Synology Drive Collaboration & PC Backup

Nainstalujte Synology Drive Server na NAS

Synology Drive Server je bezplatný balíček v Package Center na NAS a instaluje tři části, které byste měli znát podle názvu: Synology Drive Admin Console – kde správce povoluje složky, nastavuje verzování a sleduje připojené klienty; Synology Drive — webový portál, kde zaměstnanci otevírají soubory v prohlížeči; a Synology Drive ShareSync – nástroj, který udržuje dvě jednotky Synology NAS ve vzájemné synchronizaci.

Nejprve jej nainstalujte na NAS, než se dotknete jakéhokoli počítače. Vše ostatní v této příručce visí na těchto třech částech.

Změňte sdílené složky na týmové složky

Disk nevymýšlí nové úložiště – upgraduje sdílené složky, které již máte. Vytvořte jednu sdílenou složku na oddělení nebo projekt – v tomto nastavení: Projects, Accounts a Design Files – poté otevřete Administrátorskou konzoli Synology Drive > Týmová složka, vyberte složku a klikněte na Povolit.

Ve stejnou chvíli nastavte kontrolu verzí: povolte ji, ponechte si až 32 verzí každého souboru a zvolte rotaci Intelliversioning, takže rozpočet verze bude rozložen na dny a týdny, místo aby vás sežralo jedno rušné odpoledne. Zapnutí verzování později znamená, že historie, kterou jste potřebovali včera, nebyla nikdy zaznamenána – proto je zapnuta od prvního dne.

Udělte přístup prostřednictvím uživatelů a skupin

Každý zaměstnanec dostane svůj vlastní účet DSM a účty se dělí do skupin — Accounts Team, Design Team a tak dále. Oprávnění týmových složek jsou pak udělena skupinám, nikoli jednotlivcům.

První den vám to přijde pomalé a ušetří vám to každý den poté: když někdo změní oddělení nebo odejde, místo prohledávání dvaceti složek změníte jedno členství ve skupině. A s přihlášením do sdílené kanceláře nikdy nemůžete odpovědět na tu nejjednodušší otázku — kdo změnil tento soubor?

Nainstalujte klienta Synology Drive na každý počítač

Na každém počítači nainstalujte Synology Drive Client (z centra stahování Synology) a přihlaste se pomocí adresy NAS a vlastního účtu dané osoby. Klient je to, co dělá obě úlohy této příručky – synchronizaci sdílené práce a zálohování počítače – takže ji nainstalujte jednou, správně, na osobu.

V kanceláři je místní adresa NAS nejrychlejší a klient se synchronizuje přes vaši místní síť plnou rychlostí LAN – není potřeba internet, když jsou všichni v kanceláři.

Vytvořte úlohu synchronizace pro týmovou spolupráci

Uvnitř klienta vytvořte Úlohu synchronizace a připojte ji k týmovým složkám. Úloha synchronizace je obousměrná: to, co tým upraví, vidí všichni – a pamatujte, že smazáním zde se smaže všude, což je přesně důvod, proč bylo v kroku 2 zapnuto verzování.

Jeden poctivý limit pro spolupráci: u běžných souborů, jako jsou Word, Excel nebo soubory návrhů, Disk nezamyká soubor ani neslučuje úpravy – pokud dva lidé uloží stejný soubor najednou, vyhraje jedna verze a z druhé se může stát konfliktní kopie. Sdílené dokumenty tedy upravuje vždy jedna osoba. Skutečné současné úpravy podporují pouze dokumenty vytvořené v Synology Office.

Vytvořte samostatnou úlohu zálohování pro každý počítač

Nyní vytvořte druhou, jinou úlohu ve stejném klientovi: Zálohovací úlohu. Nasměrujte jej na vlastní složky počítače — Desktop, Documents a další místní složky, na kterých záleží. Úloha zálohování je jednosměrná: soubory jdou na NAS a zůstávají tam, i když jsou smazány na PC.

Jeden typ úkolu nemůže vykonávat úkol druhého. Pokud je jedinou ochranou počítače úloha synchronizace, smazání – nebo útok ransomwaru – se také věrně synchronizuje s NAS. Úloha zálohování plus verze uložené na NAS je to, co ve skutečnosti chrání každý počítač.

Sdílet odkazy s pravidly

Disk umožňuje každému uživateli vytvořit odkaz pro sdílení souboru – užitečné pro odesílání velkého souboru klientovi, riskantní, když se stane výchozím způsobem práce. Nastavte vlastní zásady v administrátorské konzoli: volné interní sdílení, veřejné odkazy chráněné heslem s datem vypršení platnosti a sdílení odkazů zcela zakázáno u citlivých složek, jako jsou účty a HR. Práce sdílená jako odkazy uniká vaší struktuře složek a vašim oprávněním, takže odkazy jsou pro odesílání odchozí, nikoli pro práci v.