada por el técnico Anshu.
Nadie sabe quién imprime qué en su oficina y la factura del papel sigue aumentando. Configure la gestión de impresión de PaperCut paso a paso: sincronización de usuarios, costos de páginas, cuotas, reglas de dúplex y escala de grises, liberación segura y los informes que finalizan cada argumento.
(la transcripción termina aquí en la página fuente)
❓ Preguntas frecuentes
¿Este tutorial es 100 % gratuito?
¡Sí! Todas las guías y métodos demostrados por Technical Anshu utilizan recursos educativos, legales y gratuitos.
¿Pueden los principiantes seguir esta guía?
¡Absolutamente! Cada paso se demuestra en pantalla con instrucciones detalladas para que cualquiera pueda seguirlos fácilmente.
¿Dónde puedo hacer preguntas si me quedo atascado?
Deja un comentario directamente en el vídeo de YouTube y nuestra comunidad y Technical Anshu te ayudarán.
🚀 Mira el tutorial completo en YouTube
🚀 Mira el vídeo tutorial completo paso a paso en YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=okbxZM8-rqs
Suscríbase a Technical Anshu para obtener soporte de TI, solución de problemas de Windows y administración de servidores.
▶️ Ver vídeo completo