Comment contrôler l'utilisation de l'imprimante à l'aide de PaperCut ⚡
Personne ne sait qui imprime quoi dans votre bureau, et la facture papier ne cesse de croître. Ce didacticiel configure étape par étape la gestion de l'impression PaperCut : synchronisation des utilisateurs, coûts de page, quotas, règles recto verso et niveaux de gris, publication sécurisée et rapports qui terminent chaque argument.
📑Chapitres
- Le problème : des impressions de bureau non suivies et une facture papier qui ne cesse d'augmenter
- Installer PaperCut NG sur le serveur d'impression
- Ouverture de la console d'administration et première connexion
- Synchronisation des utilisateurs et des groupes de votre annuaire
- Définir le coût de la page pour chaque imprimante
- Quotas et soldes : un budget d'impression pour chaque utilisateur
- Règles recto verso et niveaux de gris permettant d'économiser du papier et du toner
- Publication sécurisée : les pages ne sortent que lorsque le propriétaire est devant l'imprimante
- Rapports : exactement qui a imprimé quoi et quand
📋 Présentation et guide étape par étape
Le problème : personne ne sait qui imprime quoi
Dans la plupart des bureaux, chaque imprimante partagée est grande ouverte : n'importe qui peut imprimer n'importe quoi, en couleur, recto, sur des centaines de pages à la fois. Personne ne peut répondre à la simple question « qui a imprimé ceci ? » - donc la facture de papier et de toner augmente chaque mois et personne n'est responsable. PaperCut résout ce problème en s'asseyant au-dessus de votre serveur d'impression existant et en enregistrant, chiffrant et contrôlant chaque tâche qui y transite.
Installer PaperCut NG sur le serveur d'impression
Téléchargez PaperCut NG sur le site Web officiel de PaperCut (papercut.com) : un essai gratuit est disponible afin que vous puissiez tester la configuration complète avant d'acheter des licences. Installez-le sur le serveur Windows ou le PC qui héberge vos files d'attente d'impression partagées : PaperCut doit être placé là où l'impression a réellement lieu, et après l'installation, il détecte automatiquement les imprimantes et les files d'attente sur cette machine.
Ouvrez la console d'administration et connectez-vous
Toute la gestion s'effectue dans la console d'administration Web. Ouvrez-le dans un navigateur en utilisant l'adresse ci-dessous, en remplaçant server-name par le nom ou l'adresse IP de votre serveur d'impression, et connectez-vous avec le compte administrateur créé lors de l'installation :
http://server-name:9191Synchroniser les utilisateurs et les groupes
PaperCut ne peut facturer un travail d'impression à une personne que s'il la connaît. Accédez à Options → Synchronisation utilisateur/groupe et connectez PaperCut au répertoire que votre bureau utilise déjà : Windows Active Directory, LDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD) ou Google Workspace. Exécutez la synchronisation et PaperCut importe chaque utilisateur et groupe et les tient à jour selon un calendrier, afin que les nouveaux arrivants apparaissent automatiquement et que les sortants arrêtent d'imprimer.
Définir le coût de la page pour chaque imprimante
Ouvrez l'onglet Imprimantes et définissez un coût par page pour chaque imprimante. C'est là que le contrôle devient de l'argent réel : une page couleur devrait coûter nettement plus cher qu'une page noir et blanc, et une imprimante grand format ou photo plus cher qu'une imprimante de bureau ordinaire. Chaque travail est ensuite facturé au tarif de l'imprimante réellement utilisée, et les utilisateurs voient le coût de ce qu'ils s'apprêtent à imprimer.
Donner un quota aux utilisateurs
Une fois les utilisateurs synchronisés et les coûts de page définis, donnez à chaque utilisateur un compte avec un solde et un quota : un budget d'impression fixe qui se recharge selon un calendrier (par exemple hebdomadaire ou mensuel) ou est réapprovisionné manuellement. Lorsque le solde est épuisé, l'impression s'arrête jusqu'à la prochaine recharge ou qu'un administrateur ajoute du crédit. Pour les impressions appartenant à un projet ou à un service plutôt qu'à une personne, créez des comptes partagés et laissez les utilisateurs facturer le travail sur le compte partagé plutôt que sur le leur.
Appliquer les règles duplex et en niveaux de gris
Maintenant, réduisez automatiquement les déchets. Dans les Filtres et restrictions de chaque imprimante, appliquez les règles qui correspondent à la politique de votre bureau : forcez l'impression recto verso (recto verso) pour que les documents ne sortent plus en recto et convertissez les tâches couleur en niveaux de gris sur les imprimantes où la couleur n'est pas nécessaire. Les règles s'appliquent silencieusement à chaque tâche, ce qui permet de réaliser des économies sans que chaque utilisateur n'oublie de modifier ses paramètres d'impression.
Activer la version d'impression sécurisée
Par défaut, une tâche s'imprime au moment où elle est envoyée et les pages sensibles peuvent rester dans le bac de sortie pour que quiconque puisse les récupérer. Les files d'attente de maintien/libération de PaperCut changent ceci : les travaux sont suspendus sur le serveur et ne sont libérés que lorsque le propriétaire se trouve devant l'imprimante et les libère, par exemple à une station de libération. Avec l'impression Find-Me, les utilisateurs envoient leurs documents vers une file d'attente partagée et publient leur travail sur l'imprimante à laquelle ils se rendent. Les travaux oubliés ne sont jamais imprimés, ce qui élimine à lui seul toute une catégorie de papier gaspillé.
Lire les rapports – Qui a imprimé quoi ?
Enfin, ouvrez la section Rapports et le journal d'impression. Chaque travail est enregistré avec l'utilisateur, l'imprimante, le nombre de pages, le coût et le temps – alors « qui a imprimé ceci ? cesse d'être un argument et devient une recherche de dix secondes. Utilisez les résumés par utilisateur, groupe ou imprimante pour repérer les impressions les plus lourdes, planifier l'envoi des rapports par e-mail et les consulter mensuellement : une fois que les gens savent que l'impression est visible, l'utilisation diminue généralement avant même que vous n'appliquiez un seul quota.
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Guide de dépannage et solutions étape par étape - CONTRÔLER L'IMPRESSION DANS L'ORGANISATION. Démonstration à l'écran par Technical Anshu.
Personne ne sait qui imprime quoi dans votre bureau, et la facture papier ne cesse de croître. Configurez la gestion de l'impression PaperCut étape par étape : synchronisation des utilisateurs, coûts de page, quotas, règles recto verso et niveaux de gris, publication sécurisée et rapports qui terminent chaque argument.
(la transcription se termine ici sur la page source)
❓ Foire aux questions
Ce tutoriel est-il 100 % gratuit ?
Oui ! Tous les guides et méthodes présentés par Technical Anshu utilisent des ressources gratuites, légales et éducatives.
Les débutants peuvent-ils suivre ce guide ?
Absolument ! Chaque étape est affichée à l'écran avec des instructions détaillées afin que tout le monde puisse suivre facilement.
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