Export dat Tally do klientského počítače

Zavřete společnost, než se dotknete dat

Každý bezpečný přenos začíná stejným způsobem: dokončete záznamy dne, poté zavřete společnost a úplně ukončete Tally na zdrojovém počítači. Stiskněte Alt + F1 nebo použijte Zavřete společnost k zavření společnosti a poté zcela opusťte bránu Tally – Tally by neměla běžet na pozadí.

Záloha vytvořená během psaní poukázek může vynechat poslední záznamy a kopírování dat v době, kdy je společnost otevřená, je nejběžnějším způsobem, jak lidé poškozují data Tally. Třicet sekund trpělivosti zde ušetří hodiny pozdějších oprav. Než budete pokračovat, poznamenejte si přesný název společnosti a číslo její datové složky zobrazené na obrazovce Vybrat společnost – obojí použijete ke kontrole správné společnosti, která dorazila na druhou stranu.

Vezměte zálohu z Inside Tally

Nezačínejte kopírováním složek. Tally má vestavěnou zálohu, která zabalí společnost přesně takovou, jaká je, do jednoho přenosného souboru – a tento soubor předáte.

V TallyPrime stiskněte Alt + Y (nabídka Data) a zvolte Záloha. V Tally.ERP 9 z brány Tally stiskněte Alt + F3 (Informace o společnosti) a zvolte Záloha. Vyberte společnost a cílovou složku a potvrďte. Tally vytvoří jeden záložní soubor s příponou .tbk — tento jeden soubor je kompletní společností. Uložte jej na flash disk nebo do přenosové složky; název souboru obvykle nese název společnosti, takže jej klient může identifikovat bez otevření Tally.

Pošlete soubor tak, jak to je – protože to je

Tento jeden soubor .tbk obsahuje úplné účty klienta: každou účetní knihu a zůstatek strany, každý zadaný poukaz, údaje o zákaznících a dodavatelích, GSTIN a bankovní údaje zaznamenané v účetních knihách. S převodem zacházejte stejně opatrně jako s předáním pokladní knihy a použijte pouze důvěryhodnou cestu.

Nejdříve vložte zálohu do archivu chráněného heslem – například soubor 7-Zip se šifrováním AES-256 a skutečným heslem (prostý zip nepřináší žádné zabezpečení). Odešlete archiv jedním kanálem a heslo jiným: soubor e-mailem, odkazem na disk nebo flash disk, heslo telefonickým hovorem nebo zprávou. V nastavení tohoto videa je klientský systém dostupný prostřednictvím TSPlus – předejte soubor uvnitř tohoto pracovního uspořádání nebo přes vaši vlastní kancelářskou síť, nikdy přes veřejný odkaz pro sdílení souborů. Nakonec se ujistěte, že velikost přijatého souboru odpovídá originálu, než se jej klient pokusí obnovit.

Obnovení na klientském počítači – stejná verze nebo novější

Na klientském počítači se záloha vrací prostřednictvím vlastního obnovení Tally. V TallyPrime stiskněte Alt + Y a zvolte Obnovit; v Tally.ERP 9 stiskněte Alt + F3 a zvolte Obnovit. Namiřte Tally na soubor .tbk a přijměte – Tally nejprve zobrazí název společnosti uložený v záloze, takže zkontrolujte, zda se skutečně jedná o společnost, kterou jste očekávali. Pokud Tally nabídne migraci nebo přepsání dat při jejich otevírání, přijměte tuto obnovenou kopii; pokud se něco pokazí, zůstane původní záložní soubor nedotčený.

O tom, zda to vůbec funguje, rozhoduje pravidlo verze: obnovit pouze do stejného vydání Tally nebo novější. Data Tally migrují pouze dopředu – zálohu převzatou z novější verze nelze obnovit do starší verze a zálohu TallyPrime nelze vrátit zpět do ERP 9. Pokud klientský počítač používá starší verzi, aktualizujte Tally nejprve na tomto počítači z oficiálních webových stránek Tally Solutions.

Ověřte, než řeknete Hotovo

Obnovení, které je „dokončeno“ není důkazem, že data jsou správná – „obnova dokončena úspěšně“ pouze znamená, že soubory byly zapsány. Věnujte dvě minuty dokazování, že knihy jsou správné, zatímco původní záloha a nedotčený zdrojový počítač jsou stále k dispozici.

Otevřete Zkušební zůstatek na obou počítačích za stejné období a porovnejte celkové součty – musí souhlasit s paisou. Zkontrolujte Denní knihu: číslo posledního voucheru, jeho datum a počet voucherů za poslední pracovní den by se měly shodovat se zdrojovým PC. Otevřete dva nebo tři známé poukázky – největší prodej za měsíc, nedávná platba – a potvrďte, že částky a vyprávění jsou neporušené. Nakonec potvrďte identitu společnosti: očekává se název, finanční rok a datum začátku účetní knihy. Zaznamenejte tři shodná čísla (celkový zůstatek zkušebního zůstatku, poslední voucher, období) do předávací zprávy pro klienta – tato krátká poznámka je vaším důkazem, že převod byl ověřen.

Pouze jedna živá kopie – poté vyčistěte

Jakmile klient potvrdí, že obnovení je ověřeno, smažte tranzitní kopie: přílohu e-mailu, kopii chatu, soubor sdíleného odkazu – a vyprší platnost odkazu pro sdílení, pokud byl použit. Nikdy poté nenechávejte nechráněné kopie klientských účtů ve složkách ke stažení, e-mailových schránkách a historii chatů. Na každé straně mějte přesně jednu archivní kopii označenou štítkem, záměrně uloženou – ne pět zapomenutých roztroušených po počítačích.