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🖨️ PaperCut 打印管理

如何使用 PaperCut 控制打印机的使用 ⚡

没有人知道谁在你的办公室打印了什么，而且纸质账单不断增加。本教程逐步设置 PaperCut 打印管理 — 用户同步、页面成本、配额、双面和灰度规则、安全发布以及结束每个争论的报告。

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如何使用 PaperCut 控制打印机的使用 ⚡
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📑章节

  • 问题 — 办公室打印不受追踪，纸质账单不断增加
  • 在打印服务器上安装 PaperCut NG
  • 打开管理控制台并首次登录
  • 同步目录中的用户和群组
  • 设置每台打印机的页面成本
  • 配额和余额 - 每个用户的打印预算
  • 可节省纸张和碳粉的双面和灰度规则
  • 安全发布 - 仅当所有者在打印机旁时页面才会输出
  • 报告 — 究竟是谁在何时打印了哪些内容

    • 📋 概述和分步指南

    1

    问题——没有人知道谁打印了什么

    在大多数办公室中，每台共享打印机都是完全开放的：任何人都可以打印任何内容，彩色、单面、一次数百页。没有人能回答“谁打印了这个？”这个简单的问题。 - 因此纸张和碳粉的账单每个月都在增长，但没有人对此负责。 PaperCut 通过位于现有打印服务器之上并记录、计算和控制通过它的每项作业来解决此问题。

    2

    在打印服务器上安装PaperCut NG

    从 PaperCut 官方网站 (papercut.com) 下载 PaperCut NG — 提供免费试用版，因此您可以在购买许可证之前测试完整设置。将其安装在托管共享打印队列的 Windows 服务器或 PC 上：PaperCut 需要位于实际进行打印的位置，安装后它会自动检测该计算机上的打印机和队列。

    📌 注意：PaperCut 跟踪安装它的计算机上的队列。如果您的打印机是从打印服务器共享的，请在该服务器上安装 PaperCut，而不是在随机的办公室 PC 上安装，否则大多数作业将永远不会通过它。
    3

    打开管理控制台并登录

    所有管理都在基于 Web 的管理控制台中进行。使用以下地址在浏览器中打开它，将 server-name 替换为打印服务器的名称或 IP 地址，然后使用安装期间创建的管理员帐户登录：

    PaperCut 管理控制台地址
    http://server-name:9191
    ⚠️ 重要：端口 9191 上的控制台是整个打印系统的控制室。在设置过程中设置强管理员密码，并且不要将此地址暴露在办公室网络之外。
    4

    同步用户和组

    PaperCut 只能向认识的人收取打印作业费用。转到选项 → 用户/组同步，并将 PaperCut 连接到您办公室已使用的目录 - Windows Active Directory、LDAP、Microsoft Entra ID (Azure AD) 或 Google Workspace。运行同步，PaperCut 会导入每个用户和组，并按计划更新它们，以便新加入者自动出现，离开者停止打印。

    5

    设置每台打印机的页面成本

    打开打印机选项卡并为每台打印机设置每页成本。这就是控制成为真正金钱的地方：彩色页面的成本应该明显高于黑白页面，大幅面或照片打印机的成本应该高于日常办公打印机的成本。然后，每项作业均按照打印机实际使用的费率收费，用户可以看到他们将要打印的内容的成本。

    ✅ 提示：保持费率简单且易于解释 - 例如单色页面的费率和彩色页面的费率较高。人们理解的成本核算体系就是人们接受的成本核算体系。
    6

    为用户提供配额

    同步用户并设置页面成本后，为每个用户提供一个具有余额和配额的帐户 - 固定的打印预算，可按计划补充（例如每周或每月）或手动充值。当余额用完时，打印将停止，直到下次补充或管理员添加积分。对于属于项目或部门而不是个人的打印，请创建共享帐户并让用户将作业记入共享帐户而不是自己的帐户。

    ✅ 提示： 在最初几周内以仅跟踪模式运行 PaperCut — 记录所有内容，不阻止任何内容。然后使用报告中的实际数字设置配额，这样就不会在第一天就停止真正的工作。
    7

    应用双面和灰度规则

    现在自动切割废物。在每台打印机的过滤器和限制中，应用符合您办公室策略的规则：强制双面（双面）打印，以便文档不再单面打印，并在不需要颜色的打印机上将彩色作业转换为灰度。这些规则默默地适用于每项作业，因此无需每个用户记住更改其打印设置即可实现节省。

    8

    打开安全打印发布

    默认情况下，作业在发送后立即打印 - 敏感页面可以放在输出托盘中供任何人取用。 PaperCut 的保留/释放队列改变了这一点：作业保留在服务器上，只有当所有者站在打印机前并释放它们时（例如在释放站处），作业才会被释放。通过“查找我”打印，用户可以发送到一个共享队列，并在他们走到哪一台打印机上释放他们的作业。被遗忘的作业根本不会被打印，这本身就消除了一整类废纸。

    9

    阅读报告 - 谁打印了什么

    最后，打开报告部分和打印日志。每项作业都会记录用户、打印机、页数、成本和时间 - 那么“谁打印了这个？”不再是一个争论，而是一个十秒的查找。使用用户、组或打印机的摘要来发现最繁重的打印，安排通过电子邮件发送的报告，并每月查看它们：一旦人们知道打印是可见的，在您强制执行单个配额之前，使用率通常会下降。

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    分步故障排除指南和解决方案 - 控制组织中的打印。技术安叔屏幕演示。

    没有人知道谁在你的办公室打印了什么，而且纸质账单不断增加。逐步设置 PaperCut 打印管理 - 用户同步、页面成本、配额、双面和灰度规则、安全发布以及结束所有争论的报告。

    （转录在源页面上结束）

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