Cách thiết lập thư mục dùng chung trên NAS Synology – Hướng dẫn từng bước

Trước tiên hãy tạo tài khoản người dùng cho mọi người

Thứ tự quan trọng hơn bất kỳ cài đặt nào: người dùng trước, nhóm thứ hai, thư mục thứ ba, quyền cuối cùng. Bắt đầu trong DSM tại tab Bảng điều khiển → Người dùng & Nhóm → Người dùng → Tạo và tạo một tài khoản cho mỗi người bằng tên của họ và mật khẩu mạnh. Lặp lại cho mọi thành viên trong nhóm - năm phút mỗi người, một lần. Chỉ giữ tài khoản admin tích hợp sẵn để quản trị, không bao giờ dùng cho công việc xử lý tệp hàng ngày.

Tạo các nhóm phù hợp với nhóm của bạn

Nhóm là toàn bộ thủ thuật của quá trình thiết lập rõ ràng vì quyền sẽ được cấp cho các nhóm — chứ không phải cho mọi người. Đi tới tab Người dùng & Nhóm → Nhóm → Tạo và đặt tên nhóm theo tên nhóm của bạn, chính xác như trong video: accounts-team, sales-team và managers. Sau đó thêm từng người dùng vào nhóm mà họ thuộc về. Một người có thể ngồi thành nhiều nhóm - điều đó là bình thường và tốt đẹp. Sau này, khi ai đó tham gia, rời khỏi hoặc thay đổi nhóm, bạn sẽ thay đổi nhóm một lần thay vì tìm kiếm từng thư mục.

Tạo thư mục dùng chung

Bây giờ chính thư mục — thư mục dùng chung là đơn vị cấp cao nhất mà DSM quản lý và mọi thứ khác (thư mục con, tệp) đều nằm trong đó. Mở Bảng điều khiển → Thư mục dùng chung → Tạo → Tạo thư mục dùng chung và làm theo trình hướng dẫn: đặt tên ngắn gọn, rõ ràng như accounts hoặc office, chọn ổ đĩa cần hiển thị và thêm mô tả ngắn. Đánh dấu vào Bật Thùng rác trong trình hướng dẫn để mọi người xóa tệp trong thư mục con #recycle của thư mục thay vì biến mất — trong tương lai bạn sẽ nói lời cảm ơn. Bỏ qua mã hóa trừ khi bạn thực sự cần nó; một thư mục được mã hóa phải được gắn kết trước khi bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó. Chỉ người dùng trong nhóm quản trị viên mới có thể tạo thư mục dùng chung.

Cấp quyền cho nhóm chứ không phải cho mọi người

Chọn thư mục mới → tab Chỉnh sửa → Quyền. Đối với mỗi nhóm, bạn có ba lựa chọn trung thực: Đọc/Ghi (mở, thay đổi và xóa), Chỉ đọc (mở và sao chép, nhưng không thay đổi) hoặc Không có quyền truy cập (thư mục đã đóng hoàn toàn). Đặt cấp độ của mỗi nhóm — ví dụ: accounts-team nhận được Đọc/Ghi trên thư mục accounts trong khi những người khác không có quyền truy cập và toàn bộ văn phòng nhận được Đọc/Ghi trên thư mục chung office. Để nguyên các mục nhập của người dùng riêng lẻ trừ khi có một ngoại lệ thực sự; trường hợp ngoại lệ là nơi các thiết lập sạch sẽ chết.

Bật SMB và kết nối từ PC

Những thư mục không ai mở được chỉ là bộ nhớ đắt tiền. Dịch vụ SMB là dịch vụ mà Windows và máy Mac hiện đại sử dụng để kết nối, vì vậy hãy mở tab Bảng điều khiển → Dịch vụ tệp → SMB, đánh dấu vào Bật dịch vụ SMB và nhấp vào Áp dụng. Trên DSM 7, hãy mở tab Nâng cao ở đó và bật WS-Discovery để NAS tự hiển thị trong Mạng Windows. Sau đó, từ PC Windows, nhấn Win + R rồi nhập tên NAS và tên thư mục như thế này (sử dụng tên NAS của riêng bạn — hoặc địa chỉ IP của nó — và thư mục của bạn):

\\OFFICE-NAS\accounts

Đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu NAS của chính người đó — không phải tài khoản quản trị viên. Sau khi thư mục mở ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào nó trong File Explorer và chọn Bản đồ ổ đĩa mạng để đặt cho nó một ký tự ổ đĩa cố định trên PC đó.

Kiểm tra với tư cách người dùng bình thường trước khi công bố

Hoàn tất bằng cách đăng nhập với tư cách một người dùng bình thường và cố gắng mở mọi thư mục. Bạn phải thấy chính xác những gì người đó muốn thấy - không hơn, không kém. Một thư mục mà họ không thể mở là một vấn đề về quyền cần được khắc phục ngay bây giờ, trong khi thiết lập còn nhỏ; một thư mục mà họ không nên nhìn thấy có thể được ẩn bằng Ẩn thư mục và tệp khỏi người dùng không có quyền trong màn hình Chỉnh sửa của thư mục. Bài kiểm tra kéo dài hai phút này là sự khác biệt giữa sự thiết lập và niềm hy vọng.