Synology Drive Collaboration & PC Backup

Installer Synology Drive Server på NAS'en

Synology Drive Server er en gratis pakke i Package Center på NAS'en, og den installerer tre dele, du bør kende ved navn: Synology Drive Admin Console — hvor administratoren aktiverer mapper, indstiller versionsstyring og overvåger tilsluttede klienter; Synology Drive — webportalen, hvor personalet åbner filer i en browser; og Synology Drive ShareSync — værktøjet, der holder to Synology NAS-enheder synkroniseret med hinanden.

Installer det på NAS'en først, før du rører ved en hvilken som helst pc. Alt andet i denne guide hænger af disse tre dele.

Gør delte mapper til teammapper

Drev opfinder ikke nyt lager – det opgraderer de delte mapper, du allerede har. Opret én delt mappe pr. afdeling eller projekt — i denne opsætning: Projects, Accounts og Design Files — åbn derefter Synology Drive Admin Console > Teammappe, vælg mappen, og klik på Aktiver.

På samme tidspunkt skal du indstille versionskontrol: aktiver det, behold op til 32 versioner af hver fil, og vælg Intelversioning-rotation, så versionsbudgettet er spredt på dage og uger i stedet for at blive spist af en travl eftermiddag. Aktivering af versionering senere betyder, at den historik, du havde brug for i går, aldrig blev registreret - det er derfor, den er slået til fra dag ét.

Giv adgang gennem brugere og grupper

Hver medarbejder får deres egen DSM-konto, og konti går i grupper — Accounts Team, Design Team og så videre. Teammappetilladelser gives derefter til grupper, ikke til enkeltpersoner.

Dette føles langsomt på dag ét og sparer dig på hver dag efter: Når nogen skifter afdeling eller forlader, ændrer du ét gruppemedlemskab i stedet for at lede gennem tyve mapper. Og med et delt kontorlogin kan du aldrig besvare det enkleste spørgsmål - hvem har ændret denne fil?

Installer Synology Drive Client på hver pc

På hver computer skal du installere Synology Drive Client (fra Synologys downloadcenter) og logge på med NAS-adressen og denne persons egen konto. Det er klienten, der udfører begge opgaver i denne vejledning - synkronisering af delt arbejde og sikkerhedskopiering af pc'en - så installer den én gang, korrekt, pr. person.

På kontoret er den lokale NAS-adresse hurtigst, og klienten synkroniserer over dit lokale netværk med fuld LAN-hastighed - ingen internet nødvendig, mens alle er på kontoret.

Opret en synkroniseringsopgave til teamsamarbejde

Opret en synkroniseringsopgave inde i klienten, og tilslut den til teammapperne. En synkroniseringsopgave er tovejs: Det, teamet redigerer, ser alle - og husk, at sletning her sletter alle steder, hvilket er præcis grunden til, at versionsstyring blev slået til i trin 2.

Én ærlig grænse for samarbejde: For normale filer som Word, Excel eller designfiler låser Drev ikke filen eller flette redigeringer - hvis to personer gemmer den samme fil på én gang, vinder den ene version, og den anden kan blive en kopi i konflikt. Så på delte dokumenter redigerer én person ad gangen. Kun dokumenter oprettet i Synology Office understøtter ægte simultan redigering.

Opret en separat sikkerhedskopieringsopgave til hver pc

Opret nu den anden, anderledes opgave i den samme klient: en Sikkerhedskopieringsopgave. Ret den mod pc'ens egne mapper — Desktop, Documents og andre lokale mapper, der betyder noget. En backup-opgave er envejs: filer går op til NAS'en og bliver der, selvom de slettes på pc'en.

Den ene opgavetype kan ikke udføre den andens job. Hvis en pc's eneste beskyttelse er en synkroniseringsopgave, synkroniseres en sletning - eller et ransomwareangreb - også trofast til NAS'en. Sikkerhedskopieringsopgaven plus de versioner, der opbevares på NAS'en, er det, der faktisk beskytter hver pc.

Del links med regler

Drev lader enhver bruger oprette et delingslink til en fil – praktisk til at sende en stor fil til en klient, risikabelt, når det bliver standardmetoden at arbejde på. Indstil huspolitikken i administrationskonsollen: intern deling frit, offentlige links adgangskodebeskyttede med en udløbsdato og linkdeling deaktiveret helt på følsomme mapper som konti og HR. Arbejde delt som links undslipper din mappestruktur og dine tilladelser, så links er til at sende ud, ikke til at arbejde ind.