Eksporter Tally-data til klient-pc

Luk virksomheden, før du rører ved dataene

Hver sikker overførsel starter på samme måde: Afslut dagens indtastninger, luk derefter virksomheden og afslut Tally helt på kilde-pc'en. Tryk på Alt + F1, eller brug Sluk firma for at lukke virksomheden, og forlad derefter Gateway of Tally helt – Tally bør ikke køre i baggrunden.

En sikkerhedskopi, der er lavet, mens vouchers stadig skrives, kan gå glip af de sidste indtastninger, og kopiering af data, mens virksomheden er åben, er den mest almindelige måde, hvorpå folk ødelægger Tally-data. Tredive sekunders tålmodighed her sparer timers reparation senere. Inden du går videre, skal du notere virksomhedens nøjagtige navn og dets datamappenummer, vist på skærmen Vælg virksomhed – du vil bruge begge dele til at kontrollere, at det rigtige firma ankom på den anden side.

Tag sikkerhedskopien fra Inside Tally

Begynd ikke med at kopiere mapper. Tally har en indbygget backup, der pakker virksomheden, præcis som den er, i én bærbar fil - og den fil er det, du afleverer.

I TallyPrime skal du trykke på Alt + Y (menuen Data) og vælge Sikkerhedskopi. I Tally.ERP 9, fra Tally's Gateway skal du trykke på Alt + F3 (Virksomhedsoplysninger) og vælge Sikkerhedskopi. Vælg virksomheden og destinationsmappen, og accepter derefter. Tally opretter en enkelt sikkerhedskopifil med filtypenavnet .tbk - denne ene fil er det komplette firma. Gem det på et pendrev eller en overførselsmappe; filnavnet bærer normalt firmanavnet, så klienten kan identificere det uden at åbne Tally.

Send filen, som den er forretningen – fordi den er

Denne .tbk-fil indeholder kundens fulde konti: hver finans- og partisaldo, hver voucher, der nogensinde er indtastet, kunde- og leverandøroplysninger, GSTIN'er og bankoplysninger, der er registreret i bøgerne. Behandl overførslen med samme omhu som at aflevere kassebogen, og brug kun en betroet rute.

Sæt sikkerhedskopien i et adgangskodebeskyttet arkiv først - for eksempel en 7-Zip-fil med AES-256-kryptering og en rigtig adgangskode (en almindelig zip tilføjer overhovedet ingen sikkerhed). Send arkivet gennem én kanal og adgangskoden gennem en anden: filen via e-mail, drevlink eller pennedrev, adgangskoden via telefonopkald eller besked. I denne videos opsætning nås klientsystemet gennem TSPlus - overdrag filen inde i det arbejdsarrangement eller over dit eget kontornetværk, aldrig gennem et offentligt fildelingslink. Til sidst skal du bekræfte, at den modtagne filstørrelse svarer til originalen, før klienten forsøger at gendanne den.

Gendan på klient-pc'en — Samme version eller nyere

På klientens maskine går sikkerhedskopien tilbage gennem Tallys egen gendannelse. I TallyPrime skal du trykke på Alt + Y og vælge Gendan; i Tally.ERP 9 skal du trykke på Alt + F3 og vælge Gendan. Peg med Tally på .tbk-filen og accepter — Tally viser først firmanavnet, der er gemt i sikkerhedskopien, så kontroller, at det virkelig er det firma, du forventede. Hvis Tally tilbyder at migrere eller omskrive dataene, mens du åbner dem, skal du acceptere denne gendannede kopi; du holder stadig den originale backupfil urørt, hvis noget går galt.

Versionsreglen afgør, om dette overhovedet virker: gendan kun til samme Tally-udgivelse eller en nyere. Tally-data migrerer kun fremad - en sikkerhedskopi taget fra en nyere udgivelse kan ikke gendannes til en ældre udgivelse, og en TallyPrime-sikkerhedskopi kan ikke gå tilbage til ERP 9. Hvis klient-pc'en kører en ældre udgivelse, skal du først opdatere Tally på den pc fra det officielle Tally Solutions-websted.

Bekræft, før du siger færdig

En gendannelse, der er "fuldført" er ikke et bevis på, at dataene er rigtige - "gendannelse gennemført med succes" betyder kun, at filer blev skrevet. Brug to minutter på at bevise, at bøgerne er korrekte, mens den originale sikkerhedskopi og den uberørte kilde-pc begge stadig er til at falde tilbage på.

Åbn Prøvsaldoen på begge pc'er i den samme periode, og match totalsummen – de skal acceptere paisaen. Tjek Dagbogen: det sidste vouchernummer, dets dato og voucherantal for den sidste arbejdsdag skal svare til kilde-pc'en. Åbn to eller tre kendte værdikuponer - månedens største salg, en nylig betaling - og bekræft, at beløbene og beretningerne er intakte. Bekræft endelig virksomhedens identitet: navn, regnskabsår og bøgernes begyndelsesdato er dem, der forventes. Registrer de tre matchede tal (total prøvesaldo, sidste bilag, periode) i overdragelsesmeddelelsen til klienten - den korte note er dit bevis på, at overførslen blev bekræftet.

Kun én direkte kopi — Ryd derefter op

Når klienten har bekræftet, at gendannelsen er bekræftet, slet transitkopierne: den vedhæftede e-mail, chatkopien, filen med delt link - og udløb delelinket, hvis et sådant blev brugt. Lad aldrig ubeskyttede kopier af en klients konti sidde i downloads-mapper, e-mail-indbakker og chathistorik bagefter. Opbevar præcis én mærket arkivkopi på hver side, gemt bevidst – ikke fem glemte, spredt ud over maskiner.